Как написать электронное письмо в отдел кадров (с шаблоном и примерами)

Иногда необходимо связаться с представителем отдела кадров по поводу проблемы или возможности трудоустройства. Как и в большинстве случаев делового общения, это обычно осуществляется по электронной почте, поэтому вам нужно будет подумать над созданием подходящего и информативного электронного письма своему представителю отдела кадров. В этой статье мы обсудим, как написать электронное письмо в отдел кадров с шаблоном и примерами.

Ситуации, требующие электронного письма в отдел кадров

Во многих ситуациях может потребоваться, чтобы вы отправили электронное письмо своему представителю отдела кадров или менеджеру по персоналу. В некоторых случаях вы можете отправить электронное письмо менеджеру по персоналу со своим резюме для работы, на которую вы претендуете. Некоторые списки вакансий требуют, чтобы вы отправили свое резюме и сопроводительное письмо на рассмотрение менеджеру по персоналу. Вы также можете связаться с менеджером по персоналу после подачи заявки через веб-сайт компании или лично.

Вам также может понадобиться написать электронное письмо своему представителю отдела кадров на вашей текущей работе, чтобы обсудить вопрос, связанный с работой. Это может включать в себя подачу официальной жалобы, просьбу об отпуске, просьбу о предоставлении рабочих мест и множество других причин. Независимо от того, о чем вы отправляете электронное письмо HR, вы можете использовать один и тот же базовый формат для своего электронного письма.

Как написать письмо в HR

Выполните следующие действия, чтобы составить профессиональное электронное письмо своему представителю отдела кадров:

1. Правильно адресуйте свою электронную почту

Если вы работаете в крупной компании, возможно, вы еще не знаете своего представителя отдела кадров, поэтому важно изучить эту информацию. Вам понадобится правильный адрес электронной почты для отправки электронной почты, и вы также должны начать свое электронное письмо, обратившись к представителю отдела кадров по имени и фамилии.

2. Напишите конкретную тему

При написании любого профессионального электронного письма важно использовать строку темы, чтобы указать, о чем электронное письмо. Например, если вы пишете, чтобы подать жалобу, в строке темы должно быть указано это в краткой форме. Если вы спрашиваете о проблеме с начислением заработной платы, включите эту информацию в строку темы. Тема вашего электронного письма должна быть краткой, но достаточно информативной, чтобы представитель отдела кадров понял, о чем письмо в целом, еще до того, как откроет его.

Представители отдела кадров часто получают много электронных писем, поэтому важно помочь им отслеживать, о чем ваше письмо. Это также помогает им определить, является ли это срочным вопросом, чтобы они могли быть уверены, что свяжутся с вами в кратчайшие сроки.

3. Объясните ситуацию

После приветствия начните письмо с максимально четкого объяснения того, о чем вы пишете. Предоставьте любые подробности, которые могут им понадобиться для понимания или разрешения ситуации. Предоставление большего количества деталей, чем необходимо, лучше, чем недостаточное, потому что это уменьшает количество электронных писем, которые вам нужно отправлять туда и обратно. Если ситуация слишком сложна для обсуждения по электронной почте, вы можете просто сказать об этом и попросить договориться о встрече лично или по телефону.

4. Уточните, какие шаги вы хотите предпринять

После того, как вы объясните ситуацию, вам должно быть ясно, что вы хотели бы сделать, чтобы решить проблему. Если вы уже предпринимали попытки решить проблему, объясните эти попытки, чтобы ваш представитель отдела кадров знал, что эти решения не сработали. Это не позволит им предложить вам сделать что-то, что вы уже сделали, и покажет им, что вы пытались решить проблему самостоятельно, прежде чем обсуждать ее с ними.

Если вы не укажете, какое решение вы ожидаете, представитель отдела кадров может не понять, что вам нужно в этой ситуации. В некоторых случаях вы можете предложить решение, которое считаете нужным. В других случаях вы можете написать им по электронной почте, чтобы спросить, что можно сделать, чтобы исправить ситуацию.

5. Закройте письмо

После того, как вы все четко объяснили, подпишите письмо профессионально. Вы должны поблагодарить своего представителя отдела кадров и попросить его связаться с вами, если это необходимо. Затем напишите свое полное имя в нижней части электронного письма вместе с профессиональной подписью, например «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Кроме того, не забудьте указать свою контактную информацию и любую другую соответствующую информацию под своим именем, например, рабочий идентификатор, номер телефона или номер отдела, если это необходимо.

6. Проверьте на ошибки

Прежде чем нажать «Отправить», проверьте свою электронную почту, чтобы убедиться, что в ней нет ошибок. Исправьте любые орфографические или грамматические ошибки и убедитесь, что ваш текст понятен и понятен. Это важный шаг, потому что он гарантирует, что ваша электронная почта будет профессиональной и безупречной.

Шаблон письма в HR

Вот стандартный шаблон, который вы можете использовать при написании электронного письма своему представителю отдела кадров:

К: [Their professional email address]

Тема: [Main topic of your email in a few words]

дорогая [First and last name of HR representative],

[Polite greeting.] Я пишу это письмо по поводу [the issue you need to address]. [Explanation of the issue, with relevant details]. [What you would like to do about the issue]. [Thank them for their time].

С наилучшими пожеланиями,

[Your first and last name]
[Relevant contact information if needed]

Примеры писем в HR

Вот несколько примеров различных типов электронных писем, которые вы можете отправить в отдел кадров с помощью шаблона:

Пример 1

Кому: Linda.WilliamsHR@email.com

Тема: Рабочие условия

Дорогая Линда Уильямс,

Добрый день. Я пишу это электронное письмо по поводу моей просьбы о рабочих условиях. Я отправил свой запрос 10 января, но еще не получил ответа от моего менеджера о внедрении этих приспособлений. Как я указал в форме запроса, я буду заботиться о члене семьи после операции 5 февраля. Я хотел бы получить разрешение работать из дома в течение этой недели, чтобы присутствовать на них. Я могу работать в те же часы, но прошу сделать это удаленно на этой неделе. Пожалуйста, дайте мне знать, если это размещение может быть сделано. Спасибо за уделенное время.

С наилучшими пожеланиями,

Брайан Рид
Идентификатор сотрудника: 55673

Пример 2

Кому: PaulConnerHR@email.com

Тема: Заявление на должность бухгалтера

Уважаемый Пол Коннер,

Доброе утро, Пол. Я пишу это электронное письмо относительно моего заявления на должность бухгалтера в Levels Inc. Я подал заявление онлайн и приложил свое резюме и сопроводительное письмо к этому письму. Пожалуйста, свяжитесь с нами, если у вас есть какие-либо вопросы относительно моего заявления или вы хотите записаться на собеседование. Спасибо за ваше время, и я надеюсь, что вы рассматриваете меня на эту должность.

Искренне,

Синди Сэмюэл
Электронная почта: Cindy.Samuel@email.com
Телефон: 555-821-1120

Пример 3

Кому: DanielRaymondHR@email.com

Тема: Официальная жалоба

Уважаемый Дэниел Рэймонд,

Здравствуйте Даниил. Я пишу это письмо, чтобы подать официальную жалобу на одного из моих коллег. У меня было несколько негативных отношений с Ли Уолтерсом, коллегой по отделу маркетинга. Он сделал мне и другим сотрудникам несколько замечаний, которые просто неуместны и которые, как я считаю, нарушают политику компании в отношении домогательств. Я говорил с ним напрямую по этому поводу, но он продолжает вести себя невежливо по отношению ко всем членам нашей команды. Я хотел бы, чтобы это поведение прекратилось, и считаю, что для этого необходимо подать официальную жалобу. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения деталей моей жалобы, сообщите мне об этом. Спасибо за уделенное время.

Искренне,

Эндрю По
Эндрю.По@email.com