Как написать описание проекта за 10 шагов (с советами)

14 октября 2021 г.

Описание проекта помогает заинтересованным сторонам и членам команды понять детали предлагаемого проекта. Руководители проектов часто создают описания проектов, чтобы представить их своей команде и руководителям компании, в которой они работают. Понимание того, как создать эффективное описание проекта, может помочь вам эффективно доносить свои идеи и гарантировать, что ваша команда примет правильные решения после начала проекта. В этой статье мы определяем описание проекта и опишем, как написать его за десять шагов.

Что такое описание проекта?

Описание проекта — это документ, который дает обзор проекта, объясняя его идею и контекст, а также определяя его цели. С помощью этого документа команда может определить любые потенциальные проблемы, с которыми они могут столкнуться при работе над конкретным проектом. Они могут определить, какие стратегии они могут использовать для эффективного подхода к проекту, и описать работу и продолжительность времени, которые могут потребоваться. Менеджер проекта часто создает этот документ на ранних стадиях проекта, прежде чем его команда начнет работать. Это помогает заинтересованным сторонам и спонсорам получить четкое представление о проекте, который они могут финансировать, и решить, хотят ли они его одобрить.

Компоненты описания проекта

Эффективное описание проекта часто включает следующие компоненты:

• Цели: вы можете перечислить желаемые цели вашего проекта в его описании, чтобы помочь вашей команде работать над достижением коллективной цели.

• Список заинтересованных сторон и их роли. В этом документе часто описывается, на кого влияет проект, и уровень их участия в результатах проекта.

• Критерии успеха. Описание проекта обычно включает критерии, помогающие команде оценить успех проекта после его завершения, в том числе соблюдение бюджета или сроков.

• Временная шкала: в этом разделе результаты проекта представлены в виде графика и помогают менеджеру определить, сколько времени может потребоваться их команде для завершения проекта.

• Предполагаемый бюджет: описание проекта обычно также содержит предполагаемый бюджет, который его заинтересованные стороны могут утвердить или скорректировать при необходимости.

Как написать описание проекта

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать при написании собственного описания проекта:

1. Присвойте название

Первым шагом к созданию эффективного описания проекта является создание краткого названия для вашего проекта и размещение его в начале описания. Постарайтесь, чтобы название соответствовало содержанию проекта, и, как правило, важно, чтобы название оставалось коротким и лаконичным, давая представление о том, что влечет за собой проект.

2. Подведите итоги вашего проекта

Прежде чем приступить к написанию описания проекта, многие менеджеры проектов решают представить краткое изложение предлагаемого ими проекта. Рассмотрите возможность включения описания целей вашего проекта и того, что вы хотите, чтобы проект выполнил. Часто бывает полезно сделать введение кратким, ограничивая его одним абзацем, что устраняет многословие и возможную путаницу.

3. Определите цель

Следующая часть эффективного описания проекта — описание ваших намерений по созданию проекта. Постарайтесь определить цель вашего проекта и проблему, которую он решает, описав, как проект влияет на успех организации, в которой вы работаете. Некоторые менеджеры проектов могут решить объяснить, как проект соответствует одной из бизнес-целей их компании, что может привлечь заинтересованные стороны или спонсоров.

4. Опишите свои цели

Также важно описать желаемые цели вашего проекта, которых вы надеетесь достичь после его успешного завершения. Постарайтесь сделать их конкретными и актуальными для содержания проекта, включив измеримые и достижимые цели, которые позволят вам отслеживать прогресс вашей команды. Может быть полезно определить способ, которым вы планируете измерять успешность результатов проекта. Подумайте о том, чтобы установить крайний срок для каждой цели, перечислив их в описании проекта и зафиксировав потенциальные выгоды после достижения целей проекта.

5. Определите возможные ограничения

Еще один полезный шаг, позволяющий составить планы на случай непредвиденных обстоятельств, — это описание ограничений вашего проекта на основе потребностей и ожиданий его заинтересованных сторон. Это может помочь вам подготовиться к потенциальным проблемам и справиться с ними. Ограничения проекта могут меняться на каждом из его этапов, поэтому важно корректировать этот раздел по мере необходимости.

6. Определите свой подход

В этом разделе вы можете сотрудничать со своей командой, чтобы определить, как вы хотите подойти к проекту. После этого попытайтесь выбрать, утвердить и описать эффективный метод выполнения работы, необходимой для проекта. Рассмотрите возможность разделения проекта на этапы и описания любых технологий или методов, которые могут помочь вам выполнить каждый этап.

7. Создайте расписание

Большинство менеджеров проектов создают общий график, которому члены их команды могут следовать при выполнении своих обязанностей. Это может включать оценку времени, необходимого для завершения проекта, и может меняться по мере продвижения. Также важно включить любые важные сроки в описание проекта для справки членов команды.

8. Установите бюджет

Эффективные описания проектов также часто включают расчет того, сколько может стоить завершение конкретного проекта. Вы можете учитывать такие расходы, как рабочая сила, оборудование и технологии, делая этот расчет. Вы можете работать с другими членами вашей команды, чтобы определить разумный бюджет, который соответствует доступным денежным ресурсам вашей компании, и проконсультироваться с заинтересованными сторонами.

9. Спросите об обратной связи

После написания черновика описания вашего проекта подумайте о том, чтобы попросить члена команды или менеджера просмотреть его. Они могут обнаруживать определенные области улучшения или давать общие отзывы по всему документу. Вы также можете представить описание проекта определенным заинтересованным сторонам и попросить их описать проект своими словами. Это может помочь вам определить, является ли ваше резюме проекта ясным и точным.

10. Пересмотрите описание проекта

Последним этапом написания эффективного описания проекта является его пересмотр на основе полученных вами отзывов. Вы также можете обновлять документ по мере работы над ним вашей команды. Рассмотрите возможность использования документа в качестве инструмента для оценки результатов проекта после его завершения.

Советы по написанию описания проекта

Учтите следующие советы при создании описания проекта:

Быть конкретными

Специфика описания проекта включает в себя точное описание того, чего вы хотите достичь с помощью своего проекта. Например, если вы работаете в строительной компании, которая планирует начать проект по решению проблемы с автомагистралью, попробуйте обсудить детали того, что вы хотите исследовать и надеетесь достичь, улучшив автомагистраль. Важные детали часто включают в себя лицо, ответственное за каждую задачу, предполагаемые результаты каждого этапа и людей, участвующих в каждом этапе.

Доверяйте достоверным источникам

Руководители проектов также могут использовать источники в описании своего проекта для подтверждения своих утверждений. Постарайтесь убедиться, что эти источники заслуживают доверия и написаны экспертами в этой области. Рассмотрите возможность изучения полномочий автора и репутации издателя, чтобы определить достоверность источника, прежде чем включать его в описание.

Обеспечьте ясность

Старайтесь писать четко и лаконично, чтобы точно передать свое сообщение. Вы можете добиться этого, объясняя концепции простыми словами и определяя технические термины. Сосредоточьтесь только на одной идее в каждом предложении, чтобы помочь читателям понять сложные детали проекта.

Используйте диаграммы

Вы можете создавать и использовать диаграммы в описании проекта, так как часто проще показать концепцию, чем объяснить ее. Это может помочь заинтересованным сторонам и членам команды понять ваше видение проекта. Попробуйте цитировать диаграммы и графики из других источников, а если вы создаете собственную диаграмму, предоставьте в презентации краткое описание ее назначения.