Как найти и удалить дубликаты в Excel за 4 шага

При импорте данных на лист Microsoft Excel иногда могут возникать повторяющиеся значения. Не каждое повторяющееся значение может потребовать удаления, но важно определить повторяющиеся значения, чтобы лучше понять, как они влияют на ваш анализ. Excel предоставляет несколько способов поиска и удаления повторяющихся значений с листа, которые могут помочь вам упорядочить данные и обеспечить их точность. В этой статье мы обсудим, что представляют собой повторяющиеся значения, как найти и удалить дубликаты в Excel и почему важно просматривать повторяющиеся значения в ваших данных.

Что такое дубликаты в Excel?

Повторяющиеся значения в Excel представляют собой значения в одной строке, идентичные значениям в другой строке или нескольких строках. Однако при выявлении дубликатов в электронной таблице именно синтаксис данных в ячейке диктует повторение информации, а не фактическое значение.

Например, вы можете ввести одну и ту же дату в две ячейки, каждая из которых имеет уникальный синтаксис, например «2 января» и «01/02». В этом случае программа не идентифицирует эти значения как повторяющиеся, даже если значения представляют одну и ту же дату. Поэтому очень важно выявлять и оценивать любые повторяющиеся данные, чтобы гарантировать, что удаляемая вами информация содержит истинные повторяющиеся значения.

Как найти и удалить дубликаты в Excel

Используйте следующие шаги, чтобы найти и удалить повторяющиеся значения из столбцов на вашем листе:

1. Выберите ячейки, которые вы оцениваете

Найдите повторяющиеся значения на листе с помощью инструмента условного форматирования. Выберите диапазон ячеек, который вы оцениваете на наличие дубликатов, и выделите все ячейки. Вы можете применить этот метод к ячейкам в одном столбце, нескольких столбцах и сводных таблицах.

2. Используйте условное форматирование для поиска дубликатов

Когда вы выберете и выделите ячейки, которые хотите проверить на наличие дубликатов, перейдите на вкладку «Главная» на панели инструментов Excel. На этой вкладке найдите параметр «Стиль» и нажмите кнопку «Условное форматирование». Это дает вам раскрывающееся меню, из которого вы выбираете «Правила выделения ячеек». Отсюда выберите параметр «Повторяющиеся значения», чтобы найти все повторяющиеся значения для выделенных ячеек. На этом этапе вы можете оценить данные, чтобы убедиться, что любые повторяющиеся записи, которые у вас есть, являются значениями, которые вы хотите удалить.

3. Выберите диапазон ячеек для удаления

Выделите диапазон ячеек с повторяющимися значениями, которые вы хотите удалить. Перейдите на панель инструментов и нажмите на вкладку «Данные». Это вызывает меню «Инструменты данных». Под этой функцией выберите опцию «Удалить дубликаты». Использование этого инструмента дает вам возможность выбрать диапазон ячеек или столбцов, из которых вы хотите, чтобы программа удалила дубликаты.

4. Выберите столбцы с дубликатами, которые вы хотите удалить.

В меню «Удалить дубликаты» вы можете выбрать, из каких столбцов вы хотите удалить дубликаты, на вкладке «Столбцы». Используйте параметры, чтобы выбрать определенные столбцы, или вы можете выбрать все столбцы одновременно с помощью параметра «Выбрать все». Чтобы выбрать определенные столбцы, нажмите «Отменить выбор всех» и выберите каждый столбец с дубликатами, которые вы хотите удалить. Нажмите «ОК», чтобы применить функцию. После удаления дубликатов появится подсказка, показывающая количество уникальных значений, оставшихся с количеством дубликатов, которые вы удалили из диапазона данных.

Как удалить дубликаты из таблицы

В Excel также есть инструменты для удаления повторяющихся значений из таблицы на вашем листе. Используя мощный инструмент запросов, выполните следующие действия, чтобы удалить дубликаты из таблицы данных:

1. Выберите таблицу, которую хотите оценить

Если на вашем листе несколько таблиц, выберите ту, из которой вы хотите удалить дубликаты. На вкладке «Данные» в верхней части страницы найдите меню панели инструментов и выберите параметр запроса «Из таблицы/диапазона». С этого момента вы можете выбрать, к каким столбцам таблицы применить команду, выделив заголовки столбцов.

2. Используйте команды «предварительного просмотра данных»

Вы также можете использовать функции для удаления дубликатов по всей таблице в инструментах мощных запросов. В «Предварительном просмотре данных» щелкните значок таблицы в верхнем левом углу панели инструментов. Это дает вам раскрывающееся меню с несколькими параметрами, которые применяются ко всей таблице. Выберите опцию «Удалить дубликаты» и нажмите «ОК».

3. Удалите повторяющиеся значения по строкам

Если у вас есть определенные строки, содержащие все ваши повторяющиеся значения, вы можете использовать параметры панели инструментов, чтобы удалить значения из выбранных вами строк. На вкладке «Главная» в представлении мощных запросов выберите параметр «Удалить строки». Когда появится раскрывающееся меню, нажмите «Удалить дубликаты».

Важность поиска и удаления повторяющихся значений

Помимо устранения ненужной информации, идентификация и удаление повторяющихся значений в ваших данных являются важными процессами, улучшающими анализ данных. Рассмотрим еще несколько причин, по которым важно оценивать повторяющуюся информацию в электронной таблице:

Обеспечивает точность

Оценка повторяющейся информации, которая появляется в ваших данных, гарантирует, что вы определите, какие значения необходимо сохранить, а какие удалить. Оценка повторяющихся значений также может рассказать вам об информации, которую другие вводят в электронную таблицу, что может помочь вам выявить ошибки ввода данных, синтаксические различия и отсутствующую информацию. Просмотр этих значений перед их удалением может обеспечить более точный анализ.

Очищает данные для дополнительных расчетов

Выявление, просмотр и удаление дубликатов и ячеек с ненужной или отсутствующей информацией — важный аспект очистки данных для анализа. Обеспечение точности информации в вашем рабочем листе позволяет вам подготовить данные для дальнейшей оценки. Используя различные инструменты статистики, вы можете применять формулы для расчета различных показателей в электронной таблице.

Повышает удобство использования данных

Удаление повторяющихся данных также упрощает использование информации. Избавившись от дубликатов на листе, вы сможете лучше просматривать дополнительные вводимые данные или синтаксические ошибки. Другие члены команды, использующие рабочий лист, также могут извлечь выгоду из повышения эффективности и удобства использования.

Улучшает организацию данных

Ячейки, содержащие повторяющиеся значения, часто могут вызывать ошибки в отчетах и ​​вычислениях. Удаление дубликатов решает эту проблему за счет более эффективной организации данных, чтобы вы могли лучше определить, какие значения следует удалить, а какие требуют обновления или исправления. Этот процесс помогает улучшить организацию ваших данных, так как вы можете отсортировать оставшиеся значения, чтобы лучше детализировать информацию на вашем листе.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.