Как написать электронное письмо с извинениями и строку темы (с шаблоном и примером)

13 мая 2021 г.

Электронные письма с извинениями позволяют вам признать ошибку, допущенную вашей компанией, и устранить проблему с клиентами. Вы можете отправить электронное письмо с извинениями за различные вещи, такие как известная проблема с продуктом, отправка электронного письма с неверной информацией или более крупная проблема в масштабах всей компании. Важно разработать электронное письмо, в котором ваши искренние извинения будут отражены во всех аспектах электронного письма, включая дизайн, содержание и строку темы. В этой статье мы обсудим, что такое хорошая тема письма с извинениями, и предоставим шаги для написания письма с извинениями, шаблон и пример.

Какой должна быть хорошая тема письма с извинениями?

Хорошая строка темы электронного письма с извинениями устанавливает причину вашего письма и побуждает пользователя открыть его. Он должен прямо упоминать или, как минимум, намекать на совершение ошибки. Ваша тема письма также должна соответствовать вашему бренду подлинным и аутентичным образом.

Вот несколько примеров хороших тем письма с извинениями:

• О нашем последнем письме…

• Давайте попробуем это снова…

• Извини за это!

• Мы запутались.

• Ой! Вот письмо, которое мы хотели отправить.

• Мы сделали ошибку. Позвольте нам сделать это для вас.

• Мы ценим ваше понимание нашей ошибки.

• Запутались в нашем последнем письме? Давайте объясним.

Подумайте, как сделать так, чтобы ваша электронная почта выделялась в почтовых ящиках получателей. Например, если это соответствует вашему бренду и серьезности ошибки, рассмотрите возможность добавления соответствующего смайлика в строку темы. Точно так же важно, чтобы ваша тема побудила получателя открыть ее, чтобы он понял, что вы знаете, что пошло не так. Рассмотрите возможность отправки кода скидки или аналогичной акции вместе с письмом с извинениями и включите подсказку об этом сюрпризе в строке темы.

Как написать электронное письмо с извинениями

Выполните следующие действия, чтобы написать электронное письмо с извинениями:

1. Открыть приветствием

Начните письмо с личного приветствия, например «Дорогой» или «Здравствуйте». Представьтесь по имени и компании, от которой вы отправляете электронное письмо, и кратко упомяните причину вашего электронного письма. Это помогает добавить индивидуальности вашему электронному письму и создать личную связь, чтобы завоевать доверие читателя.

2. Признайте свою ошибку

Признайте, что пошло не так. Начните свое высказывание такими словами, как «К сожалению» или «К сожалению». Добавьте краткое объяснение того, что, возможно, испытал получатель.

3. Включите подробности о том, что произошло

Предоставьте дополнительные сведения об инциденте, например, что стало причиной возникновения проблемы. Однако важно избегать оправданий тому, что произошло. Постарайтесь использовать позитивный язык при обсуждении того, что произошло. В зависимости от серьезности ситуации и от того, соответствует ли она тону вашего бренда, подумайте о том, чтобы добавить немного юмора, чтобы создать беззаботное, но искреннее электронное письмо.

4. Извинитесь за случившееся

Принесите свои искренние извинения за то, что произошло. Используйте это как возможность подтвердить, как ошибка, вероятно, повлияла на получателя. Это важно, поскольку ваши подписчики доверяют вам свою личную информацию для отправки электронных писем, а подписчики должны знать, что они по-прежнему могут доверять вашему бренду в отношении электронных писем, продуктов или услуг.

5. Обсудите, как вы избежите проблемы в будущем

Заверьте получателя, что ошибка больше не повторится. Предоставьте подробную информацию о том, что ваша компания сделала, чтобы предотвратить повторение ошибки. Это может помочь восстановить доверие ваших подписчиков к вам и создать ожидания, которые ваша компания сможет оправдать.

6. Пригласите подписчиков задавать вопросы

Предложите подписчикам обращаться в компанию с любыми дополнительными вопросами или проблемами. Убедите их, что вы готовы обсудить проблему и готовы сделать все необходимое для ее решения. Предоставьте им лучшие способы связи с вашей компанией и рассмотрите возможность включения прямой контактной информации в подпись вашего электронного письма.

7. Добавьте заключительное заявление

Завершите письмо заключительным заявлением. Включите заявление, подтверждающее ваши извинения. Спасибо читателю за уделенное время и понимание.

8. Подпишите письмо

Подпишите свое электронное письмо заключительной фразой, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Добавьте свое имя и должность в компании, а также добавьте контактную информацию, которую получатели могут использовать, если у них возникнут дополнительные вопросы. Рассмотрите возможность добавления значков бренда в социальные сети или на веб-сайт вашей компании рядом с подписью.

9. Выберите тему письма

Просмотрите свою электронную почту и выберите строку темы, которая лучше всего отражает цель электронной почты. Убедитесь, что строка темы, которую вы создаете, отражает ваш бренд и тон письма. Убедитесь, что текст вашего электронного письма соответствует всем обещаниям, данным или поддразнивающим в теме, например включению купонов.

10. Проверьте свою электронную почту

После того, как вы закончите писать свое электронное письмо, проверьте его на наличие грамматических ошибок и ясности. Попробуйте прочитать свое электронное письмо вслух, чтобы убедиться, что оно понятно, и попросите кого-нибудь, кому вы доверяете, прочитать электронное письмо и оставить отзыв. Если вы используете программное обеспечение для электронной почты, чтобы отправить электронное письмо с извинениями в список подписчиков, проверьте форматирование. Отправьте себе и нескольким другим сотрудникам вашей компании тестовое электронное письмо и проверьте его на наличие ошибок.

11. Отправьте электронное письмо с надежного адреса

Обязательно отправьте электронное письмо с извинениями с узнаваемого адреса электронной почты. Адрес должен выглядеть заслуживающим доверия, убеждая получателей, что электронное письмо безопасно открывать и читать. Убедитесь, что и адрес, и имя получателя точно отражают того, кто отправляет электронное письмо.

Шаблон письма с извинениями

Используйте этот шаблон в качестве руководства при написании электронного письма с извинениями:

Тема: [Add a short apology email subject line]

[Greeting] [Recipient’s name],

Меня зовут [your name]и я [your job title] в [your company name]. Я пишу вам сегодня, чтобы обратиться к [issue you happened]. К сожалению, вы могли заметить, что [details of what the reader may have experienced].

Я хотел бы искренне извиниться за ошибку. Мы определили, что это произошло потому, что [reason the issue happened]. И снова от имени [your company name], я хотел бы извиниться за это. Мы знаем, что вы ожидаете от нас большего, и мы понимаем [example of how the issue may have affected your users]. Чтобы проблема не повторилась, мы [details of your company’s plan or actions to prevent the error from happening again].

Если у вас есть какие-либо дополнительные проблемы или вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [your company name]. Вы можете позвонить нам по [your company phone number], или вы можете щелкнуть ссылку в нижней части электронного письма, чтобы отправить онлайн-форму. Мы рады помочь вам.

Еще раз прошу прощения за [brief mistake description] проблема. Я ценю ваше понимание.

[Farewell],

[Your name]
[Your job title]
[Your company name]
[Your contact information]

Пример письма с извинениями

Вот пример электронного письма с извинениями, на которое следует ссылаться при написании собственного:

*Тема: Что только что произошло (и как мы вам это исправим)*

Привет Кейси,

Меня зовут Тейлор Кастл, и я президент отдела обслуживания клиентов Daisy Shoe Company. Я пишу вам сегодня о проблеме, с которой вы, возможно, столкнулись при попытке приобрести нашу новейшую линию сандалий. К сожалению, спрос на обувь оказался выше, чем мы ожидали.

От имени всех сотрудников Daisy Shoe Company я искренне извиняюсь за трудности с нашими новыми летними сандалиями. Наш сайт быстро упал из-за трафика, и мы понимаем, что многие люди не смогли купить ту обувь, которую хотели. Мы гордимся тем, что создаем красивую обувь и превосходное обслуживание клиентов, и нам очень жаль, что этот опыт не отразил этого.

Чтобы этого больше не повторилось, мы находимся в процессе обновления нашего веб-сайта и серверов, чтобы убедиться, что они способны удовлетворить спрос будущих выпусков. Кроме того, мы сделали все наши сандалии из релиза доступными для предзаказа до конца месяца. В качестве дополнительного бонуса используйте код DAISY15, чтобы сэкономить 15% на вашем заказе. Если вы успешно заказали обувь без проблем, свяжитесь с нами по ссылке в нижней части электронного письма, чтобы получить возмещение в эквивалентной сумме.

Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения по поводу сбоя веб-сайта или предварительного заказа сандалий, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. Позвоните нам по телефону 1-888-555-5555 или воспользуйтесь ссылками в нижней части электронного письма, чтобы поговорить с нами онлайн. Мы всегда рады помочь.

Еще раз, от имени Daisy Shoe Company, я приношу извинения за проблему и разочарование. Мы ценим ваше понимание и с нетерпением ждем продолжения наших отношений с вами в стиле.

Искренне,

Тейлор Касл
Президент по обслуживанию клиентов
Дейзи обувная компания
1-888-555-5555
customerserviceteam@daisyshoeemail.com