Как написать предложение о работе за 6 шагов (с советами)

После рассмотрения резюме и собеседования с людьми на открытую вакансию команда по найму выбирает лучшего кандидата и делает предложение о работе. Процесс расширения предложения о работе обычно включает официальное письменное письмо с описанием деталей должности, таких как ожидаемая дата начала работы и информация о зарплате. Если вы отвечаете за предоставление предложений о работе, вам может быть интересно узнать, как написать эффективное письмо с предложением, чтобы ответить на вопросы кандидата и побудить его согласиться на эту должность.

В этой статье мы объясним, что такое предложение о работе, опишем, как написать письмо с предложением о работе, и дадим несколько полезных советов.

Что такое предложение о работе?

Предложение о работе – это официальное продление срока трудоустройства кандидата на вакантную должность. Работодатель делает предложение о работе своему лучшему кандидату после завершения процесса подачи заявки. Часто менеджер по найму устно связывается с кандидатом, чтобы расширить предложение, а затем отправляет официальное письмо с предложением работы, которое позволяет кандидату ознакомиться с условиями работы, прежде чем решить, соглашаться ли на эту должность. После того, как кандидат официально принимает должность, компания может начать процесс адаптации нового сотрудника.

Письма с предложениями о работе могут различаться в зависимости от компании, но обычно они включают следующие общие элементы:

• Контактная информация: письмо с предложением обычно включает дату и контактную информацию кандидата, включая его имя и местонахождение.

• Вступительная строка: Письмо-предложение обычно начинается со вступительной строки, выражающей поздравления кандидату.

• Подробная информация о работе: это письмо обычно содержит подробную информацию о работе, включая название должности, предполагаемую дату начала работы, график работы и должностные обязанности.

• Заработная плата: в письме с предложением обычно указывается почасовая или годовая заработная плата, а также подробности о частоте выплат.

• Преимущества: в письме обычно объясняются преимущества компании, включая страховку, оплачиваемый отпуск, пенсионные планы и другие льготы, такие как возможность работать удаленно.

• Заключительная строка: Письмо обычно заканчивается повторным поздравлением кандидата и подробностями о том, как принять предложение, например, подписать и вернуть письмо.

Как написать предложение о работе

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать и расширить официальное предложение о работе:

1. Отформатируйте письмо

Используйте формат формального делового письма, чтобы написать кандидату официальное предложение о работе. Официальное письмо обычно включает дату письма и контактную информацию отправителя и получателя. Укажите имя человека, отправляющего письмо, например менеджера по найму, и контактную информацию компании под датой. Затем напишите имя и фамилию кандидата и его местонахождение. Вот пример правильного форматирования верхней части письма с предложением:

21 февраля 2021 г.

Джейми Харбринк, менеджер по найму
Бизмарк Индастриз
123 Нейлмарк Лейн
Холден, Колорадо 55555

Кейси Смит
Холден, Колорадо

2. Набросайте вступительную строку

Чтобы открыть письмо, начните с приветствия и скажите, что вы предлагаете работу кандидату. Выразите свои поздравления кандидату и свое волнение по поводу того, что он присоединится к команде. Первая строка письма с предложением обычно включает название компании и должность, которую вы предлагаете сотруднику, хотя этот абзац может быть более формальным или случайным в зависимости от культуры вашей компании. Вот пример вступительной строки:

Дорогой Кейси,

Мы рады предложить вам должность помощника по маркетингу в Bizmark Industries. Мы в восторге от навыков и энтузиазма, которые вы можете привнести в маркетинговую команду.

3. Предоставьте информацию о вакансии

В теле письма предоставьте подробную информацию о должности, чтобы кандидат мог просмотреть всю необходимую информацию. Как правило, письмо-предложение включает описание должностных обязанностей и предполагаемую дату начала работы кандидата. Также полезно включить информацию о графике работы, менеджере и статусе занятости должности. Эти детали могут дать кандидату больше информации о его потенциальной новой работе. Вот пример абзаца, который содержит эти данные:

Как мы уже обсуждали, ваша дата начала работы на этой должности — 1 марта 2021 года, а ваш график работы — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, а иногда и в выходные дни, если вы помогаете с рекламными мероприятиями. Это полноценная роль. На этой должности вы подчиняетесь Марсии Кирби, директору по маркетингу. В вашу работу входит написание пресс-релизов, управление учетными записями компании в социальных сетях и помощь Марсии в создании и реализации маркетинговых кампаний.

4. Укажите заработную плату и льготы

После объяснения деталей должности предоставьте информацию о зарплате и льготах, которые компания предлагает кандидату. Опишите заработную плату и объясните, как часто компания платит сотрудникам, например, ежемесячно. Вы также можете включить информацию о преимуществах, которые кандидат может получить на этой должности, например, о медицинском страховании или оплачиваемом отпуске. Чтобы письмо было кратким, вы также можете приложить документы, более подробно объясняющие преимущества компании, например страховой пакет. Вот пример того, как наметить зарплату и преимущества должности:

Ваша начальная зарплата на этой должности составляет 50 000 долларов в год, которая выплачивается раз в две недели. Вы можете выбрать получение чека или настроить прямой депозит для платежей. Вы имеете право на медицинское, стоматологическое страхование, страхование зрения и страхование жизни через компанию после первых 90 дней работы. Компания предлагает оплачиваемый отпуск по личным обстоятельствам и по болезни. Вы получаете 15 дней оплачиваемого отпуска в первый год, и эта сумма увеличивается на втором году работы. У вас также есть возможность работать удаленно два дня в неделю.

5. Объясните следующие шаги

Завершите письмо, еще раз поздравив кандидата и объяснив следующие шаги в этом процессе. Например, ваша компания может потребовать, чтобы кандидаты подписали и вернули письмо-предложение, чтобы официально принять должность. Укажите контактную информацию, например номер телефона или адрес электронной почты, чтобы кандидат мог связаться с вами, если у него возникнут вопросы о предложении о работе. Вы также можете указать крайний срок для кандидата, чтобы принять должность, который обычно составляет два или три дня с даты предложения. Вот пример заключения коммерческого предложения:

Если вы решите принять это предложение, пожалуйста, подпишите, поставьте дату и верните письмо до конца дня 24 февраля 2021 года. Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу предложения, свяжитесь со мной по телефону 222-222-2222 или Джейми. harbrink@email.com. Еще раз поздравляем, и мы с нетерпением ждем возможности приветствовать вас в Bizmark Industries.

Искренне,

Джейми Харбринк
Менеджер по найму

6. Откорректируйте письмо

Прежде чем отправить письмо кандидату, найдите время, чтобы проверить документ на наличие ошибок в орфографии, грамматике или пунктуации. Вы можете использовать функции редактирования в текстовом редакторе или онлайн-приложении для редактирования, чтобы помочь вам вычитать письмо. Вы также можете поручить другому человеку, например директору по персоналу или руководителю отдела, просмотреть письмо, прежде чем отправить его кандидату. Вычитка письма перед отправкой может помочь вам убедиться, что письмо выглядит профессионально и содержит актуальную информацию, которая поможет кандидату принять решение.

Советы по написанию предложения о работе

Вот несколько советов, как составить и написать официальное предложение о работе кандидату:

Продлить первоначальное предложение

Это хорошая идея, чтобы сделать первоначальное предложение кандидату, прежде чем отправлять ему официальное письмо. Позвоните кандидату после того, как определите, что хотите сделать предложение, чтобы сообщить ему о своем решении. Телефонный звонок может помочь вам установить личную связь с кандидатом, что может побудить его принять предложение. Разговор с кандидатом по телефону также может помочь вам оценить его заинтересованность в принятии должности. Если они заинтересованы в принятии предложения, вы можете отправить им письмо с более подробной информацией о позиции и условиях предложения.

Ответьте на их вопросы

В письме с предложением важно ответить на вероятные вопросы, которые могут возникнуть у кандидата о должности, например о компенсационном пакете, чтобы помочь ему принять решение. Убедитесь, что вы включили эти данные в текст письма. Обратитесь в отдел кадров, чтобы узнать, есть ли в вашей компании стандартный шаблон писем с предложениями, чтобы убедиться, что вы предоставляете правильную информацию. Также полезно приложить вложения к письму с предложением, чтобы предоставить дополнительную информацию о работе, например, документ о льготах или официальную политику компании в отношении оплачиваемого отпуска.

Выражайте энтузиазм

Делая кандидату предложение о работе, важно выражать энтузиазм, чтобы он знал, что вы искренне хотите, чтобы он работал в компании. В письме с предложением укажите подробности о том, почему команда по найму выбрала кандидата на эту должность. Например, вы можете написать, что вас впечатлила страсть кандидата к миссии организации, или привести пример из интервью того, как кандидат продемонстрировал ценности компании. Этот энтузиазм может помочь кандидатам почувствовать энтузиазм по поводу должности и помочь вам построить позитивные отношения с потенциальным новым сотрудником.

Информировать других кандидатов

Как только выбранный вами кандидат официально примет предложение о работе, сообщите другим финалистам, что компания заполнила вакансию. Выразите благодарность другим финалистам за потраченное время в процессе подачи заявки. Если у вас было несколько квалифицированных кандидатов, предложите им подать заявку на другие открытые вакансии в компании в будущем. Шаг по информированию других финалистов свидетельствует о профессионализме и может помочь вам создать позитивные отношения, которые могут оказаться полезными, если компания решит нанять одного из других финалистов на будущую должность.