Как написать письмо о принятии предложения (с шаблоном и примером)

15 апреля 2021 г.

Правильное построение отношений с другими предприятиями может принести существенную пользу вашей организации. Краткие, но важные сообщения, такие как письма о принятии предложения, могут помочь установить теплые рабочие отношения с другими компаниями. Если ваша компания может заключить контракт с поставщиком или поставщиком услуг в будущем, вам может быть полезно узнать, как составить письмо о принятии предложения. В этой статье мы рассмотрим, что такое письмо о принятии предложения, почему оно важно, и шаги, которые необходимо предпринять при написании собственного письма, продемонстрированные на примере.

Что такое письмо о принятии предложения?

Письмо о принятии предложения представляет собой официальное письменное сообщение, которое одна организация отправляет другой для подтверждения заинтересованности в подрядных услугах. Часто бизнес встречается с несколькими поставщиками услуг при планировании проекта. Бизнес получает важную информацию от каждого потенциального партнера, такую ​​как прогнозируемые затраты и сроки, и решает, какое предложение представляет наибольшую ценность. После выбора предложения организации составляют и отправляют письмо о его принятии. Письма о принятии предложений обычно состоят из трех абзацев и имеют позитивный тон.

Почему важны письма о принятии предложения?

Письма-предложения важны, потому что они защищают вашу организацию и создают четкое представление о направлении для вас и вашего нового поставщика услуг. Письма о принятии предложений помогают компаниям:

• Документация. Ваша организация получает выгоду от ведения точных записей о любых взаимодействиях с третьими сторонами, будь то клиенты или другие компании. В случае возникновения спора тщательная документация может прояснить детали ранее достигнутых договоренностей.

• Планирование проекта. Как правило, после принятия предложения ваша компания создает список вопросов, которые нужно решить до начала проекта. В вашем письме о принятии предложения могут быть указаны любые обсуждения или встречи, которые вы хотите провести перед оформлением документов.

• Положительные рабочие отношения. Письмо о принятии предложения демонстрирует уважение к вашему поставщику услуг и позволяет вам выразить надежду на продуктивные и стабильные рабочие отношения.

Как написать письмо о принятии предложения

Вот шаги, которые необходимо предпринять при написании письма о принятии предложения:

1. Отформатируйте письмо

Ваше письмо выглядит наиболее профессионально, если оно отправлено на бланке вашей организации. Установите поля размером 1 дюйм со всех сторон и используйте четко читаемый шрифт, например Times New Roman, Helvetica или Arial. Размер шрифта 12 или 14 предпочтителен.

2. Укажите отправителя, получателя и дату

В верхней части письма должна быть указана ваша контактная информация. Укажите свое имя, должность, номер телефона и адрес электронной почты. Если у вас нет фирменного бланка компании, укажите также свою компанию и адрес компании. Следите за своей информацией с датой. При написании информации о получателе укажите имя получателя, должность, название компании и адрес. Вы можете начать текст письма, обратившись к получателю с «Уважаемый», или вы можете просто использовать его имя.

3. Принять предложение

Объясните цель вашего письма о принятии предложения, сразу же сообщив получателю об успехе его предложения. Кратко изложите основные причины, по которым вы выбрали его, и похвалите их работу. Эти компоненты составляют ваш первый абзац.

4. Уточните следующие шаги

Во втором абзаце уточните все вопросы, которые необходимо решить до подписания контракта. Вы можете указать, хотите ли вы провести еще одну встречу или какие-либо документы, которые ваша компания хотела бы получить. Укажите, как компания должна связаться с вами, чтобы ответить на ваше письмо.

5. Предложите благодарность

Последний абзац предназначен для вас, чтобы поблагодарить бизнес за продуманное предложение и выразить пожелания полезного партнерства. Этот абзац должен оставаться кратким и служить положительным и вежливым завершением вашего письма о принятии предложения.

6. Подпишите и отправьте

Завершите ваше письмо о принятии предложения официальным заключением. Например, вы можете использовать «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Перед отправкой подпишите свое имя и убедитесь, что в письме нет опечаток. Убедитесь, что вы доставили письмо правильному получателю, чтобы не было недопонимания между вашей организацией и другим бизнесом.

Образец письма о принятии предложения

Вот образец письма о принятии предложения:

[Your name]
[Title]
[Phone number]
[Email address]

[Date]

[Recipient name]
[Title]
[Company name]
[Company address]
[Company city, state and zip code]

дорогая [recipient name],

От имени [company name]я рад сообщить вам, что мы хотели бы принять [recipient company]предложение. [Reasons for accepting].

Надеемся начать программу [specify date]. Будем признательны за еще одну возможность обсудить [specify concerns]. Чтобы договориться о дальнейших действиях, свяжитесь с нами по адресу [method of contact].

До сих пор было приятно работать с [recipient company]. Мы надеемся, что и дальше будем восхищаться вашей работой и вниманием к деталям.

Искренне Ваш,

[Your name]

Пример письма о принятии предложения

Вот пример письма о принятии предложения, которое организация может написать компании, занимающейся информационными технологиями, которую она намеревается нанять:

Ричард Смит
Вице-президент по операциям
888-888-8888
rssmith@companyabc.com

9 февраля 2021 г.

Лаура Чу
Менеджер по работе с клиентами
Отличная качественная ИТ-компания
55 Форест Авеню
Сиэтл, Вашингтон, 98109

Уважаемая госпожа Чу,

От имени Northwest Innovative Consulting я рад сообщить вам, что мы хотели бы принять предложение компании Excellent Quality IT по установке нашей новой компьютерной системы. Превосходное качество Предложение ИТ-отдела было исключительно хорошо адаптировано к потребностям, которые мы описали на нашей первой встрече. Мы уверены, что ваш бизнес предоставит нам исключительно безопасную и высокоскоростную информационную инфраструктуру, которую мы ожидаем.

Мы хотели бы заключить контракт и приступить к работе к концу марта. До этого мы были бы признательны за возможность рассмотреть некоторые статьи бюджета и подтвердить взаимоприемлемый график выполнения работ. Чтобы договориться о встрече, позвоните нашему руководителю проекта по телефону 888-888-8888.

Превосходное качество IT был фантастическим партнером в определении продуктов и услуг, в которых нуждается наша компания. Мы очень ценим то, как быстро и вежливо вы были во всех ваших сообщениях. Пожалуйста, дайте нам знать, если есть что-то, что вам нужно от нас, до нашей встречи.

С наилучшими пожеланиями,

Ричард Смит