Как написать электронное письмо с вложением (с примерами и советами)

17 марта 2021 г.

Знание того, как написать электронное письмо с вложением, может повысить вашу продуктивность за счет улучшения вашего общения с другими людьми. Независимо от темы электронного письма, правильное добавление вложения может напрямую повлиять на то, как оно будет получено. Электронные письма с вложенными файлами — ценный инструмент общения, но они требуют знаний и правил этикета. В этой статье мы обсудим, что такое вложение электронной почты, объясним, как упомянуть и включить его в электронное письмо, а также предоставим советы и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.

Что такое вложение электронной почты?

Вложение электронной почты — это файл, который один человек отправляет другому с сопроводительным электронным письмом. Его цель обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую электронное письмо предлагает читателю, предоставляя дополнительный контент, который вы не можете выразить в теле электронного письма. Вложение может иметь различные форматы и размеры, наиболее типичными вложениями являются большие текстовые файлы, различные типы документов, электронные таблицы, отсканированные файлы, формы, изображения и видео.

Следует ли указывать вложение в теле письма?

Как и в большинстве других форм общения, при общении по электронной почте необходимо соблюдать некоторые правила и рекомендации. Когда дело доходит до вложений электронной почты, рекомендуется упомянуть прикрепленный файл где-нибудь в теле письма перед его отправкой как в формальных, так и в неформальных ситуациях.

Хотя обычно легко распознать электронное письмо с вложениями (поскольку оно сопровождается дополнительным значком рядом со строкой темы, указывающим на наличие вложения), некоторые получатели не открывают электронные письма с вложениями, если они точно не знают, что это такое и где. они из. Обычно причина этого заключается в том, чтобы не подвергать себя воздействию потенциально вредоносного вложения, такого как компьютерный вирус, который может повлиять на их устройство или другие файлы.

Как написать электронное письмо с вложением

Учитывайте эти пять шагов при составлении и отправке электронного письма с вложением:

1. Определите, какие файлы вы хотите отправить

Прежде чем писать электронное письмо, вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске или в памяти вашего устройства. Важно знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, потому что вам нужно упомянуть их в тексте электронного письма, а знание их местоположения может помочь вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой электронного письма.

2. Напишите тему письма

Следующим шагом является составление строки темы электронного письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать электронные письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема электронного письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что это за файлы.

3. Составьте тело письма

Если вложения являются единственной причиной, по которой вам нужно отправить сообщение, тело электронного письма может быть просто кратким описанием вложенных файлов. Если вложенные файлы являются лишь частью того, что должно быть передано в электронном письме, их необходимо упомянуть где-то в теле письма, в идеале с коротким предложением, в котором указывается, что они из себя представляют. Не рекомендуется отправлять электронное письмо с вложениями и без текста, так как получатель или его поставщик электронной почты могут спутать их со спамом.

4. Прикрепите файлы

После составления электронного письма последним шагом перед его отправкой является прикрепление необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может быть выполнен в любое время в процессе составления и отправки. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием электронного письма, потому что это исключает риск вообще забыть прикрепить их.

5. Просмотрите и отправьте электронное письмо

После того, как тема и тело письма написаны, а файлы прикреплены, вы можете быстро проверить и отправить письмо получателю.

Советы по написанию электронных писем с вложениями

Примите во внимание следующие советы, которые помогут вам писать и отправлять электронные письма с вложенными файлами:

Убедитесь, что вложение имеет соответствующий формат файла.

Вы должны убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, изображения или файлы любого другого типа, важно использовать общий формат файла, чтобы увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.

Попробуйте ограничить размер вложенного файла

Большинство почтовых серверов имеют ограничение на размер вложений, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов будут значительно меньше, если вы используете программное обеспечение для сжатия, чтобы преобразовать их в zip-файлы. Вы также можете изменить размер изображений с излишне высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить размер их файла, и вы можете сжать несколько текстовых файлов в один файл PDF.

Попробуйте вместо этого отправить ссылку

Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, рассмотрите возможность включения ссылки, содержащей информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо прикрепления реальных файлов. В зависимости от ситуации это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на изображения или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может облегчить и сделать более безопасным доступ получателя к информации.

Избегайте отправки множества несвязанных файлов в одном электронном письме.

Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить им много разных файлов, не связанных друг с другом. Таким образом, вы можете избежать путаницы, используя строку темы и тело каждого электронного письма для описания соответствующего вложенного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно позже.

Примеры писем с вложениями

Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:

Пример 1

Строка темы: Обновление отгрузки медицинских товаров с прикрепленным PDF-файлом

Уважаемый доктор Мэтьюз,
В ответ на ваш запрос относительно следующей партии предметов медицинского назначения, прибывающих в больницу общего профиля Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем название и количество каждого предмета снабжения в формате PDF.

Спасибо за ваш запрос, и не стесняйтесь писать в ответ, если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы относительно доставки или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.

Искренне,
Майкл Гилмор
Джонсон Медикал

Пример 2

Тема: Фотографии из нашей поездки в Канкун

Дорогая Мэри,
К этому письму я прикрепил 10 лучших фотографий из нашей поездки в Канкун. Я пришлю вам больше, как только получу их от Джона.

Надеюсь, они вам понравятся, и я с нетерпением жду нашего следующего приключения!

Любовь,
Павел