Как написать деловое сопроводительное письмо

16 марта 2021 г.

Если вы заинтересованы в подаче заявления на работу, важно иметь надежное резюме и сопроводительное письмо, в которых эффективно излагается ваша квалификация для должности, на которую вы претендуете. Сопроводительное письмо — это одно из первых впечатлений, которые произведет на вас менеджер по найму, поэтому важно, чтобы оно учитывалось. Если вы работаете в бизнесе, у вас должно быть качественное сопроводительное письмо, которое точно описывает, кто вы как бизнес-профессионал, а также показывает, что вы можете привнести в новую роль. В этой статье мы объясним, почему деловое сопроводительное письмо важно, и шаги, которые необходимо предпринять для его создания.

Почему деловое сопроводительное письмо важно?

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, работодатели, скорее всего, попросят вас предоставить резюме и сопроводительное письмо. В то время как в вашем резюме перечислены ваши квалификации для этой роли, ваше сопроводительное письмо дает вам возможность расширить свой разнообразный опыт и навыки, упомянутые в вашем резюме. Если ваше сопроводительное письмо и резюме достаточно убедительны, менеджер по найму, скорее всего, свяжется с вами и назначит время для собеседования. По сути, ваше сопроводительное письмо может увеличить или уменьшить ваши шансы на продвижение в процессе найма.

Что включить в сопроводительное письмо

Когда вы создаете свое деловое сопроводительное письмо, важно выделить ваши различные квалификации, которые можно использовать, чтобы определить, станете ли вы хорошим кандидатом. Вот что вы должны включить в свое профессиональное деловое сопроводительное письмо:

• Ваше имя и контактные данные: эти два элемента должны быть в верхней части сопроводительного письма. Вы должны указать свое полное имя, а также номер телефона и адрес электронной почты. Убедитесь, что указанный вами адрес электронной почты является профессиональным.

• Контактная информация работодателя: вы также должны указать имя работодателя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты в верхней части сопроводительного письма.

• Профессиональное приветствие: не забудьте указать имя менеджера по найму при адресовании сопроводительного письма и не используйте фразу «кого это может касаться». «Уважаемый» работает лучше, когда вы обращаетесь к менеджеру по найму за сопроводительным письмом.

• Ссылка на должность, на которую вы претендуете: это позволит менеджерам по найму узнать, на какую работу вы претендуете, чтобы они могли соответствующим образом подать ваше заявление и сопутствующие документы.

• Расширение вашей квалификации: обязательно укажите свой соответствующий опыт работы, образование и свои навыки, относящиеся к этой должности.

• Краткий обзор того, что делает вас квалифицированным кандидатом. Увидев ваш опыт и навыки, важно подвести итог тому, что делает вас подходящим кандидатом для этой работы.

• Попросите менеджера по найму связаться с вами: обязательно включите призыв к действию в конце сопроводительного письма. Например, «Я приложил свое резюме к электронному письму. Спасибо, что рассмотрели меня. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами».

• Профессиональное завершение: рассмотрите возможность использования слов «Всего наилучшего» или «С уважением», чтобы закрыть сопроводительное письмо.

Чем лучше вы сможете составить связное и убедительное сопроводительное письмо, тем больше у вас шансов попасть на собеседование. Убедитесь, что вы подробно описали каждый элемент и полностью используете сопроводительное письмо, чтобы повысить свои шансы.

Как создать деловое сопроводительное письмо

При создании профессионального делового сопроводительного письма рассмотрите следующие шаги:

1. Просмотрите объявление о вакансии

Прежде чем приступить к написанию сопроводительного письма, важно указать вакансию, на которую вы претендуете. Обязательно отметьте любые требования к навыкам, опыту или образованию, упомянутые работодателем. Важно, чтобы вы не только соответствовали этим требованиям, но и эффективно указывали, как вы их выполняете в сопроводительном письме.

2. Составьте список ключевых слов и навыков

Когда вы просматриваете объявление о вакансии, также важно учитывать любые упомянутые ключевые слова, которые вы планируете использовать в сопроводительном письме. Например, если в объявлении о вакансии упоминается определенное компьютерное программное обеспечение, вы должны указать свой опыт работы с ним в сопроводительном письме.

3. Перечислите всю контактную информацию

При написании сопроводительного письма обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы менеджер по найму знал, как с вами связаться. Хотя вам не нужно указывать свой домашний адрес, вы должны указать служебный адрес электронной почты и свой номер телефона. Держите эту информацию вверху для печатного сопроводительного письма и под своей подписью для сопроводительного письма по электронной почте.

Кроме того, включите контактную информацию менеджера по найму, к которому вы обращаетесь. Укажите их имя и должность в компании или просто название компании и контактную информацию. Если у вас нет их контактной информации, вы можете связаться с компанией, чтобы узнать, кому вы должны адресовать свое сопроводительное письмо.

4. Напишите приветствие

Это часть вашего сопроводительного письма, где вы будете обращаться непосредственно к менеджеру по найму. Использование «уважаемый» — отличный способ обратиться к ним. Например, «Уважаемая г-жа Смит» или «Уважаемый г-н Джон Доу». Избегайте использования фразы «кого это может касаться» при написании приветствия.

5. Напишите введение

В начале введения укажите должность, на которую вы претендуете. Например, вы можете сказать: «Я подаю заявку на должность бизнес-аналитика в XYZ». Продолжая, не забудьте должным образом подчеркнуть свои навыки и указать, как вы подходите для роли, на которую претендуете.

6. Напишите текст сопроводительного письма

Это часть вашего сопроводительного письма, в которой вы должны рассказать о своем опыте работы. Также может быть полезно рассказать историю из вашей карьеры, чтобы еще больше рассказать о том, как ваши навыки используются на рабочем месте. Это также позволит менеджеру по найму увидеть вашу личность и то, как вы ведете себя на рабочем месте. По сути, основная часть вашего сопроводительного письма должна показывать, насколько вы лучше всего подходите для этой роли. Не забудьте подробно указать любую соответствующую квалификацию.

7. Напишите заключение

При написании заключительного заявления убедитесь, что вы поддерживаете профессиональный, но энергичный тон, чтобы сообщить менеджеру по найму, что вы заинтересованы в этой должности. Например, вы можете сказать: «Я считаю, что моя квалификация позволит мне хорошо подойти для этой роли. Я с нетерпением жду возможности узнать больше об этой должности и вашей компании».

8. Подпишите сопроводительное письмо

Подписывая сопроводительное письмо, убедитесь, что вы поддерживаете профессиональный и уважительный тон. Важно использовать формальное завершение, когда вы обращаетесь к незнакомому человеку. Если вы пишете коллеге или другому человеку, которого вы знаете, вы можете закончить менее официально. Некоторые примеры того, как правильно закрыть сопроводительное письмо, включают следующее:

• Искренне

• С уважением

• С уважением

• С уважением

• Сердечно

Примеры

Когда вы пишете деловое сопроводительное письмо, может быть полезно обратиться к примерам. Рассмотрите следующие примеры деловых сопроводительных писем, чтобы лучше понять, как составить собственное письмо.

Пример 1

Уважаемая мисс Джонс,

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в должности административного помощника в компании XYZ. Как высококвалифицированный бизнес-профессионал, я постоянно ищу способы оптимизировать офисную коммуникацию и организацию, одновременно оказывая поддержку на рабочем месте в целом. У меня есть многолетний опыт выполнения различных канцелярских задач, и я хотел бы иметь возможность предложить свои навыки и опыт вашей компании.

На моей предыдущей должности административного помощника в компании XYZ я эффективно упростил общение в офисе, внедрив новое программное обеспечение для работы с электронной почтой, которое ежегодно экономило нашей компании 20 000 долларов. Я также занимался организацией всех командировок компании и сократил расходы на командировки на 40 %, а также постоянно искал способы лучше упорядочить файлы и отчеты компании. Когда возникали проблемы, я своевременно их устранял и искал наилучший план действий, который в конечном итоге принесет пользу бизнесу.

Я эффективный коммуникатор и стараюсь снять любой стресс на рабочем месте с помощью своих различных обязанностей. В дополнение к моим коммуникативным навыкам, у меня также есть сильные навыки обслуживания клиентов, компьютера и межличностного общения. Как бизнес-профессионалу, мне нравится бросать себе вызов и ежедневно расширять свои навыки.

Мне бы очень хотелось продолжить свой личный и профессиональный рост на этой должности в компании XYZ. Я был очень взволнован, чтобы услышать об этом открытии и с нетерпением жду услышать больше об этом. Я приложил свое резюме для вашего обзора. С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне,
Джейн Доу

Пример 2

Дорогой мистер Доу,

Я пишу, чтобы подать заявку на роль помощника руководителя, как рекламируется для компании XYZ. Я был рад увидеть вакансию в списке, так как у меня есть многолетний опыт работы на аналогичных должностях. Из-за этого я считаю, что буду активом для вашей компании.

На моей нынешней должности в компании XYZ я отлично справляюсь со своими многочисленными обязанностями, включая канцелярскую работу, организацию поездок и упорядоченное общение в офисе. Координируя поездки наших руководителей, я сократил расходы на 30 % по сравнению с предыдущим годом. Я также планирую и организую все собрания персонала и ежедневно обрабатываю входящие звонки. Наличие оптимизированной системы для офисной связи является для меня первоочередной задачей. При внедрении новых систем в нашей компании за последние несколько месяцев наблюдается рост производительности. Я эффективен, надежен и хорошо организован. У меня также есть опыт работы с различным компьютерным программным обеспечением, и я печатаю со скоростью 90 слов в минуту. Я не сомневаюсь, что мои навыки и квалификация сделают меня отличным кандидатом для вашей компании.

Я рад получить от вас ответ и узнать больше об этой возможности. Я прикрепил к этому сопроводительному письму свой адрес электронной почты. Не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время.

С уважением,
Рэйчел Доун