Как написать письмо с инструкциями за 6 шагов (плюс пример)
3 января 2022 г.
Менеджер может написать письмо с инструкциями, чтобы предоставить сотрудникам, за которыми он наблюдает, шаги для выполнения проекта или задачи. Эти документы ценны тем, что дают сотрудникам четкую схему, помогающую им выполнять свои обязанности. Если вы занимаете руководящую должность на своем рабочем месте, вам может быть полезно научиться писать полезные письма с инструкциями. В этой статье мы обсудим, как написать письмо с инструкциями, объяснив, что это такое и почему вы можете написать его, а также предоставив шаблон и пример этих документов.
Что такое инструктивное письмо?
Инструктивное письмо — это документ, который предоставляет сотрудникам шаги, которые отправитель просит их выполнить. Содержанием письма могут быть этапы проекта, задачи или презентации. Как правило, письма с инструкциями ясны и кратки. Их основная цель — инструктировать получателя выполнить задание. Менеджер также может написать письмо с инструкциями, пока его нет в офисе. Это дает сотрудникам четкие инструкции, пока их менеджер отсутствует.
Зачем писать инструктивное письмо?
Вы можете написать письмо с инструкциями, чтобы наметить шаги для других сотрудников. Это гарантирует, что люди, которыми вы управляете, правильно выполняют задачу или завершают проект. Иногда люди предпочитают письменные инструкции устным, потому что это помогает им запомнить содержание. Наличие физического письма также позволяет читателю обращаться к документу в будущем. Вы также можете написать письмо с инструкциями, чтобы проинформировать сотрудников об изменении политики или новых процедурах.
Как написать письмо-инструкцию
Вот шесть шагов, чтобы написать письмо с инструкциями:
1. Создайте заголовок
Прежде чем написать содержание письма, создайте заголовок в верхнем левом углу документа. Заголовки содержат дату, имя и контактную информацию получателя. Это включает в себя их адрес, электронную почту и номер телефона. Добавление их контактной информации определяет, к кому вы обращаетесь в письме. Это помогает убедиться, что письмо дойдет до нужного человека. Если вы отправляете одно и то же письмо нескольким сотрудникам, вы можете опустить эту информацию.
2. Обратитесь к читателю
Под заголовком обратитесь к читателю, добавив приветствие. Вы можете сказать «Дорогой (имя и фамилия)», если отправляете письмо одному человеку. В качестве альтернативы вы можете написать «Уважаемые уважаемые сотрудники», если вы обращаетесь к нескольким людям одновременно. Поприветствовав получателя, вы можете начать письмо, представившись. Письма с инструкциями могут различаться по формальности. Если вы близки к читателю, вы можете включить более непринужденное введение. Точно так же вы можете сделать свое представление более формальным, если письмо имеет более высокую степень важности или если вы незнакомы с получателем.
3. Объясните проект или задачу
В первом основном абзаце кратко объясните проект или задачу. Это дает читателям контекст инструкций. Важно, чтобы они знали, в чем заключается задача, чтобы понимать, о чем вы говорите на каждом этапе. Постарайтесь включить соответствующие подробности о проекте, такие как его крайний срок или цели. Может быть полезно добавить контактную информацию руководителя проекта. Если вы пишете о политике или процедуре, постарайтесь указать, о чем она, и дату ее начала.
4. Перечислите каждый шаг
Затем составьте пронумерованный или маркированный список шагов. Постарайтесь сделать эти шаги читабельными и краткими, чтобы их было легко понять. Каждый пункт должен четко обрисовывать задачу с конкретными процедурами. Это может помочь читателям легко понять процесс. Если применимо, добавьте соответствующую информацию, чтобы помочь читателям выполнять свои обязанности. Например, вы можете включить контактную информацию о том, кому сотрудники могут задавать вопросы об определенных этапах проекта. Старайтесь использовать короткий и простой язык, чтобы повысить читаемость шагов.
5. Завершите свое письмо
После того, как вы перечислите свои шаги, вы можете завершить письмо. Обычно это краткий абзац, в котором повторяется любая важная информация из документа. В заключение вы можете поблагодарить читателей или сказать им, что с нетерпением ждете совместной работы с ними в будущем. Вывод может варьироваться в зависимости от содержания письма и того, кому вы его отправляете. Завершите письмо, написав «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», а затем свое имя и фамилию.
6. Пересмотрите документ
Прежде чем отправить письмо, прочтите и отредактируйте документ. Редактирование вашего письма гарантирует, что в нем нет ошибок. Это поможет вам выглядеть профессионально и ответственно. Проверьте наличие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Вы также можете убедиться, что вся информация, которую вы указали в письме, например, имена или даты, верна. Подумайте о том, чтобы прочитать свое письмо с инструкциями вслух, чтобы услышать любые ошибки, которые вы пропустили в противном случае. При желании попробуйте попросить коллегу или друга прочитать ваше письмо, чтобы узнать, не нашли ли они какие-либо ошибки, которые вы не указали.
Образец письма-инструкции
Вот шаблон письма с инструкциями, который вы можете использовать в качестве справочного материала при написании собственного:
[Recipient’s first and last name]
[Phone number]
[Email address]
[Date]
[Dear] [First and last name],
[In a couple of sentences, state the task or project and briefly explain it. Include any relevant details about the project to provide context to the recipient. If preferred, introduce the list of steps using a colon.]
[Step plus duties]
[Step plus duties]
[Step plus duties]
[Step plus duties]
[Step plus duties]
[In your conclusion, repeat any important information and thank the readers for their time.]
[Sincerely],
[First and last name]
Образец письма-инструкции
Рассмотрим этот пример письма с инструкциями, когда вы создаете свое собственное письмо:
Мэтью Дэвис
555-555-555
Мэтью.Дэвис@email.com
3 октября 2021 г.
Дорогой Мэтью Дэвис,
Это письмо содержит подробные шаги, которые я хотел бы, чтобы вы завершили к концу месяца. Эти задачи являются частью выпуска нового продукта компании летом 2022 года. Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу этих шагов, свяжитесь с нашим ведущим менеджером проекта, Эммой Ньюпорт. Ваши обязанности заключаются в следующем:
Сотрудничайте с отделами продаж и маркетинга для проведения исследований рынка и потребителей.
Создайте дорожную карту продукта для элемента и распространите ее среди всех членов команды.
Встретьтесь с командой дизайнеров, чтобы утвердить эскизы нового продукта.
Встречайтесь с заинтересованными сторонами, чтобы информировать их о разработке продукта.
Создайте отчет, который суммирует ваши задачи и исследования, которые вы провели.
Не забудьте выполнить эти задачи до конца месяца. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с Эммой Ньюпорт. Спасибо за вашу тяжелую работу и самоотверженность.
Искренне,
Хуан Эрнандес