Как написать электронное письмо с заполненной вакансией (с примерами)

20 мая 2021 г.

При поиске подходящего кандидата на вашу должность вам может потребоваться просмотреть множество заявлений и провести собеседование с несколькими кандидатами. Как только вы найдете подходящего человека на свою должность, будет вежливо сообщить другим кандидатам, что вы заняли эту вакансию. Таким образом, они могут перейти на другие возможности трудоустройства. В этой статье мы объясним, что такое электронное письмо с заполнением позиции, почему его полезно написать и как его написать, а также три примера, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Что такое заполненное вакансией электронное письмо?

Письмо с заполненной вакансией — это тип корреспонденции, которую менеджеры по найму отправляют всем, кто подал заявку на вакансию, как только они находят подходящего кандидата. Это электронное письмо сообщает кандидатам, что они не получили эту роль и что вакансия закрыта. Как правило, в этом письме объясняется, что компания нашла более подходящего кандидата в свою команду. Вы можете отправить это кандидатам, с которыми вы беседовали, или тем, кто недавно отправил заявку.

Какова цель написания электронного письма с заполнением позиции?

Вот несколько причин, по которым вы можете написать электронное письмо с указанием позиции:

• Быть вежливым с кандидатами: если кандидаты узнают, что они не получили работу, это поможет им перейти к другим возможностям. Это не позволит им тратить время на то, чтобы связаться с вами, когда они не получили роль.

• Чтобы улучшить репутацию вашего бренда: Обращение к кандидатам показывает, что вы цените их желание работать в вашей компании. Уважая их усилия, вы можете поддерживать хорошие отношения с теми, кто подал заявку.

• Чтобы побудить кандидатов подать заявку снова: если кандидат был многообещающим, но не вашим лучшим выбором для конкретной должности, отправка электронного письма с заполненной вакансией может побудить его подать заявку в другой раз. Вы можете сообщить им, что храните их резюме в файле.

• Чтобы уменьшить количество получаемых вами электронных писем: Отправка электронного письма с указанием вакансии не позволяет кандидатам связаться с вами. Это может помочь вам содержать в чистоте почтовый ящик и оставаться организованным.

Как написать письмо с заполненной вакансией

Выполните следующие действия, чтобы написать электронное письмо с заполненной вакансией:

1. Создайте несколько разных шаблонов

Для каждого отправляемого вами электронного письма с заполненной вакансией могут быть разные сценарии. Заранее написав шаблоны, вы сэкономите много времени, когда захотите отправить пакет электронных писем. Вот различные шаблоны, которые вы можете написать:

• Перспективный кандидат: если кандидат был одним из ваших фаворитов, но не был вашим лучшим выбором, вы можете отправить ему электронное письмо, сообщив ему, что он обладает многими из необходимых вам квалификаций, но кто-то лучше подходит для этой роли. Используйте это электронное письмо, чтобы побудить их подать заявку снова и сообщить им, что у вас есть их резюме.

• Неквалифицированный кандидат: если кандидат не соответствует большинству ваших требований, сообщите ему, что вы ищете более опытного кандидата. Используйте это письмо, чтобы пожелать им удачи в поиске работы.

• Опоздавший кандидат: Кандидат может подать заявку на вашу вакансию после истечения крайнего срока. Это электронное письмо сообщает им, что именно по этой причине вы не продвигаете их в качестве кандидата.

2. Держите его общим

Если кандидат специально не спрашивает ваши аргументы, вы можете оставить свои аргументы для отказа общими. Просто сообщите им, что вы нашли подходящего кандидата для своей команды и заполнили вакансию. Вы хотите, чтобы электронное письмо звучало профессионально и вежливо. Постарайтесь с пониманием отнестись к их положению, помня, что поиск работы требует времени и усилий.

3. Покажите свою признательность

Дайте кандидату понять, что вы цените его обращение в вашу компанию. Пожелайте им удачи в поиске работы, поделившись несколькими словами ободрения. Лучше быть милым, чем упоминать конкретные причины, по которым вы решили пойти дальше с кем-то еще.

4. Тщательно вычитывайте

Поскольку вы можете использовать это как массовое электронное письмо, важно, чтобы оно не содержало ошибок. Внимательно просмотрите его на наличие грамматических, орфографических ошибок и ошибок ясности. Попросите одного из членов вашей команды прочитать его тоже. Спросите их, звучит ли тон письма профессионально и подходит ли ваша компания для отправки.

Примеры электронных писем с заполненными позициями

Вот примеры различных типов электронных писем с указанием позиции:

Пример многообещающего кандидата

Вот пример электронного письма для кандидата, которого вы можете нанять в будущем:

Дорогая Джози,

Было здорово познакомиться с вами и узнать больше о ваших полномочиях. К сожалению, в настоящее время мы продвигаемся вперед с другим кандидатом. Мы искренне ценим, что вы обратились в нашу компанию, и ценим то, чем вы с нами поделились.

Мы считаем, что многие из ваших навыков и опыта соответствуют потребностям нашей компании, поэтому мы храним ваше резюме в файле. Пожалуйста, рассмотрите возможность подачи заявки на будущие вакансии у нас. Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь напрямую.

Желаем удачи в поиске работы.

Лучший,
Синди Мейерс
Менеджер по найму

Пример неквалифицированного кандидата

Вот электронное письмо для кандидата, который не соответствует вашим требованиям:

Дорогой Майкл,

Я пишу, чтобы сообщить вам, что наша команда не продвигается с вашей заявкой. Мы чувствовали, что нам нужен кандидат с большим опытом на эту должность.

Спасибо за заявку на эту роль. Мы надеемся, что вы найдете роль, которая лучше соответствует вашим текущим полномочиям.

Искренне,
Джордж Хиллсон
Менеджер по персоналу

Пример позднего кандидата

Вот электронное письмо для кандидата, который пропустил крайний срок подачи заявки:

Дорогой Ари,

Благодарим вас за отклик на нашу вакансию. К сожалению, мы получили вашу заявку позже установленного срока. Мы предложили роль другому кандидату. При подаче заявления в будущем, пожалуйста, помните о дате закрытия наших приложений.

Желаю удачи в остальной части вашего поиска работы. Мы надеемся, что вы найдете то, что соответствует вашим профессиональным целям.

Спасибо,
Линда Роджерс
Специалист отдела кадров