Как написать обзор проекта за 5 шагов

25 марта 2022 г.

Когда вы планируете проект, существуют различные способы быть организованным и представлять свои идеи. Обзор проекта — это первый шаг к прояснению вашей цели и шагов, которые вы намерены предпринять для ее достижения. Научившись писать подробный обзор проекта, вы сможете составить план остальной части плана проекта. В этой статье мы обсудим, что такое обзор проекта, преимущества его написания, что включать и как написать обзор проекта.

Что такое обзор проекта?

Обзор проекта — это краткое изложение вашего проекта на одной странице, которое включает важную информацию о проблеме, которую решает ваш проект, о том, как вы собираетесь ее решить, о сроках проекта и ресурсах, которые могут потребоваться. Вы можете использовать этот обзор, чтобы представить свой проект менеджерам или инвесторам в удобном для просмотра документе. Обзор проекта обычно идет в начале вашего проектного предложения, которое содержит другие документы, в которых более подробно рассматривается разбивка графика и бюджета, поэтому ваш обзор может действовать как резюме и введение.

Преимущества обзора проекта

Вот некоторые преимущества написания обзора проекта:

Работает как рекламный ход

Обзор проекта может служить коммерческим предложением для ваших менеджеров или инвесторов, потому что он краток и содержит самую актуальную информацию о вашем проекте. Инвестора или менеджера больше интересуют возможности, которые проект может предоставить их бизнесу или организации, чем технические детали проекта. Цель, стоящая за вашими целями, — это элементы убеждения, которые вы можете использовать, чтобы убедить кого-то инвестировать в вашу идею или поддержать ее. Краткий обзор проекта может помочь другим людям эффективно понять ваш проект, не читая много запутанных и технических материалов.

Уточняет фокус

Даже если вы не собираетесь показывать его кому-либо еще, создание обзора проекта может помочь вам сосредоточить свои идеи на одном направлении проекта. Обзор фокусируется на высокоуровневых элементах плана, таких как проблема, которую он решает, и какую пользу он приносит вашей организации. Определение проблем более высокого уровня может помочь вам определить специфику вашего проекта позже, потому что вы четко представляете конечные цели, которых хотите достичь, и цель ваших действий.

Помогает вам сосредоточиться на задаче

По мере того, как вы продолжаете работать над проектом, выполняя задачи и выявляя проблемы, которые необходимо решить в соответствии с вашим первоначальным графиком, обзор вашей цели, целей и ценности для бизнеса может помочь вам не сбиться с пути при принятии решений. При возникновении различных обстоятельств вы можете вернуться к обзору своего проекта, чтобы принять решение о том, как лучше всего двигаться вперед в вашем проекте.

Что включить в обзор проекта

Ваш обзор проекта должен быть кратким и оставлять технические пояснения к плану проекта. Основные элементы обзора вашего проекта:

Информационный проект

Обзор вашего проекта может содержать основную идентифицирующую информацию о вашем проекте. Обзор особенно полезен, если ваш проект является одним из нескольких, над которыми вы сейчас работаете или представляете. Соответствующая информация о вашем проекте для включения в обзор:

• Название проекта: название вашего проекта, чтобы вы могли легко найти его.

• Менеджер проекта: ваше имя, если вы собираетесь управлять этим проектом, или имя сотрудника, которому вы хотите выполнять задачи управления.

• Дата: дата презентации этого обзора, чтобы вы могли вести точный учет хода выполнения проекта от начала до конца.

• Исполнительный спонсор: имя менеджера или супервайзера в вашей организации поддерживает или курирует этот проект.

Бизнес-кейс

Экономическое обоснование — это раздел обзора, в котором устанавливается ценность проекта для компании или организации. Если вы используете формат эссе, это может быть ваш второй абзац после представления вашего проекта. В этом разделе, в том числе заявление, подводя итоги проекта. Затем укажите не менее трех способов, которыми проект повышает ценность компании. Вы можете включить способы повышения прибыли, эффективности или опыта компании. Подумайте, почему вы хотите выполнить эту задачу и почему вы бы одобрили ее, если бы вы были менеджером.

Возможность

Во втором абзаце укажите возможности, которые предлагает этот проект. Вы также можете подумать о конкретной проблеме в вашей отрасли или компании и указать, как результаты этого проекта могут помочь решить эту проблему. Если вы определили для компании новую возможность роста, увеличения прибыли или повышения производительности, укажите проблему, которая помешала этим достижениям, и то, как этот проект решает их. Попробуйте назвать по крайней мере три проблемы, которые решает этот проект, и то, как он их решает.

Цели

Укажите, каких целей может достичь завершение этого проекта. Подумайте о том, как можно улучшить отрасль или бизнес-среду за счет реализации этого проекта, и сформулируйте их в качестве целей. Попробуйте придумать три достижимые цели. Вы также можете использовать метод SMART при создании своих целей, чтобы убедиться, что они достижимы. SMART-цели это:

• Специфический

• Измеримый

• Достижимый

• Реалистичный

• по времени

Как написать обзор проекта

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы написать обзор проекта:

1. Исследуйте свою отрасль

Прежде чем писать обзор проекта, вы можете получить четкое представление о своей отрасли, ее проблемах и проектах, которые уже реализуются для их решения. Это может помочь вам сузить цель вашего проекта и лучшие практики для ее выполнения. Вы также можете получить информацию о том, какие ресурсы могут быть вам доступны. Просмотрите соответствующие документы в вашей организации, чтобы получить рекомендации или отзывы, которые вы можете включить в свой план проекта. Вы также можете узнать о потребностях и ожиданиях клиентов, чтобы определить свои цели и задачи.

2. Определите масштаб вашего проекта

Второй шаг к написанию обзора проекта — определение масштаба вашего проекта. Определите, каковы ваши цели и сроки, которые у вас есть. Понимание того, чего вы хотите достичь и почему, является важной частью составления обзора вашего проекта, поскольку оно дает направление вашей команде и руководству. Прежде чем приступить к написанию обзора проекта, постарайтесь определить общую информацию о следующем:

• Как будут выглядеть результаты

• График вашего проекта

• Какие члены команды вы включаете

• Как вы хотите оставить отзыв

3. Общайтесь со своими клиентами

Когда вы начинаете составлять обзор своего проекта, убедитесь, что вы общаетесь со своим клиентом или управленческой командой, чтобы ваш проект гарантированно достиг своих целей. Вы хотите получить сильное впечатление об их видении проекта, чтобы вы могли убедиться, что ваша команда согласована с целями, а цель вашего проекта настроена на их достижение. Подумайте о том, чтобы поговорить о сроках, их предпочтениях в отношении того, как должны выглядеть результаты, и любых дополнительных заинтересованных сторонах, которые заинтересованы в результатах проекта. Эта информация может помочь вам оставаться в курсе их ожиданий от проекта.

4. Найдите свой формат

При написании обзора проекта подумайте, как отформатировать цели и задачи, которые вы хотите включить. Формат влияет на то, насколько легко ваш обзор проекта будет читаться вашими клиентами, членами команды и инвесторами. Вы можете создать схему проекта, включив временную шкалу, которая разбивает задачи и результаты, обращаясь к основным элементам обзора проекта, упомянутым выше, или вы можете написать вступительное письмо, в котором идеи разделены по абзацам. Независимо от вашего формата, ваш обзор должен представлять цели, ценности и решения, к которым обращается ваш проект.

5. Поделитесь со своей командой

После составления обзора проекта последний шаг — поделиться им с вашей командой. Этот обзор может помочь вашей команде понять цели, стоящие за результатами и задачами, которые вы назначили. Поделившись с ними обзором проекта, они могут получить удобную справочную таблицу для более общих идей, лежащих в основе проекта. После того, как они прочитают его, вы можете запланировать, указать время и место для обращения и задать вопросы о цели проекта и работе, которую он влечет за собой. Совместное использование обзора проекта может помочь закрепить эти идеи в команде, что приведет к меньшей путанице и большей эффективности.