Как начать профессиональное письмо: советы и примеры

22 февраля 2021 г.

Если вы начнете письмо с профессионального приветствия, это задаст тон всему письму и вызовет уважение у читателя. Это может помочь произвести общее хорошее впечатление на получателя, что может быть особенно важно в таких случаях, как деловые письма и сопроводительные письма. В этой статье мы обсудим, как начать профессиональное письмо, что вы должны и не должны включать, а также советы и примеры того, как дать вашим профессиональным письмам сильный старт.

Как начать профессиональное письмо

Правильное начало профессионального, делового или сопроводительного письма может показать, что у вас есть сильные навыки письменного общения, и поможет вам стать максимально профессиональным. При написании профессионального письма используйте следующие шаги в качестве руководства:

1. Начните свою контактную информацию.

2. Включите дату.

3. Добавьте контактную информацию получателя.

4. Начните с наиболее подходящего приветствия.

5. Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя.

6. Начните письмо приятным тоном.

7. Откройте с целью написания письма.

1. Начните с вашей контактной информации

При написании профессионального письма вы должны указать свой полный адрес в верхнем левом или правом углу. В зависимости от типа письма, которое вы пишете, это может быть либо ваш личный адрес, либо адрес вашего места работы. Укажите свое имя перед адресом и адрес электронной почты и/или номер телефона после адреса.

2. Укажите дату

После написания вашего почтового адреса и другой соответствующей контактной информации вы должны указать дату написания письма. Пропустите строку после вашей контактной информации и вставьте здесь дату. Вы должны использовать полную дату, например, месяц, день и год.

3. Добавьте контактную информацию получателя

Затем вы должны указать полное имя и должность получателя вместе с его полным адресом. Поместите эту информацию в левую часть письма и начните новую строку для каждой новой части контактной информации. Например, вы бы написали следующее:

Доктор Стивен Смит
Компания АВС
123 Стоун Драйв
Сан-Диего, Калифорния 34567

4. Начните с наиболее подходящего приветствия

В большинстве, если не во всех случаях, вы должны начинать письмо с «Дорогой» в качестве приветствия. В некоторых случаях вы можете начать свое письмо словами «Приветствую», «Здравствуйте» или чем-то подобным. Если использование приветствия кажется неуместным в данной ситуации, вы также можете начать письмо просто с названия и имени получателя.

5. Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя

Обращаясь к получателю профессионального письма, вы, как правило, всегда хотите использовать наиболее формальную форму имени получателя. Это должно включать их название, а также их фамилию. В некоторых случаях может потребоваться указать как имя, так и фамилию получателя. Например, вы должны написать «Доктор Джули Джонс» или просто «Доктор Джонс».

6. Начните письмо приятным тоном

Независимо от того, почему вы пишете письмо, постарайтесь начать его с приятного утверждения. Это поможет получателю начать читать ваше письмо на позитивной ноте и повысит шансы на то, что он открыт для того, что вы хотите сказать. Примером того, как начать с приятного тона, может быть начало письма примерно так: «Надеюсь, это письмо найдет вас в хорошем настроении».

7. Открыть с целью написания письма

После приятного первого предложения вы должны затем перейти к сути, почему вы пишете, чтобы не тратить время получателя. Сообщите получателю, какова цель письма, с помощью прямого и профессионального языка. Например, можно сказать: «Я пишу, чтобы пригласить вас выступить на ежегодном съезде моей компании в мае этого года».

Что включить в начало профессионального письма

Ниже приведены вещи, которые обычно всегда следует включать в начало письма о профессиональных качествах:

• Профессиональное приветствие: деловые письма и сопроводительные письма всегда должны включать профессиональное приветствие. Наиболее распространенным профессиональным приветствием является «Дорогой», и его можно эффективно использовать практически в любой ситуации.

• Официальный язык: В вашем профессиональном письме всегда должен использоваться формальный язык, даже если вы знакомы с получателем. Например, не следует начинать письмо со слов «Привет!» или «Здравствуйте».

• Точная пунктуация: после приветствия всегда следует ставить точку (точка ставится после «мистер», «миссис», «доктор» и т. д.) и заканчивать приветствие двоеточием (например, «Уважаемый доктор Смит! “).

• Имя получателя. Старайтесь всегда указывать имя контактного лица в начале профессионального письма. Если вы не знаете имени человека, которому пишете, следует обращаться к получателю как можно точнее и конкретнее. Например, вы можете сказать: «Уважаемый менеджер по найму», когда пишете сопроводительное письмо.

Что не следует включать, начиная профессиональное письмо

Хотя в начале профессионального письма следует включить несколько вещей, есть также несколько вещей, которых следует избегать при написании делового, сопроводительного или другого профессионального письма. К ним относятся следующие:

Неофициальные приветствия

Есть несколько приветствий, которые не подходят при написании профессионального письма. Эти приветствия включают в себя «Привет», «Привет», «Доброе утро/день», «Привет» или любую их итерацию.

Устаревшие названия

Хотя вы не всегда сможете указать имя получателя, вам следует избегать использования устаревших заголовков, если вы не уверены в контактном лице. Примеры заголовков, которых следует по возможности избегать, включают «Для кого это может касаться» и «Уважаемая госпожа или сэр».

Почетный знак, если пол получателя неизвестен

В некоторых ситуациях вы можете знать имя контактного лица, но не знать его пол. Например, такое имя, как «Райан» или «Дилан», может быть как мужским, так и женским. В этом случае просто не включайте почетное обращение (например, «мистер» или «мисс») перед именем, а только имя и фамилию получателя.

Советы, как начать письмо

Ниже приведены несколько советов, о которых следует помнить, начиная ваше следующее профессиональное письмо:

• Используйте имя в приветствии, если вы знаете получателя на личном уровне много лет. Если вы не знаете человека какое-то время, используйте только его фамилию.

• Используйте самый формальный стиль обращения, если вы не уверены, какое приветствие будет наиболее подходящим.

• Всегда проверяйте правильность написания имени получателя перед отправкой письма.

• Используйте контактное имя, когда это возможно, когда начинаете профессиональное письмо.

Примеры приветствия для профессионального письма

Следующие приветствия являются приемлемыми способами начать профессиональное письмо:

• Уважаемый господин/госпожа/госпожа. Имя Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джеймс Джонсон»)

• Уважаемый господин/госпожа/госпожа. Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джонсон»)

• Уважаемый титул/должность Фамилия (например, «Уважаемый доктор Джонсон»)

• Уважаемое имя Фамилия (например, «Уважаемый Джеймс Джонсон»)

• Уважаемое имя (если вы знаете человека на личном уровне)

• «Уважаемый менеджер по персоналу»

• “Уважаемый менеджер по найму”

• “Дорогой [name of company] Рекрутер”