Как написать отчет о рабочем инциденте

6 мая 2021 г.

Когда на работе происходит несчастный случай, использование отчета о производственном происшествии может снизить вероятность возникновения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, отчеты о рабочих инцидентах полезны для документирования инцидента в юридических целях. Понимание того, как использовать отчет о рабочих инцидентах, может помочь упростить процесс для вас и других сотрудников отдела кадров в вашей организации. В этой статье мы обсудим, что такое отчет о рабочих инцидентах, как подготовить отчет о рабочих инцидентах и ​​преимущества этих документов, а также советы по правильному оформлению документации по инцидентам, чтобы вы могли поддерживать практику своей компании.

Что такое отчет о производственном инциденте?

Отчет о производственном происшествии — это официальная документация с конкретными подробностями, описывающими события производственного происшествия, такие как несчастный случай или травма. Его целью является обнаружение причин и событий, происходящих в результате несчастного случая или травмы, с целью предотвращения подобных событий в будущем. Работодатели используют информацию в отчетах для планирования стратегий и обсуждения усилий по снижению рисков с персоналом отдела кадров и другими соответствующими сотрудниками. Компании также могут использовать информацию, содержащуюся в отчете о рабочих происшествиях, для разработки программ обучения безопасности для сотрудников.

Как создать отчет об инциденте

Заполнение отчета об инциденте состоит из многих компонентов. Следующие шаги проведут вас через каждую часть отчета об инциденте и объяснят, как реагировать на каждый раздел:

1. Подготовьте все основные факты

Чтобы отчет об инциденте был полезным, полезно, чтобы все факты, перечисленные в отчете, были конкретными и точными. Некоторые из первых и самых основных элементов отчета об инциденте будут включать:

• Ваша должность

• Имя руководителя

• Дата

• Время

• Имена свидетелей

• Место происшествия

• Ваши действия до инцидента

Отвечая на эти вопросы, подумайте о каждом компоненте инцидента. Например, вспомните такие факты, как время инцидента, действия сотрудников во время инцидента и ваше местоположение во время инцидента. Конкретные детали, подобные этим, могут дать больше информации вашему руководителю, который использует отчет об инциденте для планирования будущих мер безопасности.

2. Объясните последовательность событий шаг за шагом

В следующей части отчета об инциденте вас попросят что-то вроде: «Опишите шаг за шагом, что привело к травме/промаху». Не торопитесь с этой частью отчета, так как важно предоставить как можно больше подробностей в своем ответе. Подумайте о том, чтобы писать от первого лица, отмечая все детали, связанные с событием. Это может помочь вам сохранить точность при включении пояснений по поводу аварии. Также важно, чтобы ваш отчет был четким и кратким, чтобы сотрудники, которые его просматривают, понимали последовательность событий до, во время и после инцидента.

3. Проанализируйте инцидент

После описания событий до, во время и после инцидента важно проанализировать причины. Например, отчет о несчастном случае на работе может включать вопросы, побуждающие вас задуматься о факторах, способствующих несчастному случаю на работе, например: «Могли бы вы сделать что-то другое, чтобы предотвратить этот инцидент?»

При ответе на эту часть отчета рассмотрите возможность анализа аспектов происшествия, чтобы выявить все способствующие факторы, такие как препятствия на рабочем месте, неисправное оборудование или другие факторы. Кроме того, важно взять на себя ответственность за любую вашу роль в инциденте и представить свое объяснение в отчете. Демонстрация добросовестности и предоставление правдивого отчета может помочь вашей организации проанализировать события и предотвратить подобные инциденты в будущем.

4. Опишите любые травмы

Последние шаги подачи отчета о производственном происшествии включают описание любых травм, полученных в результате происшествия. Если кто-либо из сотрудников получил телесные повреждения, необходимо предоставить подробную информацию о сотруднике, месте получения травмы и медицинской помощи, за которой он обращается. Если сотруднику необходимо обратиться за медицинской помощью в связи с травмой, в отчете о происшествии должны быть также указаны сведения о медицинском учреждении, враче и плане лечения. Кроме того, в отчете должны быть указаны дата и время обращения сотрудников за медицинской помощью в связи с травмами.

5. Проверьте свою работу

Отчет об инциденте — это официальный документ, который большинство руководителей хранят для дальнейшего использования и используют для улучшения мер безопасности для предотвращения подобных инцидентов на рабочем месте. Важно, чтобы вся информация, которую вы пишете в отчете, была точной. Вычитывая заполненный отчет об инциденте, проверьте фактическую точность, грамматику, пунктуацию и убедитесь, что отчет четкий и разборчивый.

6. Отправьте отчет

Отправьте отчет об инциденте руководителю отдела, директору, супервайзеру или специалисту по кадрам, ответственному за надзор за отчетами об инцидентах. Будьте готовы ответить на вопросы, если вашему руководителю или руководителю потребуются разъяснения после ознакомления с отчетом. Если вы отправляете отчет по почте или электронной почте, обязательно позвоните по телефону в течение 10 дней, чтобы убедиться, что отчет доставлен соответствующему лицу.

Преимущества отчета об инциденте

Создание отчета об инциденте на рабочем месте имеет много преимуществ, таких как:

• Формальное ведение записей: полезно вести юридический учет инцидента как для работодателя, так и для работника на случай, если он потребуется позднее в качестве официального документа о том, что произошло.

• Компенсация работнику: если вам необходимо получить компенсацию за травму, полученную в результате несчастного случая на производстве, в отчете о происшествии сотрудника могут быть перечислены все конкретные обстоятельства несчастного случая, если им необходимо подать иск.

• Расследования и анализ тенденций: отдел кадров и другой персонал могут проводить следственный анализ, чтобы найти причину любых повторяющихся инцидентов, чтобы снизить риски подобных происшествий, когда сотрудники берутся за новые проекты.

Связанный: Как работает рабочая компенсация? Руководство

Советы по написанию отчета об инциденте

Вот несколько советов по составлению убедительного отчета об инциденте, который принесет пользу вам, вашей компании и, возможно, другим в будущем:

• Действуйте быстро и немедленно. Подумайте о том, чтобы записать отчет об инциденте в период от 24 до 48 часов после того, как он произошел, чтобы все сотрудники могли точно и полностью запомнить детали.

• Используйте только факты. Держите эмоции и мнения вне отчета об инциденте. Включайте только проверенные факты о происшествии.

• Имейте подтверждающие доказательства. Если у вас есть фотографии или видеозаписи самого инцидента или травм, полученных в результате инцидента, включите их в отчет. Это поможет обеспечить большую ясность для лиц, которые просматривают детали вашего отчета.

• Соберите подтверждения от свидетелей. Если кто-то был свидетелем инцидента, попросите его подписать ваш отчет, чтобы проверить факты, изложенные в отчете.