Как написать благодарственное письмо сотруднику (с шаблоном и примером)
22 февраля 2021 г.
Благодарственное письмо полезно в любое время, когда вы хотите выразить благодарность за событие или происшествие. Тем не менее, менеджеры могут использовать благодарственные письма сотрудников как часть своей общей стратегии управления, поскольку благодарственное письмо — это внешнее вознаграждение, которое может стимулировать внутреннюю мотивацию в их команде. В этой статье мы обсудим, как составить благодарственное письмо сотрудникам, используя шаблон и пример, чтобы вдохновить вас на собственное письмо.
Что такое благодарственное письмо для сотрудников и почему оно важно?
Есть несколько причин, по которым разумно отправлять благодарственные письма сотрудникам. Во-первых, физическое письмо может быть материальным вознаграждением, которое обеспечивает внешнюю мотивацию сотрудников, особенно в сочетании с дополнительными вознаграждениями, такими как оплачиваемый отпуск или обед, купленный компанией. Часто благодарственное письмо будет использоваться для объявления дополнительного мотиватора как части общей системы вознаграждения, чтобы побудить сотрудников работать определенным образом.
Далее, знак признательности, даже небольшой, может вызвать внутреннюю мотивацию у сотрудников, которые хотят признания, чтобы чувствовать себя ценными. Существует широкий спектр внутренних мотиваторов или тех, которые апеллируют к личным ценностям и убеждениям, и что-то вроде благодарственного письма может предложить внутреннюю награду людям, которые реагируют на этот тип мотивации.
Наконец, самое время сказать «спасибо». Независимо от того, рассматриваете ли вы это как всеобъемлющую часть системы управления, которая включает в себя вознаграждение, или вы просто отмечаете хорошо выполненную работу, всегда полезно проявлять благодарность как лидеру за сотрудников, которые выделяются из толпы. Такие действия, как благодарность сотрудников, помогают создать офисную культуру, в которой сотрудники счастливее и работают более эффективно.
Как написать благодарственное письмо сотруднику
Чтобы написать благодарственное письмо сотрудникам, выполните следующие действия:
Выберите правильный носитель
Будьте ясны и лаконичны
Создайте свое приветствие
Напишите свою конкретную цель
Используйте конкретные примеры
выйти
Редактировать тщательно
1. Выберите правильный носитель
Благодарственное письмо традиционно приходит в одном из двух форматов, которое может быть отправлено по электронной почте или отправлено по почте. Электронная почта менее формальна. Предложение печатного письма может быть выгодным, потому что это знак признания, который ваш сотрудник может сохранить. Если вы выберете последнее, оно должно быть отправлено на качественной бумаге с четким бланком, который идентифицирует компанию.
2. Будьте ясны и лаконичны
Вы должны сосредоточиться на ясном, лаконичном языке, который может хорошо сформулировать вашу точку зрения. Основная часть вашего письма должна быть структурирована так, чтобы содержать ключевые примеры превосходства и благодарный язык, который предлагает контекст.
3. Создайте свое приветствие
Ваше приветствие может быть более или менее формальным в зависимости от того, как вы его отформатируете. Некоторые лидеры могут предпочесть использовать «мисс». или “г-н.” в то время как другие могут использовать просто имя или имя и фамилию. При выборе способа форматирования имени учитывайте организацию, аудиторию и тон, который вы хотите передать.
Вы также хотите использовать соответствующее соглашение приветствия. Это может быть что-то вроде «Дорогой», но вы должны избегать чрезмерно ласкового или слишком неформального выражения. Вы можете отказаться от приветствия и начать письмо с имени.
Пример 1: «Дорогая мисс Литтл»
Пример 2: “Гейл”
4. Напишите свою конкретную цель
Организуя свои мысли перед письмом, подумайте, зачем вы пишете письмо. Во вступительном абзаце, как только вы сможете применить его, ваша формулировка цели должна быть ясной.
Пример: «Я пишу, чтобы поздравить вас со звездным кварталом продаж».
5. Используйте конкретные примеры
Во время подготовки к написанию письма также рекомендуется записать конкретные примеры того, за что вы хотите поблагодарить своего сотрудника в письме. Это может быть что-то вроде достижения важной цели или вехи, постоянное предложение сделать все возможное или достижение определенного показателя производительности, связанного с трудом.
Существует множество способов, с помощью которых сотрудники могут превзойти ожидания, поэтому проведите мозговой штурм по поводу причин, по которым вы хотите поблагодарить этого сотрудника, и включите лучшие примеры в текст вашего письма.
6. Подпишитесь
Ваша подпись должна быть обычной, например «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», потому что вы хотите, чтобы благодарственное письмо было профессиональным.
7. Тщательно редактируйте
Корректура вашего письма поможет вам избежать ошибок. Хорошая и простая стратегия корректуры состоит в том, чтобы читать вслух все, что вы пишете. Это поможет вам обнаружить ошибки и ошибки, которые вы могли бы пропустить, если бы вы только бегло просматривали текст. Также рекомендуется использовать текстовый процессор с проверкой орфографии и грамматики или расширение для браузера, чтобы находить и исправлять легкие ошибки.
Образец благодарственного письма сотруднику
Вот шаблон, который вы можете использовать при написании письма:
[If on paper, include letterhead first]
Приветствие: [Dear Name,]
Тело письма: [Use specific example while being clear and concise].
Выйти: [Use a formality like “Sincerely” or “Best”].
[Name]
[Title]
[Company]
Образец благодарственного письма сотруднику
Вот пример благодарственного письма:
Дорогая Гейл,
Хочу поздравить вас со звездным кварталом продаж.
Ваше стремление к совершенству в отделе продаж привело к тому, что вы превысили ежемесячную цель более чем на 20%. Мало того, что это исключительно большое превышение, но благодаря вашим усилиям команда смогла превзойти цели команды в общей сложности на 3%. Вы последовательно понимаете и расставляете приоритеты в достижении командных ежеквартальных целей по продажам, и хотя это коллективная работа, было бы упущенной возможностью, если бы я не похвалил ваши индивидуальные усилия.
Снова и снова вы демонстрировали решительное лидерство среди членов вашей команды и были сильным образцом для подражания для новых членов отдела продаж. Мы благодарим вас за то, что вы всегда идете навстречу и помогаете младшим представителям в вашей команде, будь то обучение их или выведение их на финишную прямую, превышающее ваши цели.
В знак признания вашего вклада в команду и компанию вам предлагается один день оплачиваемого отпуска, который вы можете использовать на досуге. Спасибо за ваш труд и самоотверженность, продолжайте в том же духе.
Искренне,
Одра Лунц
Старший менеджер
Компания Маккейл