Как написать хорошее письмо: советы и примеры для официальных и неформальных писем
17 марта 2021 г.
Написание писем — это навык, необходимый людям для личных, профессиональных и академических целей. Письма бывают разных форм, от цифровых до бумажных, от неформальных до формальных. Умение форматировать и писать эффективные письма при переписке с профессионалами и знакомыми. В этой статье мы расскажем, как написать хорошее письмо, и приведем примеры.
Почему важно знать, как написать хорошее письмо?
Умение написать хорошее письмо важно, если вы планируете официально общаться с коллегами, менеджерами по найму, начальниками, преподавателями и другими профессионалами. Хорошее письмо может:
произвести сильное впечатление на потенциальных работодателей
Позволяет уйти с работы на хороших условиях
Помогите сетевому подключению устроиться на работу
Подтвердить соглашение
Приведите убедительные аргументы
Предоставляйте важную информацию
Усилить общение с клиентом
Хорошо написанное и правильно отформатированное письмо говорит кому-то, что вы нашли время, чтобы сообщить важную информацию, и что вы серьезно относитесь к теме, о которой написали.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)
Причины написать письмо
Вы можете написать письмо личным, профессиональным или академическим контактам по адресу:
Представить документацию или письменное доказательство соглашения или разговора
Продемонстрируйте свой интерес к работе или делу
Обеспечьте индивидуальный подход к общению
Сделать объявление
Произведите сильное впечатление или значимое впечатление
Типы писем
Письма организованы по двум основным категориям: официальные и неофициальные. К неофициальным типам писем относятся:
Спасибо
Поздравления
Сочувствие или соболезнование
Дружба/думаю о тебе
Любовь
Признательность
Объявление, например, об изменении имени или адреса
Письмо редактору
Добро пожаловать
К формальным типам писем относятся:
Приглашение
Заявление о приеме на работу или в школу
Письма о принятии
Отказное письмо
Заявление о выходе или увольнении
Рекомендация или направление
Предложение или предложение
Соглашение
Сопроводительное письмо
Продолжение интервью или спасибо
Расследование
Формальные и неофициальные письма
Основное различие между формальными и неформальными письмами заключается в том, что официальные письма адресованы кому-то профессионально, а неофициальные письма адресованы кому-то лично. Другие отличия включают в себя:
Официальные письма имеют определенный формат, в то время как неофициальные письма могут иметь любой формат.
Тон официального письма профессиональный и официальный, а тон неофициального письма дружелюбный.
Официальные письма обычно пишут от первого или третьего лица, а неофициальные письма могут быть с любой точки зрения.
Официальные письма сфокусированы и лаконичны и не содержат наполнителей или пуха.
Официальные письма обычно печатаются на машинке, а неофициальные также могут быть написаны от руки.
Официальные письма включают дату и контактную информацию вверху.
В отличие от неформальных писем, формальные письма не содержат грамматических тенденций, таких как сокращения (не могу, не делаю, у меня есть), сленг или идиомы.
Большинство официальных писем не длиннее одной страницы, в то время как неофициальные письма могут быть любой длины.
Пытаясь решить, какой тип письма написать, выберите официальное при общении с официальным лицом или кем-то, кого вы знаете только профессионально. Выбирайте неформальное письмо, когда пишете небрежно кому-то, кого вы очень хорошо знаете, например, коллеге.
Как написать письмо
Лучший способ написать письмо зависит от того, формальное оно или неформальное. При написании официального письма выполните следующие действия:
Выровняйте текст по левому краю.
Напишите свое имя, адрес и контактную информацию в верхней части страницы, обычно выровняв ее по левому или правому краю.
Укажите полную дату написания письма. Напишите его с новой строки, выровняв по левому краю.
Непосредственно под датой напишите должность получателя, имя, компанию, адрес и контактную информацию.
Начните с формального приветствия, например, «Уважаемый мистер Хендерсон», после чего поставьте двоеточие. Вы можете обращаться к ним по их полному имени или фамилии. Используйте «Кому это может касаться», если вы не знаете, кто получит письмо.
Напишите краткое введение или вступительное предложение, указав цель письма.
Напишите основную часть письма, которая содержит вспомогательную информацию и обычно должна состоять из двух-трех абзацев. Каждый абзац должен ясно излагать одну мысль, а тон должен быть профессиональным.
Добавьте заключительное заявление, резюмирующее цель письма и предлагающее получателю призыв к действию.
Закончите приветственным завершением, например, «С уважением, Кай Уильямс».
Пропустите две строки, а затем подпишите свое полное имя под бесплатным завершением.
При написании неофициального письма выполните следующие действия:
При необходимости укажите дату в левом верхнем углу.
Начните с неформального приветствия, например, «Привет, Марти»*, после которого следует запятая.
Напишите краткое введение, объясняющее, почему вы пишете. Вы можете начать с такого вопроса, как «Как дела?»
Включите столько основных абзацев, сколько вам нужно, чтобы предоставить более подробную и личную информацию.
Завершите заключительным абзацем, в котором резюмируется основная цель письма и призыв к действию, если это применимо.
Включите неформальное завершение, например «Спасибо, Харли».
Добавьте постскриптум (PS), если хотите добавить последнее примечание.
Тон вашего неофициального письма должен соответствовать тому, как вы обычно разговариваете с этим человеком.
Советы по написанию писем
Чтобы написать хорошее письмо, независимо от его типа, следуйте этим советам:
Знай своего читателя
Используйте тон, подходящий для этого человека, а также язык или терминологию, которые они, вероятно, поймут.
Выберите правильный формат
Письма могут быть электронными или распечатанными, напечатанными или написанными от руки. Напишите электронное письмо, если письмо носит неофициальный характер или если вы пишете официальное письмо профессиональному контактному лицу, которое предпочитает общаться по электронной почте. Сделайте печатную копию, если вам нужна документация вашего письма. Напишите неофициальное письмо от руки, чтобы сделать его более личным, но всегда печатайте официальные письма.
Будьте лаконичны
Четко сформулируйте свое намерение или цель и убедитесь, что информация, которую вы включаете, необходима, особенно если вы пишете официальное письмо. Задайте себе такие вопросы, как «Почему я пишу?» и “что я хочу от этого письма?” когда вы пишете, чтобы ваш контент был сфокусирован.
Держать его коротким
Уважайте время вашего получателя, ограничив свой контент только самыми важными деталями в нескольких коротких абзацах.
Напишите читателю
Используйте такие слова, как «мы», «наш» или «вы», если хотите сделать письмо более личным.
Корректура
Перечитайте свое письмо, чтобы найти опечатки или грамматические ошибки. Вы также можете попросить друга или коллегу, которому вы доверяете, прочитать его для проверки и определения областей, требующих улучшения. Оба эти шага могут сделать ваше письмо максимально четким и легко читаемым, а также профессиональным.
Примеры писем
Вот два примера хороших писем по типам:
Формальный пример: академическое рекомендательное письмо
Карсон Мэй
Улица Шнабеля, 39
Лас-Вегас, Невада 89129
391-339-3042
10 апреля 2019 г.
Доктор Мэдисон Скотт
профессор английского языка
Университет Грайса
1009 Льюис Лейн
Шарлотта, Северная Каролина 28202
Уважаемый доктор Скотт:
Я рад написать рекомендательное письмо о приеме Сэнди Эверетт в вашу программу изучения английского языка. Мне выпала честь преподавать мисс Эверетт на двух уроках литературы в средней школе Паунолл, и она — одна из самых одаренных и трудолюбивых учениц, которых я учил.
Г-жа Эверетт умеет совмещать несколько заданий и выполнять каждое вовремя, уделяя исключительное внимание деталям. Она также блестящий писатель, который понимает, как использовать слова, чтобы приводить убедительные аргументы и создавать красивые истории. Она даже была редактором школьного ежегодника в течение последних двух лет и превратила его в потрясающую работу, которая демонстрирует нашу школу, учеников и проекты в лучшем свете.
Мисс Эверетт является образцовой ученицей и станет исключительным дополнением к вашей программе. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону 391-339-3042, если вам нужна дополнительная информация.
С уважением,
Карсон Мэй
Учитель литературы в средней школе Паунолл.
Неофициальный пример: поздравительное письмо
11 февраля 2020 г.
Привет Карли,
Надеюсь у тебя все хорошо! Я только что узнал от Сандры Пирс из Нью-Йоркского университета, что вы приняли там должность помощника тренера по плаванию. Поздравляем! Я знаю, как непросто может быть найти работу своей мечты сразу после окончания колледжа, и для меня большая честь предоставить вам рекомендательное письмо на эту должность. Я знаю, что ты станешь выдающимся тренером по плаванию и окажешь большое влияние на молодых спортсменов Нью-Йоркского университета.
Поздравляю еще раз. Никто не достоин этой роли больше, чем вы, и я с нетерпением жду возможности лично услышать о вашем новом начинании.
Искренне,
Мэтт