Как написать письмо об отмене встречи за 6 шагов

25 марта 2022 г.

Иногда неожиданные обстоятельства заставляют вас отменить или перенести встречу. В то время как большинство людей понимают, что возникают непреодолимые трудности, отправка письма об отмене запланированной встречи делает вас более профессиональным, вежливым и надежным. В этой статье мы рассмотрим причины для написания письма об отмене встречи, перечислим шаги для написания письма об отмене и предоставим шаблон и два примера.

Причины для написания письма об отмене встречи

Есть много случаев, которые могут заставить вас отменить встречу. Например, что-то неожиданное может помешать вам сохранить вашу договоренность, или вы можете обнаружить, что у вас конфликт в расписании. Хотя может быть проще позвонить или отправить сообщение, чтобы сообщить другому человеку об изменении ваших планов, уведомление его по электронной почте является более внимательным и профессиональным. Это позволяет им вести учет изменений и соответствующим образом проверять свои графики, чтобы вы могли принять новые меры.

Некоторые случаи, когда вам может потребоваться отправить электронное письмо об отмене, включают:

• Когда ты плохо себя чувствуешь

• Когда произошла путаница или ошибка в дате и времени встречи

• Когда вы опаздываете из-за поездки

• Когда ваша доступность изменится

• Когда обстоятельства изменились, и вы больше не хотите идти на встречу

• Когда у вас есть неотложные рабочие или семейные проблемы, которые нужно решить

5. Будьте благодарны

Включите одно или два предложения, показывающие, что вы цените их понимание и готовность помочь вам. Искренне извинитесь за то, что вам пришлось отменить или изменить свои планы, и поблагодарите их за потраченное время и гибкость. Закончите на позитивной и оптимистичной ноте такими фразами, как «Я с нетерпением жду вашего ответа» или «Я надеюсь, что мы скоро сможем перенести выступление».

6. Отправьте еще одно электронное письмо позже

Через несколько дней после вашего первоначального письма об отмене снова свяжитесь с этим человеком, чтобы убедиться, что он получил ваше исходное письмо и обдумал ли он удобное время для следующей встречи. Еще раз извинитесь за отмену или изменение первой встречи и еще раз поблагодарите их за согласие встретиться с вами позже. Завершите свое сообщение, попросив их ответить, позвонить или принять приглашение на встречу, чтобы подтвердить новое время встречи.

Образец письма об отмене встречи

Вот образец шаблона, которому вы должны следовать при написании письма об отмене встречи:

Кому: name@email.com
От кого: name@email.com
Тема: Отмена записи на [the date of the appointment]

дорогая [the person with whom you had the appointment scheduled],

Пожалуйста, примите мои искренние извинения, но у меня конфликт, и я больше не могу присутствовать на нашей встрече для [description of the appointment type or reason for meeting] на [date and time of appointment]. К сожалению, [description of reason why you’re unable to keep your appointment].

Хотя я должен отменить нашу первоначальную встречу, я очень хотел бы перенести ее с вами на другое время, когда вам будет удобно. Не могли бы вы встретиться со мной на [proposed time and date to reschedule] вместо? Я мог бы прийти к вам в офис, или мы могли бы встретиться в [suggested location for new appointment]. Если этот временной интервал вам не подходит, предложите другое, более удобное время, и я сделаю все возможное, чтобы приспособиться.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или позвонив мне по телефону [your phone number] согласовать детали альтернативного времени встречи.

Я очень сожалею об этой неожиданной отмене и о любых неудобствах, которые я мог вам причинить.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

[Your name]

Примеры письма об отмене встречи

Вот два примера письма, которое вы можете отправить, чтобы отменить встречу:

Пример 1

Кому: tomwatson@email.com
От: tammyjones@email.com
Тема: Отмена назначения 12 января 2022 г.

Уважаемый мистер Ватсон,

Пожалуйста, примите мои искренние извинения, но у меня конфликт, и я больше не могу присутствовать на запланированном собеседовании на должность продавца-консультанта 12 января в 16:30. К сожалению, мне предстоит неожиданная операция, и я все еще буду восстанавливаться в больнице. время нашей запланированной встречи.

Хотя я должен отменить нашу первоначальную встречу, я очень хотел бы перенести ее с вами на другое время, когда вам будет удобно. Не могли бы вы вместо этого встретиться со мной 17 января в 10:00? Я мог бы прийти к вам в офис, или мы могли бы встретиться в общественном центре в центре города. Если этот временной интервал вам не подходит, предложите другое, более удобное время, и я сделаю все возможное, чтобы приспособиться.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или по телефону 423-555-1234, чтобы обсудить детали альтернативного времени встречи.

Я очень сожалею об этой неожиданной отмене и о любых неудобствах, которые я мог вам причинить.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

Тэмми Джонс

Пример 2

Кому: pjohnson@email.com
От: samprice@email.com
Тема: Отмена встречи 18 ноября

Уважаемая мисс Джонсон,

Пожалуйста, примите мои искренние извинения, но у меня конфликт, и я больше не могу присутствовать на нашей встрече в следующий четверг, 18 ноября, чтобы обсудить мой искренний интерес к работе в Northfield Financial. К сожалению, мой рейс в Буффало, чтобы встретиться с вами, был отменен, и я не смог договориться о других поездках. Из-за недавней метели количество рейсов очень ограничено, и они уже забронированы.

Хотя я должен отменить нашу личную встречу, я все же очень хотел бы поговорить с вами о вашей компании. Не могли бы вы поговорить со мной в видеочате в тот же день, 18 ноября, в 15:30? Если этот временной интервал вам не подходит, предложите другое, более удобное время, и я сделаю все возможное, чтобы приспособиться.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или по телефону 504-555-5555, чтобы обсудить детали возможной виртуальной встречи. Сожалею, что не могу поехать, но надеюсь, что у меня еще будет возможность поговорить с вами.

Я очень сожалею об этой неожиданной перемене и о любых неудобствах, которые я мог вам причинить.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

Сэм Прайс