Как написать электронное письмо с просьбой об обновлении (с примерами)

Эффективное общение является ключевым аспектом успешных личных или профессиональных отношений. Поскольку многие компании и специалисты используют электронную почту в качестве основной формы общения, важно научиться составлять различные типы электронных писем. Одним из основных компонентов эффективного общения по электронной почте является отслеживание. В этой статье мы обсудим, как написать электронное письмо с просьбой об обновлении, и дадим советы о том, как структурировать последующее электронное письмо, чтобы увеличить ваши шансы на получение ответа.

Почему вы должны написать последующее электронное письмо?

Вот несколько причин, по которым вы можете написать последующее электронное письмо:

• Электронные письма с запросами на обновление увеличивают вероятность получения ответа на ваше предыдущее электронное письмо.

• Дополнительные электронные письма перемещают ваше сообщение в верхнюю часть папки «Входящие» получателя, напоминая ему о вашем разговоре.

• Вы можете показать, что цените работу и время получателя.

• Последующие электронные письма поддерживают связь и гарантируют, что получатель выполняет проекты или обязанности, как предполагалось.

Как отправить электронное письмо с просьбой об обновлении

Вы можете выполнить следующие действия, чтобы отправить электронное письмо с запросом на обновление:

1. Решите, когда отправлять электронное письмо

Подумайте, сколько времени прошло с момента отправки вашего последнего письма, когда вам нужен ответ и цель исходного сообщения. Вы можете отправить электронное письмо немедленно, если вам срочно нужен ответ. Если получатель сказал вам, что ответит в течение определенного периода времени, вы можете отправить электронное письмо по истечении крайнего срока. Для собеседований обычно приходится ждать от трех до пяти дней после этого, прежде чем запрашивать обновленную информацию, если вы не получили ответа.

2. Определите цель

Определите цель электронного письма и четко сформулируйте информацию, которую вы ожидаете получить. Важно определить, какой ответ вы хотите получить от получателя электронной почты, и включить язык, который может отражать эту цель. Вы можете использовать более формальный и серьезный тон, если дело срочное.

3. Добавьте привлекательную тему

Строка темы — это первая часть письма, которое видит получатель. Это то, что может побудить их открыть и даже ответить на вашу электронную почту. Хорошая тема письма должна быть четкой, лаконичной и интересной. Рассмотрите возможность добавления конкретных деталей, таких как ваше имя и цель электронного письма, чтобы помочь вашему письму выделиться в их почтовом ящике.

4. Просмотрите письмо

Закончив письмо, вы можете просмотреть его, чтобы проверить, соответствует ли оно вашему предполагаемому тону и содержит ли оно все необходимые детали. Проверка также помогает устранить орфографические и грамматические ошибки. Вы также можете попросить другого человека просмотреть ваш черновик или воспользоваться инструментом проверки орфографии.

4. Отправить

Отправьте или запланируйте свое электронное письмо после того, как убедитесь, что оно включает все необходимые детали. Если вы общаетесь между разными отделами или пишете последующее электронное письмо от имени кого-то другого, вы можете добавить их в поле «Копия», чтобы они также могли видеть вашу переписку. Вы также можете добавить адреса электронной почты в раздел BCC, если хотите, чтобы их адреса электронной почты оставались конфиденциальными.

Советы по написанию последующего электронного письма

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании электронного письма с просьбой об обновлении:

Сопровождение в короткие сроки

Постарайтесь быстро продолжить разговор, чтобы поддерживать активный разговор. Вы также можете держать получателя в центре внимания, когда отправляете быстрое продолжение. Попробуйте отправить письмо в течение пяти дней с момента последнего сообщения.

Поощряйте ответ

Вы можете поощрять ответ получателя электронной почты, задавая вопросы или прося их выполнить определенное действие. Если вы решите включить вопрос, попробуйте вежливо попросить информацию, которая вам нужна. Например, если вы работаете над проектом с другим членом команды, вы можете спросить их, могут ли они отправить вам обновления по электронной почте, и указать время, когда вы хотели бы получить ответ.

Добавить значение

При отправке дополнительного электронного письма укажите причину, по которой вам необходимо обновление. Это может дать им понять, что их ответ ценен, и время, которое они тратят, отвечая вам, того стоит. Вы также можете сосредоточиться на том, как предоставление вам необходимой информации может принести им пользу.

Сделайте это кратким

Получатель должен быть в состоянии узнать цель вашего электронного письма, даже если он быстро просканирует его. Постарайтесь включить только необходимые детали, сократив свое электронное письмо до одного или двух коротких абзацев. Если вам нужно предоставить дополнительную информацию, сначала укажите цель, а дополнительные сведения добавьте позже.

Включите призыв к действию

Сообщите получателю, что вы хотите, чтобы он сделал после прочтения вашего письма. Существует множество призывов к действию, таких как телефонный звонок, посещение веб-сайта, заполнение формы, прикрепление документов или файлов или организация виртуальной или физической встречи. Такие слова, как «присоединяйся», «читай», «начинай», «покупай» и «просмотри», могут создать хороший призыв к действию.

Примеры писем с просьбой об обновлениях

Написание последующих электронных писем может быть проще, если у вас есть несколько образцов или шаблонов, подготовленных для различных обстоятельств. Вот несколько примеров последующих электронных писем, которые вы можете использовать:

Образец 1

Тема: Передача аренды John Blue

Привет Джейсон,

Я говорил с тобой по телефону на прошлой неделе о переезде из квартиры Саннивейл Хилл в мае. Я надеюсь передать аренду Джулии Миллер, скопированной в этом электронном письме, с 1 июня по 6 декабря.

Скажите, пожалуйста, какие документы нам необходимо заполнить для передачи права собственности? Кроме того, я хотел бы получить обновленную информацию о статусе заявки Джулии на аренду. Я уезжаю из города рано утром в субботу и надеюсь уладить это до того, чтобы не было никаких проблем, когда Джулия переедет в квартиру в эти выходные. Не могли бы вы предоставить мне обновленную информацию до 17:30 вечера?

Спасибо,

Джон Блю

Образец 2

*Тема: Грета Стрэтхэм, кандидат на должность научного сотрудника*

Привет Калеб,

Я Грета, в настоящее время изучаю микробиологию и клеточную науку в Университете Квин-Крик, и мы встретились на прошлой неделе на научном конкурсе в кампусе. Я просто хотел еще раз поблагодарить вас за то, что вы поделились со мной своим опытом работы в Invenis Genetics International и предоставили мне информацию об открытой вакансии ассистента-исследователя.

Как уже говорилось в моем предыдущем электронном письме, узнав о ваших успехах в области сотовой идентификации, я был очень рад дальнейшему изучению возможностей с командой исследований и разработок в Invenis. Я очень ценю ваше время и советы.

Я хотел бы узнать, есть ли у вас возможность ознакомиться с историей моей работы и несколькими новаторскими проектами, над которыми я работал, о которых я отправил вам по электронной почте на прошлой неделе? Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-то еще с моей стороны, так как я хотел бы получить обновленную информацию о следующих шагах. Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время!

С наилучшими пожеланиями,

Грета Стрэтэм

Образец 3

Тема: Джиллиан Смит, менеджер команды

Привет Гарри,

Я говорил с вами на прошлой неделе о новой должности менеджера команды. В то время вы заявили, что ищете организованного менеджера, ориентированного на работу в команде, и человека, способного научить всю команду достигать поставленных целей.

Я хотел отправить вам электронное письмо, чтобы получить обновленную информацию о том, заполнили ли вы уже эту вакансию. Я по-прежнему очень заинтересован в том, чтобы присоединиться к вашей команде по продажам, поэтому я надеюсь, что смогу связаться с вами и договориться о времени встречи для интервью, чтобы обсудить, как я могу применить свои лидерские качества в Crider and Warner.

Если вакансия больше недоступна, не могли бы вы сообщить мне о других открытых вакансиях или о том, что я могу улучшить в будущем? Я с нетерпением жду ответа от вас.

С уважением,

Джиллиан Смит