Как написать письмо об увольнении (с примером)

9 сентября 2021 г.

Увольнение — это когда компания или организация должны уволить сотрудника или нескольких сотрудников по причинам, отличным от производительности или поведения. Когда происходят увольнения, менеджеры по персоналу или специалисты могут сообщить об изменениях своим сотрудникам с помощью писем об увольнении.

Если вы менеджер по персоналу или специалист, сталкивающийся с увольнениями в вашей компании, вы можете узнать больше о том, как написать эффективное письмо об увольнении. В этой статье мы объясним, что такое увольнение, опишем, как написать письмо об увольнении, и рассмотрим пример письма.

Что такое увольнение?

Увольнение — это когда компании необходимо уволить сотрудника по причинам, отличным от производительности или поведения. Увольнения могут быть временными или постоянными и обычно происходят, когда компания или бизнес не работают хорошо в финансовом отношении. Увольнение сотрудников — это одна из стратегий, которую организации могут использовать для сокращения своих расходов и улучшения своего финансового положения. Увольнения также могут происходить, когда компания переезжает, завершает слияние, сталкивается с экономическим спадом или выкупом.

Письма об увольнении сообщают об этих изменениях затронутым сотрудникам и объясняют детали. Письмо об увольнении может касаться таких аспектов, как льготы, заработок, оборудование и инструменты, а также время вступления изменений в силу. Правила и спецификации того, как и когда в письмах об увольнении должны сообщаться об этих изменениях, зависят от размера компании, количества сотрудников и местонахождения компании и сотрудников.

Как написать заявление об увольнении

Письма об увольнении являются важным инструментом для общения с сотрудниками во время увольнений. Если вы менеджер по персоналу или специалист в компании, которой грозит увольнение, вы можете выполнить следующие действия, чтобы написать письмо об увольнении:

1. Адресуйте письмо непосредственно сотруднику

Адресуя письмо непосредственно своему сотруднику, вы персонализируете свое общение. Вы также можете убедиться, что письма идут к нужным людям. Если ваша организация увольняет большое количество сотрудников, вы можете использовать программу автозаполнения, чтобы каждый член команды получил адресованное ему письмо.

2. Говорите об увольнении прямо и лаконично

Первое предложение вашего письма должно четко сообщать о цели письма. Важно быть прямолинейным, а не пытаться модерировать сообщение. Члены вашей команды могут оценить прямолинейный подход, чтобы им не приходилось делать предположения или пытаться интерпретировать сообщение. Можно использовать язык, выражающий сожаление, но он должен дополнять сообщение, а не затенять его. Не забудьте указать точную дату начала увольнения.

Пример: К сожалению, в связи с недавней реструктуризацией вас увольняют с текущей должности офис-менеджера. Ваш последний рабочий день – 05 августа 2021 года.

3. Поблагодарите сотрудника за его вклад

Важно поблагодарить члена команды за его время и энергию, так как это показывает благодарность компании. Это также помогает сообщить, что причина увольнения не связана с производительностью. Вы можете поблагодарить их за конкретный вклад или за работу, которую они проделали на своем месте. Насколько конкретны вы в этой части письма, может зависеть от сотрудника и размера компании.

Пример: Batson Sign Inc. хотела бы поблагодарить вас за вашу самоотверженную работу в течение пяти лет в компании, и особенно за ваше лидерство в проекте реструктуризации технологий.

4. Предоставьте рекомендации по льготам и оплате

Сотрудник должен знать, когда и как он может получить свою последнюю зарплату. Если сотрудник также имеет право на льготы, рекомендуется предоставить информацию о том, когда эти льготы прекращаются. Вы можете включить информацию об их текущем балансе свободного времени и о том, как это влияет на их последнюю зарплату. Если ваше письмо об увольнении отправлено по электронной почте, рассмотрите возможность прямой ссылки на веб-страницу с информацией об их полисе медицинского страхования и другой информации о льготах.

5. Перечислите соответствующие ресурсы для сотрудника

Соответствующие ресурсы для члена команды включают ссылки на страницу полиса медицинского страхования для получения дополнительной информации. Вы также можете включить ресурсы для финансовых трудностей и пособия по безработице. Во многих штатах существуют специальные процедуры предоставления льгот уволенным сотрудникам, и вы можете включить эту информацию или дать ссылку на веб-страницу. Вы можете приложить к письму документы о раздельном проживании или сообщить им, когда они могут ожидать его получения.

6. Укажите свое имя, должность и контактную информацию.

Подпишите письмо об увольнении с профессиональным заключением и укажите свою контактную информацию. Если у членов команды есть дополнительные вопросы или комментарии, включение вашей контактной информации облегчает профессиональное общение. Вы можете указать номер телефона и адрес электронной почты вашей компании или включить расписание встреч. Приемлемые профессиональные закрытия включают в себя:

• Спасибо

• С уважением

• Лучший

• Искренне

• С уважением

Связанный: Как закончить электронное письмо (с примерами закрытия))

Образец письма об увольнении

Это пример письма об увольнении, которое вы можете использовать в качестве вдохновения при написании собственного:

Дорогая Рута Бурвин,

С сожалением сообщаю вам, что с 12 августа 2021 года вы увольняетесь с занимаемой вами должности специалиста по дизайну интерьеров. В связи с недавней реструктуризацией Grayson International Group ликвидирует несколько отделов, включая отделы стиля и отделки.

Компания Grayson International благодарит вас за ваши неустанные усилия по украшению зданий и улучшению нашей эстетики. Ваше здоровье и другие льготы будут действовать до конца месяца. Последняя зарплата за вашу работу включает компенсацию за ваш текущий остаток оплачиваемого отпуска и должна быть переведена непосредственно на ваш счет 23 августа 2021 года.

Пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров, чтобы назначить выходное собеседование и заполнить документы о увольнении. В настоящее время мы можем предоставить вам дополнительные ресурсы и информацию о безработице.

Лучший,

Сергиуш Акари
Представитель отдела кадров
(555)-555-5555
sakari@graysongroups.org