Как написать письмо начальнику о проблемах (с советами)

5 августа 2021 г.

Если у вас есть опасения по поводу вашей работы, компании или клиентов, вы можете написать письмо своему руководителю, представителю отдела кадров или менеджеру. Идея отправки такого типа письма может заставить нервничать некоторых профессионалов. Тем не менее, составление письма, в котором четко изложены ваши опасения, может помочь руководству компании узнать о проблемах, которые вы заметили, и предпринять активные шаги для их решения.

В этой статье мы обсудим, когда следует написать своему начальнику или руководителю о своих опасениях, объясним, как написать это письмо за восемь шагов, и предоставим шаблон и пример письма, которые помогут вам составить собственное письмо.

Когда вы должны написать письмо своему руководителю о своих опасениях?

Если у вас есть опасения по поводу вашей работы или компании, тщательно обдумайте конкретный вопрос, прежде чем отправлять письмо своему руководителю или менеджеру. Вот некоторые факторы, которые могут помочь вам решить, когда отправлять письмо своему руководителю о проблемах на рабочем месте:

• Серьезность беспокойства: старайтесь сообщать о своих опасениях своему руководителю только в том случае, если они связаны с более крупными или более проблемными проблемами. Например, в то время как коллега, опоздавший на работу один раз, может не стоить письма вашему руководителю, коллега, неоднократно опаздывающий без объяснения причин, может вызвать большую озабоченность вашей команды или компании.

• Последствия проблемы: подумайте, как проблема повлияла или может повлиять на ваших коллег, руководителей компании или клиентов. Если проблема может повлиять или уже повлияла на сотрудников или клиентов, возможно, стоит довести ситуацию до вашего руководителя.

• Шаги, уже предпринятые для разрешения ситуации: в то время как сотрудники могут решать некоторые проблемы на рабочем месте без участия менеджера, другие требуют вмешательства кого-то в руководящей роли. Если вы уже пытались исправить ситуацию или исправить ее не в ваших силах, возможно, пришло время привлечь к этому вашего руководителя.

Как написать письмо начальнику о проблемах

Вот как написать письмо начальнику о том, что вас беспокоит, за восемь шагов:

1. Напишите официальное введение

Начните свое письмо с профессионального приветствия или приветствия, например «Дорогой». Если вы пишете электронное письмо, обязательно напишите его из учетной записи вашей компании и выберите соответствующую строку темы, которая указывает на ваши намерения написать это электронное письмо. Если вы составляете письмо, включите свою контактную информацию в заголовок в левом верхнем углу письма.

2. Сформулируйте свои основные проблемы

Кратко изложите свои основные опасения в одном-двух предложениях. Заявите о своих опасениях прямо, но профессионально. Сосредоточьтесь на объективных фактах, а не на том, как вы относитесь к ситуации.

3. Объясните эффекты

Опишите, как ваши опасения повлияли или могут повлиять на вашу команду, компанию или клиентов. Эта часть вашего письма поможет вашему руководителю понять важность решения проблем, изложенных в вашем письме. Например, если вы беспокоитесь о том, что ваши коллеги игнорируют правительственные постановления, объясните, что вы беспокоитесь о том, что коллеги могут получить физические травмы или что компания получит судебный иск.

4. Включите примеры

Приведите примеры беспокоящих вас вопросов. Опишите конкретные случаи возникновения проблемы или конкретные моменты, когда эти проблемы затронули вашу компанию или клиентов. Постарайтесь объяснить примеры в хронологическом порядке, чтобы ваш руководитель мог понять последовательность событий, вынудившую вас написать это письмо.

5. Предлагайте идеи по улучшению

Предоставьте хотя бы одно предложение по устранению проблемы. Даже если ваш руководитель в конечном итоге не прислушается к вашим предложениям, предоставление этих предложений показывает, что вы используете упреждающий подход, чтобы помочь своей компании решить эту проблему, а не просто жаловаться. Например, если вы обеспокоены тем, что коллега делает неуместные замечания или шутки, вы можете предложить своему руководителю, чтобы ваша компания рассмотрела возможность проведения тренингов по разнообразию.

6. Прикрепите подтверждающие документы

Если возможно, приложите подтверждающие документы к письму или вложите их в конверт с письмом. Хотя иногда у вас может не быть документации, связанной с вашими проблемами, не забудьте включить эти документы, если они существуют и у вас есть к ним доступ. В зависимости от ситуации вспомогательные документы могут включать электронные письма, отчеты, табели учета рабочего времени или записи телефонных разговоров.

7. Завершите свое письмо

Завершите свое письмо, поблагодарив своего руководителя за уделенное время. Сообщите им, что вы готовы обсудить проблемы или ответить на вопросы. Используйте профессиональную подпись, например «С уважением», а затем свое полное имя. Если вы пишете электронное письмо, укажите свою контактную информацию под подписью.

8. Редактировать и корректировать

Отредактируйте свое письмо, прежде чем отправить его своему руководителю. Убедитесь, что содержание максимально ясное и краткое, оставаясь при этом профессиональным. Корректировка любых незначительных ошибок, таких как грамматические ошибки или опечатки.

Советы по написанию письма о проблемах

Вот несколько советов, как составить письмо своему руководителю о том, что вас беспокоит:

Подумайте, кто должен получить ваше письмо

Прежде чем писать письмо, решите, кто будет его получателем. Обязательно ознакомьтесь с руководством вашей компании, чтобы узнать, существует ли определенная политика для обсуждения проблем, например, обращение к вашему непосредственному руководителю или представителю отдела кадров. Если вы не можете найти эту политику, подумайте, кто может помочь вам с этой проблемой или кто может направить вас к нужному человеку. Например, если вы обычно должны задавать вопросы руководителю вашего отдела, прежде чем обращаться к кому-то еще, отправьте им свое сообщение.

Будь спокоен, когда пишешь письмо

Напишите свое письмо, когда вы чувствуете себя спокойно и довольны. Хотя у вас могут быть сильные эмоции по поводу этих опасений, важно попытаться уменьшить эмоции в своем письме. Ваше сообщение должно быть сосредоточено не на том, как вы себя чувствуете в связи с проблемами на рабочем месте, а на том, в чем именно заключаются эти проблемы и как они имеют или могут негативно повлиять на вашу компанию. Подчеркивание фактов и результатов как можно более нейтрально может помочь вашему руководителю понять важность этого вопроса и необходимость принятия мер.

Используйте профессиональный тон

Держите тон вашего письма профессиональным. Это означает, что вы должны объяснить свои опасения прямым языком, который также будет кратким и вежливым. Это может помочь вам прочитать письмо вслух во время редактирования, чтобы убедиться, что оно звучит профессионально.

Образец письма вашему руководителю с вашими проблемами

Вот шаблон, который вы можете использовать, когда пишете своему руководителю о своих опасениях:

[Your contact information if a letter or subject line for an email]

дорогая [Name of recipient],

[Start with a one-to-two sentence summation of your concerns. Then, explain how these concerns have affected your company or how you fear these concerns might affect your company.]

[Include specific examples of the issue occurring in the workplace. If effects have already resulted from the concerns, include examples of those too.]

[Add suggestions for how your supervisor could improve this issue.]

[Thank your supervisor for reading your letter. State they can contact you for further discussion. If applicable, mention and briefly explain any supporting documents you’ve included.]

Искренне,
[Full name]
[Additional contact information]

Образец письма о проблемах

Вот пример письма руководителю о проблемах на рабочем месте, которое поможет вам написать свое собственное:

Тема: Обеспокоенность работой моего коллеги

Уважаемая мисс Томпсон,

Я пишу вам в связи с растущим беспокойством по поводу работы нашего нового представителя по обслуживанию клиентов, Марвина Берка. Несмотря на то, что Марвин — позитивная и приятная часть офиса, он изо всех сил пытается эффективно выполнять некоторые из своих обязанностей. Его плохая работа привела к тому, что за последний месяц мы потеряли двух клиентов. Я боюсь, что это число может только увеличиться, если его методы не улучшатся.

Месяц назад Марвин забыл обработать запрос клиента, в результате чего наша компания потеряла этого клиента. На прошлой неделе мы потеряли еще одного клиента после того, как Марвин не направил этого клиента к нужным ресурсам или не связался с коллегой по поводу наилучшего способа решения проблемы клиента.

Я считаю, что Марвину очень помогли бы дополнительные тренинги по обслуживанию клиентов, которые очень четко объясняют протоколы нашей компании и решения для различных проблем клиентов. Хотя я лично не работаю в его отделе, я был бы рад ответить на его вопросы или помочь ему найти другого сотрудника, который может помочь.

Я ценю, что вы нашли время, чтобы прочитать это письмо. Пожалуйста, напишите мне, если у вас есть вопросы или если я могу быть чем-то еще полезен по этой теме. Для вашего удобства я прикрепил общедоступный отзыв, опубликованный в Интернете клиентом, которого мы потеряли в прошлом месяце.

Искренне,
Андреа К. Шу
777-777-7777
a.shue@email.com