Как написать благодарственное письмо за назначение в совет

26 августа 2021 г.

Сотрудники часто встречаются с членами совета директоров компании. Во время этих встреч сотрудники могут обсудить детали проекта или провести презентацию. Крайне важно отправить благодарственное письмо после встречи с правлением, чтобы выразить благодарность за встречу. В этой статье мы обсудим список шагов, которые вы можете предпринять, чтобы составить благодарственное письмо за встречу с советом директоров, и предоставим вам список советов, которые следует учитывать при создании вашего сообщения.

Что такое благодарственное письмо за назначение в правление?

Благодарственное письмо за назначение в совет директоров — это документ, в котором выражается благодарность за встречу с советом директоров вашей компании. Часто сотрудники могут встречаться с правлением, чтобы высказать идеи, проконсультироваться по требованиям проекта или предоставить информацию о проекте. После встречи важно написать письмо, в котором вы поблагодарите их за то, что они нашли время, чтобы встретиться с вами.

Отправка благодарственного письма важна для того, чтобы вы могли продемонстрировать членам правления причины, по которым назначение было важным, и какую пользу вы могли бы извлечь из встречи. Обычно сотрудники отправляют благодарственное письмо по электронной почте членам правления, хотя они могут отправить письмо по почте.

Как написать благодарственное письмо за назначение в совет

Используйте эти шаги, чтобы помочь вам написать краткое и содержательное благодарственное письмо за встречу с советом директоров:

1. Создайте подробную тему письма

В начале письма кратко изложите ключевые моменты сообщения, указав краткую тему. Подумайте о том, чтобы указать дату встречи или краткую информацию, связанную с целью встречи. Вот несколько примеров тем:

• Спасибо за встречу 5-7-21

• Благодарим вас за потраченное время на изучение документов дела.

• Благодарственное письмо по поводу вчерашнего заседания правления, 19.06.21

2. Включите профессиональное приветствие

После строки темы включите профессиональное приветствие, чтобы открыть письмо. Попробуйте включить имя представителя правления, с которым вы встречались. Если вы встречались с более чем одним представителем, вы можете указать имя каждого специалиста или вы можете называть их вместе «Совет директоров».

3. Начните с благодарственного заявления

После вашего приветствия поблагодарите получателя за участие во встрече благодарственным вступительным предложением. Вы можете поблагодарить их за то, что они нашли время выслушать вашу презентацию или за участие во встрече для обсуждения информации о проекте или требований. Обязательно подчеркните, что вы благодарны им за потраченное время.

4. Предоставьте подробную информацию о встрече

Члены совета директоров посещают несколько мероприятий в течение дня, поэтому предоставление подробной информации о содержании и времени каждого заседания может помочь им оставаться организованными. Укажите дату встречи и подробности относительно цели встречи, например, если это было проектное предложение или презентация продаж. Упоминание подробностей может напомнить членам совета директоров о том, что вы обсуждали, что укрепит их профессиональные связи с вами.

5. Обсудите преимущества встречи

Вы можете подробно рассказать о важности встречи или преимуществах, которые она может принести. Например, если у вас была встреча с советом директоров, которая помогла вам определить требования к проекту, вы можете указать в своем письме, что встреча помогла продвижению проекта вперед. Предоставление преимуществ встречи может показать, что встреча была продуктивной и полезной.

6. Включите закрытие

В заключение вашего письма еще раз поблагодарите члена правления за уделенное время. Включите заключительные слова, а затем укажите свое полное имя и должность. Если вы отправляете письмо через прямую почтовую рассылку, не забудьте подписать свое имя под закрытием.

Советы по написанию благодарственного письма за встречу с советом директоров

Вот несколько советов, которые следует учитывать при составлении благодарственного письма:

Будьте кратки

Как правило, полезно составлять благодарственное письмо длиной от одного до двух абзацев. Убедитесь, что ваша электронная почта кратка, чтобы члены правления могли быстро ее прочитать. Включив один-два абзаца с благодарностью за потраченное время, вы сможете донести свои ключевые моменты, оставаясь при этом кратким.

Корректура

Обязательно отредактируйте письмо, прежде чем отправить его члену правления. Вычитка вашего письма позволяет вам найти любые орфографические или грамматические ошибки, что гарантирует, что вы отправите сообщение без ошибок. Подумайте о том, чтобы ваш коллега, которому вы доверяете, прочитал ваше письмо, чтобы найти ошибки, которые вы, возможно, упустили из виду.

Отправьте письмо в течение двух дней после встречи

Отправляя благодарственное письмо члену правления, постарайтесь отправить его вскоре после завершения встречи. Лучше всего отправить письмо в течение двух дней после встречи. Это может помочь члену правления легче вспомнить собрание.

Образец благодарственного письма

Вот шаблон, который вы можете использовать при создании благодарственного письма за встречу с советом директоров:

Тема: [Brief summary of email’s key points]

дорогая [name of board member],

Спасибо за встречу со мной на [date] в [time] обсуждать [meeting’s purpose]. Я ценю, что вы позволили мне и моей команде [description of meeting activity].

С вашей помощью эта встреча позволила нам [benefit of meeting]что помогает нам [description of benefit]. Еще раз спасибо за время.

Искренне,

[Your full name] [Job title]

Примеры благодарственных писем

Вот несколько примеров благодарственных писем за назначение в совет директоров:

Пример первый

Вот благодарственное письмо за встречу по поводу проектного предложения:

Тема: Спасибо за встречу по поводу проектного предложения

Уважаемая мисс Коллинз,

Спасибо, что встретились со мной и моей командой 19 июня в 12:00, чтобы обсудить обновленное проектное предложение справочника сотрудников. Благодарю вас за то, что вы позволили мне и моей команде представить наши идеи для новых руководств и настройки справочника.

С вашей помощью эта встреча позволила нам приступить к разработке руководства, и мы успешно завершили ранние этапы разработки. Еще раз спасибо за время.

Искренне,

Марта Холл, руководитель проекта

Пример второй

Вот благодарственное письмо за встречу по поводу презентации прогноза продаж:

Тема: Спасибо за встречу 20 декабря 2020 г.

Уважаемый Совет директоров!

Спасибо, что встретились со мной 20 декабря 2020 года, чтобы обсудить самый последний прогноз продаж на предстоящий период продаж. Я ценю, что вы позволили мне и моей команде предоставить вам наши результаты расчетов и оценки.

С вашей помощью эта встреча позволила нам передать цифры руководителю бухгалтерии для дальнейшего рассмотрения, что еще на один шаг приблизило нас к завершению наших прогнозов. Еще раз спасибо за время.

Искренне,

Дуг Джонстон, помощник бухгалтера