Как конвертировать файлы CSV в Excel (плюс определение и советы)

8 апреля 2022 г.

Сохранение вашей работы в разных форматах файлов может упростить отправку данных, использовать программные функции для анализа ваших данных и успешного открытия файлов между форматами. Если вы регулярно работаете с большими файлами данных, вы можете столкнуться с файлами CSV, которые представляют собой простые текстовые файлы, которые часто легче отправлять в электронном виде и использовать между различными программами. Научившись открывать эти файлы в Excel, вам будет проще получать доступ к их содержимому и редактировать их.

В этой статье мы объясняем, что такое CSV-файл, описываем, чем он отличается от файла Excel, перечисляем шаги по преобразованию CSV-файла в Excel и предлагаем советы по максимальному успеху в Excel.

CSV вариант №

Файл значений, разделенных запятыми, или CSV-файл — это текстовый файл, совместимый с множеством различных программ, особенно с программами, которые используют обычный текст для отображения своего содержимого. Файлы CSV могут содержать ту же информацию, что и файлы других типов, но они отличаются способом организации своего содержимого. Файлы CSV используют запятые для разделения информации. Этот формат может упростить обмен структурированными данными, такими как электронные таблицы, между программами, которые могут быть несовместимы с другими типами файлов. Вы можете обмениваться данными между двумя программами, если они обе могут открывать файлы CSV.

Файл CSV против файла XLS

Файлы CSV сохраняются в текстовом формате с использованием запятых для разделения различных значений. Файлы Excel или файлы XLS используют двоичный формат файла, который сохраняет как содержимое файла, так и его форматирование. В Excel пользователи могут манипулировать и выполнять операции с данными в файле, в отличие от файла CSV, где вы не можете использовать формулы и другие функции для анализа данных.

Преимущество файлов CSV заключается в том, что они часто используют меньше памяти и могут импортировать данные быстрее, чем файлы XLS. Вы можете получить доступ к файлам CSV с помощью текстовых редакторов, но вы не можете открыть файл Excel в тех же программах.

Зачем вам нужно конвертировать файл CSV в файл Excel?

Преобразование данных CSV в файл Excel может потребоваться по нескольким причинам, в том числе:

Для приема больших файлов

Обширные базы данных часто экспортируют свои файлы в формат CSV, поскольку отправляемые ими файлы очень велики. Если вы получили файл CSV и хотите получить доступ к данным внутри, вы можете преобразовать файл в файл XLS. Это может помочь вам выполнять операции с данными и выполнять нужные функции.

Для сортировки большого количества данных

При анализе данных из CSV-файла их преобразование в Excel позволяет писать формулы для извлечения определенных точек данных из больших баз данных.

Например, вы можете преобразовать файл CSV с информацией о новых пользователях веб-сайта в файл Excel. Поскольку значения в файле CVS разделяются запятыми, вы можете написать специальные инструкции для извлечения данных из заданных мест в документе, например, после шестой запятой, которые могут соотноситься с данными о городах, в которых живут новые пользователи. Затем Excel может отображать значения для определенного местоположения, помогая вам анализировать определенное подмножество ваших данных.

Чтобы отредактировать файл

Поскольку файлы CSV содержат только обычный текст, вы не можете изменить их форматирование или выполнить более сложные функции редактирования документа. Если вы хотите создавать диаграммы, использовать формулы или упорядочивать данные особым образом, преобразование файла в файл XLS позволит вам выполнять эти функции. Сохранив текстовый файл в файл Excel, вы можете расширить свои возможности по манипулированию файлом и работе с ним.

Как преобразовать CSV в Excel

Если вам нужно преобразовать файл CSV в файл XLS, выполните следующие действия:

1. Откройте файл в электронной таблице назначения.

Чтобы импортировать файл, начните с открытия электронной таблицы Excel, в которой вы хотите сохранить данные. Затем выберите опцию «Данные» на доступных вкладках в верхней части экрана. В крайнем левом разделе с надписью «Получить внешние данные» выберите параметр «Из текста» со значком двух страниц. Найдите и выберите документ, который вы хотите импортировать, чтобы он появился в текстовом поле «Имя файла:», а затем выберите «Импорт».

2. Выберите способ импорта данных

Когда вы увидите всплывающее окно с названием «Мастер импорта текста», выберите «С разделителями». Затем нажмите «Далее» и из списка параметров разделителя выберите вариант, который дает вам наилучший предварительный просмотр ваших данных, скорее всего, запятые для файла CSV. Когда вы будете удовлетворены предварительным просмотром, выберите «Далее». Вы можете выбрать один из доступных вариантов формата данных столбца, но «Общий», вероятно, лучший вариант. Наконец, используйте предварительный просмотр данных, чтобы подтвердить свой выбор, и нажмите «Готово».

3. Поместите свои данные на лист

Чтобы завершить открытие файла CSV в Excel, выберите «Существующий рабочий лист» в новом всплывающем окне с надписью «Импорт данных». В произвольном поле перед вашим выбором обязательно поместите «$A$1», потому что это говорит программе, что ваши данные должны начинаться с первой строки и столбца электронной таблицы. Наконец, выберите «ОК».

4. Сохраните свою работу

После преобразования файла на вашем компьютере обязательно сохраните свою работу. Продолжайте сохранять по мере внесения изменений, таких как редактирование заголовков столбцов, удаление специальных символов и обновление форматирования файла. Сохранение часто помогает гарантировать, что вы не потеряете важные изменения в своей работе.

Советы по использованию файлов CSV и XLS

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам успешно использовать текстовые файлы и файлы Excel:

Не вносите важные изменения форматирования в CSV-файл.

Если вы вносите изменения в CSV-файл, например настраиваете размер шрифта, вставляете диаграммы или меняете форматирование, эти изменения не сохраняются в файле. Вы можете сохранить изменения символов и значений в файле, но вы не можете сохранить изменения форматирования. Обязательно внесите изменения в файл Excel, где вы сможете сохранить обновления.

Ознакомьтесь с формулами и советами Excel

Excel может выполнять множество функций, которые могут помочь вам организовать, сравнить и понять ваши данные. Если вы открываете файлы с большими объемами данных, изучите некоторые способы, с помощью которых Excel может помочь вам выполнять нужные функции. Приобретение уверенности в программе может повысить вашу эффективность и навыки, что может положительно сказаться на вашем резюме.

Используйте предварительный просмотр данных

При преобразовании данных обязательно обращайтесь к предварительному просмотру данных после каждого выбора. Предварительный просмотр может показать вам, как вы можете ожидать, что ваш текст будет выглядеть после завершения импорта файла. Использование этой функции может помочь вам убедиться, что вы сделали правильный выбор и что все ваши данные совпадают с правильными заголовками столбцов.

Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.