Как написать письмо о безопасности подрядчику

13 сентября 2021 г.

Знание того, как написать письмо о безопасности подрядчику, может быть полезным, если вы находитесь в ситуации, когда сотрудники подрядчика небезопасны во время работы. В этой статье мы объясним, как шаг за шагом написать письмо о безопасности подрядчику, обсудим, что это такое и почему это важно, а также предоставим пример и шаблон, которые помогут вам написать собственное письмо.

Что такое письмо по технике безопасности для подрядчика?

Письмо о безопасности подрядчику — это документ от компании, адресованный подрядчику, информирующий их о том, что один или несколько их сотрудников нарушают правила техники безопасности. Письмо содержит предупреждение подрядчику, чтобы сообщить им, что они должны следовать правилам техники безопасности.

Компании также могут написать письмо о безопасности, чтобы сообщить подрядчику, что если кто-то пострадает из-за их небрежности, компания не несет ответственности за травму. Инструкции и процедуры по технике безопасности помогают обеспечить безопасность всех, поэтому письмо по безопасности может помочь обеспечить соблюдение сотрудниками правил.

Письмо безопасности может иметь различную степень серьезности. Например, вы можете написать письмо, чтобы сообщить подрядчику, что его сотрудники не носят надлежащее защитное снаряжение. Это может быть мягким напоминанием о правилах.

И наоборот, вы можете написать письмо, чтобы сообщить им о повторяющихся инцидентах или нескольких различных нарушениях. В зависимости от серьезности ситуации вы можете сообщить подрядчику, что вы можете нанять новую компанию, если она продолжит нарушать правила.

Когда вы должны написать письмо безопасности подрядчику?

Вы должны написать письмо по технике безопасности подрядчику, когда замечаете или когда кто-то сообщает, что кто-то нарушает процедуры безопасности. Обычно это относится к строительным работам, но может быть нарушением техники безопасности со стороны любого подрядчика, такого как сварщики, монтажники или электрики.

Если вы считаете, что чья-то безопасность или здоровье находятся под угрозой, вы можете написать письмо о безопасности. Вы также можете написать письмо по технике безопасности, если не хотите брать на себя ответственность за травму на рабочем месте из-за несоблюдения подрядчиком надлежащих правил техники безопасности.

Вот несколько ситуаций, когда вы должны написать письмо безопасности:

• Когда кто-то нарушает правила безопасности

• Когда происходит инцидент или авария

• Когда кто-то получает травму

• Когда кто-то не носит надлежащее защитное снаряжение

Как написать письмо о безопасности подрядчику

Вот семь шагов, чтобы написать письмо безопасности подрядчику:

1. Укажите свою контактную информацию

Во-первых, вы можете указать свою контактную информацию в верхнем левом углу документа. Добавьте свое имя и фамилию, должность, название компании, в которой вы работаете, и дату. Это нужно для того, чтобы установить, кто вы, и сообщить подрядчику, кто им пишет. Если хотите, вы также можете указать свой рабочий номер телефона и адрес электронной почты, чтобы у получателя было несколько способов связаться с вами.

2. Включите строку темы

После того, как вы перечислите свою контактную информацию, включите строку темы, состоящую из нескольких слов или фраз, чтобы резюмировать содержание письма. Цель строки темы — кратко указать, почему вы пишете письмо и что читатель может ожидать от сообщения.

Например, вы можете написать что-то короткое и простое, например «Письмо о безопасности для подрядчика». Из этой строки темы ясно, что это письмо о безопасности, которое позволяет подрядчику узнать цель письма.

3. Добавьте приветствие

Далее можно добавить приветствие и представиться исполнителю. Вы можете обратиться к подрядчику, сказав: «Уважаемый (фамилия)». Если вы не знаете или не можете вспомнить их имя, вы можете найти оригинал контракта, в котором обычно указано имя подрядчика. После приветствия начните письмо со слов «привет» и представления себя. Вы даже можете переформулировать название своей должности, чтобы убедиться, что они знают, кто вы.

4. Напишите о нарушении

После того, как представитесь, напишите об инциденте или нарушении техники безопасности. Укажите, что вы сообщаете им о нарушении техники безопасности, и объясните, что это было за нарушение. Убедитесь, что вы указали дату, когда это произошло, или дату, когда кто-то сообщил вам об этом. Сообщите подрядчику, что они не соблюдали правила и что эти нарушения могут привести к травмам. Вы также можете напомнить им, что в исходном контракте излагаются процедуры безопасности, и обратиться к этому документу, если им нужно дополнительное напоминание.

5. Вынести предупреждение

В следующем пункте вынесите предупреждение подрядчику. Начните с того, что напишите, как вы хотите, чтобы члены их команды оставались в безопасности, и что вы хотели бы избежать каких-либо юридических проблем с ними. Вы также можете напомнить им, что если кто-то пострадает, ваша компания не несет ответственности. Затем вы можете указать, как это письмо служит предупреждением, и что вы ожидаете, что сотрудники будут соблюдать меры безопасности в будущем. Вы также можете сообщить им, что если они по-прежнему небезопасны, то вам, возможно, придется заключить новый контракт с другой компанией.

6. Заключение

После того, как вы написали основное содержание письма, добавьте краткое заключение. Поблагодарите подрядчика за потраченное время и сотрудничество. Вы даже можете сказать, как вы надеетесь, что их команда останется в безопасности, и вы надеетесь продолжить работу с их компанией. Закройте письмо словами «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» и подпишите свое имя и фамилию. Вы также можете повторно указать название своей компании под закрытием.

7. Прочитайте и отредактируйте письмо

Проверьте наличие грамматических, пунктуационных и орфографических ошибок, чтобы убедиться, что ваше письмо безопасности не содержит ошибок. Подумайте о том, чтобы прочитать свое письмо вслух, чтобы выявить ошибки, которые вы пропустили заранее. Убедитесь, что вся информация, которую вы написали, верна, включая любые имена, даты или характер инцидента. Вы можете попросить коллегу прочитать ваше письмо и оставить отзыв. Используйте профессиональный шрифт, такой как Times New Roman, Helvetica или Arial, и размер шрифта от 10 до 12 пунктов.

Шаблон письма безопасности

Если вы пишете письмо по безопасности подрядчику, вы можете использовать этот шаблон:

[First and last name]
[Job title]
[Company name]
[Date]

[Write a subject line using a few words to describe the content of the letter]

[Dear Ms. or Mr.] [Last name],

[Add a brief greeting and introduce yourself by stating your name, position and company.]

[In the first body paragraph, state that someone informed you their team has committed a safety violation. Explain what the violation was and when it occurred. Remind them that not following the safety regulations could lead to injury.]

[The next paragraph can include the warning. Clearly state that this letter is a warning and that your company isn’t responsible for any workplace injuries if they continue to violate safety procedures. If necessary, you can tell them that you may hire a different company if the contractor’s employees don’t follow the safety guidelines.]

[In your conclusion, briefly thank the contractor for their time and cooperation. Express that you hope their team remains safe and that you can continue working with them.]

[Sincerely,]
[First and last name]
[Company name]

Пример письма безопасности

Вот пример письма безопасности, которое вы можете использовать в качестве справочного материала при написании собственного:

Лиза Грин
Управляющий
Истинный северный берег
5 апреля 2021 г.

Письмо о безопасности для подрядчика

Дорогой мистер Рич

Здравствуйте, это Лиза Грин. Я управляющий директор True North Bank.

Сегодня один из моих помощников сообщил мне, что члены вашей строительной бригады не всегда были в касках или защитных очках на стройплощадке на нашем новом месте. Эти нарушения произошли 3 апреля 2021 года. Это нарушение техники безопасности, поскольку отсутствие надлежащего защитного снаряжения во время работы может привести к серьезным травмам. Пожалуйста, ознакомьтесь с условиями нашего первоначального контракта, если вы хотите получить напоминание о наших изложенных правилах безопасности.

Это письмо служит официальным предупреждением для вас и вашей команды. Мы в True North Bank не хотели бы, чтобы кто-либо из ваших сотрудников получил травму во время работы. Я также хотел бы напомнить вам, что мы не берем на себя никакой ответственности за производственный травматизм. Если ваша команда продолжает нарушать наши процедуры безопасности, нам, возможно, придется нанять другую подрядную компанию.

Спасибо за ваше время и сотрудничество. Я надеюсь продолжить работу с вашей компанией в будущем и что ваша команда останется в безопасности.

Искренне,
Лиза Грин
Истинный северный берег