Как начать профессиональное письмо: советы и примеры
22 февраля 2021 г.
Если вы начнете письмо с профессионального приветствия, это задаст тон всему письму и вызовет уважение у читателя. Это может помочь произвести общее хорошее впечатление на получателя, что может быть особенно важно в таких случаях, как деловые письма и сопроводительные письма. В этой статье мы обсудим, как начать профессиональное письмо, что вы должны и не должны включать, а также советы и примеры того, как дать вашим профессиональным письмам сильный старт.
Как начать профессиональное письмо
Правильное начало профессионального, делового или сопроводительного письма может показать, что у вас есть сильные навыки письменного общения, и поможет вам стать максимально профессиональным. При написании профессионального письма используйте следующие шаги в качестве руководства:
Начните свою контактную информацию.
Включите дату.
Добавьте контактную информацию получателя.
Начните с наиболее подходящего приветствия.
Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя.
Начните письмо приятным тоном.
Откройте с целью написания письма.
1. Начните с вашей контактной информации
При написании профессионального письма вы должны указать свой полный адрес в верхнем левом или правом углу. В зависимости от типа письма, которое вы пишете, это может быть либо ваш личный адрес, либо адрес вашего места работы. Укажите свое имя перед адресом и адрес электронной почты и/или номер телефона после адреса.
2. Укажите дату
После написания вашего почтового адреса и другой соответствующей контактной информации вы должны указать дату написания письма. Пропустите строку после вашей контактной информации и вставьте здесь дату. Вы должны использовать полную дату, например, месяц, день и год.
3. Добавьте контактную информацию получателя
Затем вы должны указать полное имя и должность получателя вместе с его полным адресом. Поместите эту информацию в левую часть письма и начните новую строку для каждой новой части контактной информации. Например, вы бы написали следующее:
Доктор Стивен Смит
Компания АВС
123 Стоун Драйв
Сан-Диего, Калифорния 34567
4. Начните с наиболее подходящего приветствия
В большинстве, если не во всех случаях, вы должны начинать письмо с «Дорогой» в качестве приветствия. В некоторых случаях вы можете начать свое письмо словами «Приветствую», «Здравствуйте» или чем-то подобным. Если использование приветствия кажется неуместным в данной ситуации, вы также можете начать письмо просто с названия и имени получателя.
5. Используйте наиболее профессиональную форму имени получателя
Обращаясь к получателю профессионального письма, вы, как правило, всегда хотите использовать наиболее формальную форму имени получателя. Это должно включать их название, а также их фамилию. В некоторых случаях может потребоваться указать как имя, так и фамилию получателя. Например, вы должны написать «Доктор Джули Джонс» или просто «Доктор Джонс».
6. Начните письмо приятным тоном
Независимо от того, почему вы пишете письмо, постарайтесь начать его с приятного утверждения. Это поможет получателю начать читать ваше письмо на позитивной ноте и повысит шансы на то, что он открыт для того, что вы хотите сказать. Примером того, как начать с приятного тона, может быть начало письма примерно так: «Надеюсь, это письмо найдет вас в хорошем настроении».
7. Открыть с целью написания письма
После приятного первого предложения вы должны затем перейти к сути, почему вы пишете, чтобы не тратить время получателя. Сообщите получателю, какова цель письма, с помощью прямого и профессионального языка. Например, можно сказать: «Я пишу, чтобы пригласить вас выступить на ежегодном съезде моей компании в мае этого года».
Что включить в начало профессионального письма
Ниже приведены вещи, которые обычно всегда следует включать в начало письма о профессиональных качествах:
Профессиональное приветствие: деловые письма и сопроводительные письма всегда должны включать профессиональное приветствие. Наиболее распространенным профессиональным приветствием является «Дорогой», и его можно эффективно использовать практически в любой ситуации.
Официальный язык: В вашем профессиональном письме всегда должен использоваться формальный язык, даже если вы знакомы с получателем. Например, не следует начинать письмо со слов «Привет!» или «Здравствуйте».
Точная пунктуация: после приветствия всегда следует ставить точку (точка ставится после «мистер», «миссис», «доктор» и т. д.) и заканчивать приветствие двоеточием (например, «Уважаемый доктор Смит! “).
Имя получателя. Старайтесь всегда указывать имя контактного лица в начале профессионального письма. Если вы не знаете имени человека, которому пишете, следует обращаться к получателю как можно точнее и конкретнее. Например, вы можете сказать: «Уважаемый менеджер по найму», когда пишете сопроводительное письмо.
Что не следует включать, начиная профессиональное письмо
Хотя в начале профессионального письма следует включить несколько вещей, есть также несколько вещей, которых следует избегать при написании делового, сопроводительного или другого профессионального письма. К ним относятся следующие:
Неофициальные приветствия
Есть несколько приветствий, которые не подходят при написании профессионального письма. Эти приветствия включают в себя «Привет», «Привет», «Доброе утро/день», «Привет» или любую их итерацию.
Устаревшие названия
Хотя вы не всегда сможете указать имя получателя, вам следует избегать использования устаревших заголовков, если вы не уверены в контактном лице. Примеры заголовков, которых следует по возможности избегать, включают «Для кого это может касаться» и «Уважаемая госпожа или сэр».
Почетный знак, если пол получателя неизвестен
В некоторых ситуациях вы можете знать имя контактного лица, но не знать его пол. Например, такое имя, как «Райан» или «Дилан», может быть как мужским, так и женским. В этом случае просто не включайте почетное обращение (например, «мистер» или «мисс») перед именем, а только имя и фамилию получателя.
Советы, как начать письмо
Ниже приведены несколько советов, о которых следует помнить, начиная ваше следующее профессиональное письмо:
Используйте имя в приветствии, если вы знаете получателя на личном уровне много лет. Если вы не знаете человека какое-то время, используйте только его фамилию.
Используйте самый формальный стиль обращения, если вы не уверены, какое приветствие будет наиболее подходящим.
Всегда проверяйте правильность написания имени получателя перед отправкой письма.
Используйте контактное имя, когда это возможно, когда начинаете профессиональное письмо.
Примеры приветствия для профессионального письма
Следующие приветствия являются приемлемыми способами начать профессиональное письмо:
Уважаемый господин/госпожа/госпожа. Имя Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джеймс Джонсон»)
Уважаемый господин/госпожа/госпожа. Фамилия (например, «Уважаемый мистер Джонсон»)
Уважаемый титул/должность Фамилия (например, «Уважаемый доктор Джонсон»)
Уважаемое имя Фамилия (например, «Уважаемый Джеймс Джонсон»)
Уважаемое имя (если вы знаете человека на личном уровне)
«Уважаемый менеджер по персоналу»
“Уважаемый менеджер по найму”
“Дорогой [name of company] Рекрутер”