Как написать электронное письмо, информирующее клиентов об увольнении

Когда вы собираетесь оставить работу, связанную с клиентом, важно знать, как информировать своих клиентов о вашем ожидающемся уходе, оставаясь при этом в дружеских условиях. Написать электронное письмо, информирующее клиентов о вашем увольнении, не только вежливо, но и полезно как для вашего работодателя, так и для ваших клиентов. Отправка вашим клиентам уведомления о вашей отставке также упрощает переход к работе с другим сотрудником, снимает беспокойство клиентов и сохраняет возможность работы в будущем. В этой статье мы обсудим, что такое электронное письмо об увольнении для клиентов, опишем, как его написать, и поделимся советами, как сделать ваше уведомление об увольнении профессиональным и дружелюбным.

Что такое заявление об увольнении для клиентов?

Письмо об увольнении клиентам — это уведомление, отправленное клиентам, для которых вы были основным контактным лицом, менеджером по работе с клиентами или поставщиком услуг. Точно так же, как вежливо и профессионально уведомить своего руководителя об уходе из компании, уведомление ваших клиентов считается надлежащим этикетом при общении с клиентами.

Письменное уведомление, обычно по электронной почте, является наиболее распространенным и простым способом сообщить клиентам о вашей отставке. Хотя вы можете выбрать телефонный или видеозвонок, электронное письмо — это самый простой способ представить факты и актуальную контактную информацию вашим клиентам.

Как написать электронное письмо, информирующее клиентов об увольнении

Знание того, как информировать своих клиентов о вашей отставке, поможет как вашим клиентам, так и сотруднику, взявшему на себя ваши обязанности с этим клиентом. Важно понимать, какую информацию включать в письмо об увольнении клиентам и какой тон использовать.

Вот шаги для написания электронного письма, информирующего клиентов о вашей отставке:

1. Обращайтесь к клиентам формально, но лично

Начните свое письмо с профессионального приветствия, такого как «дорогой» или «доброе утро», даже если вы привыкли обращаться к своим клиентам более неформально. Хотя вы можете отправить это сообщение нескольким клиентам, используйте индивидуальное имя клиента в приветствии.

2. Заявите, что уходите в отставку

В первом полном предложении вашего электронного письма об отставке должно быть четко указано, что вы уходите из своей нынешней компании. Вам не нужно сообщать клиенту о причинах вашего увольнения. Можно дать краткое, но расплывчатое объяснение, например, «по личным причинам» или «для моего здоровья», но основное внимание в вашем сообщении должно быть уделено будущему клиента в компании.

3. Предложите четкий график перехода

Сообщите вашим клиентам точную дату, когда ваше заявление об отставке вступит в силу. Не забудьте также сообщить последнюю дату, когда они все еще могут связаться с вами по поводу своей учетной записи, независимо от того, совпадает ли эта дата с вашей отставкой или предшествует ей.

4. Включите свою контактную информацию

Укажите свой адрес электронной почты в теле сообщения. Если применимо, укажите другую соответствующую контактную информацию, такую ​​как номер телефона или добавочный номер.

5. Познакомьте их с новым контактным лицом

Если вы знаете, какой сотрудник возьмет на себя ваши обязанности с этим клиентом, сообщите об этом своему клиенту. Укажите имя сотрудника и контактную информацию. Представьте своего клиента его новому контактному лицу с кратким, но позитивным заявлением о сотруднике. Вы могли бы, например, поделиться их восторженным отношением к работе или обсудить их текущие обязанности в компании.

6. Поблагодарите своего клиента

Выразите благодарность вашему клиенту за работу, которую он проделал с вами, пока вы были в компании. Как и в случае с приветствием, хотя вы можете отправить этот шаблон электронной почты нескольким клиентам, персонализируйте эту часть электронной почты. Обсудите, что вы цените в работе с этим конкретным клиентом. Включение этой персонализации помогает как плавно перевести вашего клиента на новое контактное лицо, так и гарантировать, что вы остаетесь в хороших отношениях с клиентом даже после вашей отставки.

Советы по написанию письма об увольнении клиентам

Уведомление клиентов о том, что вы ожидаете увольнения, может упростить перенос их учетных записей как для клиента, так и для его нового контактного лица. Когда вы пишете электронное письмо, информирующее клиентов об увольнении, важно знать, какую информацию следует включить в электронное письмо, а какую лучше опустить.

Вот наш лучший совет по отправке письма об увольнении клиентам:

Сначала проконсультируйтесь с вашим руководителем

Прежде чем уведомлять клиентов о своем уходе, поговорите со своим руководителем. В некоторых компаниях уже установлены внутренние правила уведомления клиентов об уходе сотрудника. В этом случае ваш руководитель может захотеть сообщить вашим клиентам о вашем увольнении до того, как вы это сделаете.

Некоторые компании могут предпочесть, чтобы вы вообще не сообщали своим клиентам о своей отставке. Если ваше нынешнее место работы является одним из них, то вам следует пересмотреть направление письма об увольнении своим клиентам. Прислушиваясь к политике своего руководителя, вы сможете оставаться в хороших отношениях с компанией даже после того, как уволитесь.

Построить в переходный период

Точно так же, как большинство компаний предпочитают, чтобы их сотрудники заблаговременно уведомляли об увольнении, большинство клиентов также предпочитают время, чтобы скорректировать свою деятельность. Постарайтесь разослать клиентам заявление об увольнении как минимум за две недели до вашего ухода из компании.

Включайте только необходимую информацию

В конечном счете, ваша цель, отправляя своим клиентам письмо об увольнении, состоит в том, чтобы ваш клиент поддерживал положительные отношения как с вами, так и с вашей бывшей компанией. Для этого сосредоточьте свое электронное письмо с заявлением об увольнении только на информацию, относящуюся к переходному периоду клиента и его будущему в компании. Включите только минимальную информацию о причинах вашей отставки и ваших личных чувствах по отношению к компании.

Покажите свою готовность работать вместе в будущем

Если вы собираетесь продолжать работать в той же или смежной области, подумайте об упоминании о том, что вы надеетесь снова поработать с вашим клиентом в будущем. Это помогает сохранить возможность будущих возможностей трудоустройства. Не сообщайте подробности о своих будущих карьерных планах, например название вашей новой компании, в электронном письме. Если клиента интересуют эти детали, ими можно поделиться позже по телефону или в видеочате.