Как написать письмо с соболезнованиями вашему боссу (плюс советы)
3 января 2022 г.
Поддержание хороших отношений с руководителями часто является эффективным способом улучшить рабочую атмосферу в вашей компании. Если ваш работодатель или менеджер терпит убытки, может быть хорошей идеей написать им письмо с соболезнованиями, в котором выразите свое сочувствие и добрые пожелания. Если вы планируете написать письмо с соболезнованиями своему руководителю, возможно, будет полезно изучить некоторые передовые методы. В этой статье мы объясним, что такое письмо с соболезнованиями, опишем, почему важно написать его своему начальнику, предложим шаги для написания письма с соболезнованиями и перечислим советы, как улучшить ваше письмо.
Что такое письмо соболезнования?
Письмо с соболезнованиями — это краткое сообщение, в котором выражается сочувствие к утрате в чьей-то жизни. Как правило, это реакция на смерть близкого человека или друга. Профессионалы часто пишут письма с соболезнованиями людям, с которыми у них есть рабочие отношения, а не людям, которых они знают лично.
Как написать письмо с соболезнованиями начальнику
Рассмотрите следующие шаги, которые помогут вам написать письмо с соболезнованиями вашему руководителю:
1. Определите, какие у вас отношения с руководителем
Прежде чем вы начнете писать свое письмо, часто бывает полезно подумать об отношениях, которые у вас сложились с вашим руководителем. Это может помочь вам решить, какой язык использовать в вашем документе и стоит ли обращаться к вашему руководителю лично. Вы можете учитывать такие вещи, как то, как долго вы знаете своего начальника, сколько других сотрудников в компании, каков ваш собственный уровень старшинства и как вы общались в прошлом.
2. Выберите формат
После того, как вы обдумаете свои отношения с руководителем, вы можете выбрать формат своей заметки. Хотя электронная почта является распространенным выбором, вы также можете рассмотреть возможность написания физического письма или распечатки вашего письма. Это может быть хорошим вариантом, если у вас менее формальные отношения с вашим руководителем и вы знаете его несколько лет. Если вы не близки с ними или работаете в крупной компании, возможно, лучше отправить электронное письмо, чтобы не привлекать слишком много внимания.
3. Учитывайте обстоятельства
Затем рассмотрите обстоятельства, на которые вы реагируете. Убедитесь, что вы понимаете потерю, которую пережил ваш руководитель, чтобы ваше письмо было точным и выражало искреннее сочувствие. Также разумно избегать упоминания чего-либо, о чем не сообщил вам ваш руководитель или что не является общедоступной информацией. Подождите, чтобы написать заметку, пока ваш руководитель не расскажет вам о своем опыте или пока все остальные в офисе не узнают об этом.
4. Напишите письмо
Как только вы хорошо разберетесь в обстоятельствах, вы можете приступить к написанию письма. Если вы пишете электронное письмо, вы можете начать с написания строки темы. Попробуйте использовать одну из следующих фраз:
С сочувствием
мои искренние соболезнования
Думая о вас и вашей семье
мое глубочайшее сочувствие
Затем вы можете написать первую строку вашего письма с соболезнованиями. Часто лучше использовать искреннее, но официальное приветствие при открытии письма, и вы можете начать с «Уважаемый», за которым следует имя вашего руководителя. При написании основной части сообщения убедитесь, что ваше сообщение является кратким и сфокусированным. В двух-трех строчках упомяните о потере, на которую вы отвечаете, и искренне посочувствуйте читателю. Когда вы закончите, вы можете закрыть сообщение, написав «С уважением», а затем ваше имя.
5. Тщательно выбирайте слова
Написать письмо, искренне выражающее сочувствие, не выходя за профессиональные границы, может быть сложно. Вот некоторые вещи, которые вы можете учитывать при написании письма с соболезнованиями:
Сосредоточьтесь на своем руководителе и его семье.
Избегайте сравнения их потерь с аналогичными ситуациями.
Упоминайте только известные вам факты.
Включите личные данные, если вы знали человека, который ушел.
Включайте ссылки на веру и молитвы только в том случае, если ваш руководитель публично религиозен.
Предлагайте помощь только в том случае, если вы в состоянии взять на себя ответственность на работе.
Не преуменьшайте потери и не предлагайте положительных моментов.
6. Просмотрите и отправьте
После того, как вы закончите основную часть письма, может быть хорошей идеей просмотреть его перед отправкой. Подумайте о том, чтобы прочитать письмо вслух, чтобы проверить наличие неудобных фраз, и использовать орфографические и грамматические средства, чтобы найти слова с ошибками или грамматические ошибки. Наконец, вы можете сравнить свое письмо с шаблоном, чтобы убедиться, что ваш шрифт и форматирование выглядят профессионально. Этот последний шаг может показать вашему руководителю, что ваше письмо искреннее и что вы потратили время на его тщательное написание. Когда вы закончите, вы можете отправить электронное письмо или доставить письмо своему руководителю.
Образец письма с соболезнованиями
Это шаблон письма с соболезнованиями, который вы можете использовать, чтобы написать свое собственное:
Тема: Мои глубочайшие соболезнования
дорогая [your supervisor’s name],
[First sentence mentioning the loss suffered by your supervisor and their family and offering sympathy or condolences. Second sentence offering kind words about the deceased if you had met them. Third sentence mentioning any steps taken at work while your supervisor is grieving or absent. Final sentence reiterating your sympathy and that your thoughts are with your supervisor and their family.]
Искренне,
[Your name]
Образец письма с соболезнованиями
Вот два примера писем с соболезнованиями, которые сотрудник может написать своему руководителю:
Пример 1
Тема: Мои соболезнования Вам и Вашей семье
Дорогая Мария,
Я был глубоко опечален, узнав о потере сестры Джулии в прошлую субботу. Потерять брата или сестру таким образом душераздирающе, и я знаю, что вы двое были очень близки в личной и профессиональной жизни. Я встречался с Джулией всего один раз, но говорить с ней в тех случаях было абсолютной радостью. Позвольте мне выразить искренние соболезнования Вам и Вашей семье в это трудное время. Я принял меры, чтобы взять на себя ваши управленческие обязанности, пока вы не вернетесь с похорон.
Искренне,
Рэндалл
Пример 2
Тема: Мои глубочайшие соболезнования
Дорогой Филипп,
Пожалуйста, позвольте мне выразить мои глубочайшие соболезнования вам и остальным членам вашей семьи в связи с потерей вашего отца, Джозефа. Он был большим другом для всех нас в компании, и нам будет его не хватать. Руководители других отделов и я попросили всех сотрудников направлять свои запросы нам, пока вы не вернетесь. Пожалуйста, знайте, что в это трудное время мы думаем о вас, вашей жене и ваших детях.
Искренне,
Энн
Советы по написанию письма с соболезнованиями своему руководителю
Вот несколько советов, которые помогут вам написать письмо с искренними соболезнованиями вашему руководителю:
Держите свое письмо сдержанным и уважительным: когда вы пишете письмо с соболезнованиями коллеге или руководителю, часто разумно оставаться сдержанным и профессиональным. Это поможет вам избежать какого-либо дискомфорта и позволит вам поддерживать надлежащие отношения с вашим руководителем.
Координируйте свои действия с коллегами: если вы работаете в небольшой компании, вы можете подумать о том, чтобы поговорить со своими коллегами и побудить их отправить письма с соболезнованиями. Также может быть полезно коллективно купить небольшой подарок, например, цветы.
Отправляйте письмо как можно быстрее: чтобы выразить искренние соболезнования по поводу утраты вашего начальника, лучше составить и отправить письмо как можно быстрее. Если вы узнаете о событии позже, вы все равно можете отправить письмо, содержащее фразу типа «Я очень сожалел вчера, когда узнал о…».
Сделайте это личным: если вы знали умершего человека, вы можете продемонстрировать свое сочувствие, сделав записку более личной. Вы можете персонализировать свою заметку, указав имя человека, которого потерял ваш руководитель, включив в него теплые воспоминания, которые у вас есть о нем, или упомянув некоторые из его качеств, которыми вы восхищались.