Как конвертировать Блокнот в Excel (плюс советы по конвертации)

8 апреля 2022 г.

Excel может быть полезным инструментом для повышения производительности, если вы понимаете, как эффективно использовать его с другими программами. Такие инструменты, как Блокнот, PowerPoint и Word, можно интегрировать с Excel, чтобы быстрее создавать документы и электронные таблицы. Понимание того, как конвертировать документы Блокнота в Excel, может помочь вам оптимизировать процесс документирования электронных таблиц. В этой статье мы объясним, что такое Блокнот и как преобразовать Блокнот в Excel.

Что такое Блокнот?

Блокнот — это программа для обработки текстов. Пользователи могут получить к нему бесплатный доступ на любом компьютере с Windows. Хотя у него может быть не так много функций, как у Word, Блокнот позволяет пользователям писать любой объем текста, будь то короткая заметка или множество абзацев. Многим нравится простой и интуитивно понятный интерфейс Блокнота.

Когда конвертировать Блокнот в Excel

Существует множество причин для преобразования документов Блокнота в файл Excel, в том числе:

Длинные описания

В зависимости от того, что содержит ваш документ Excel, у вас могут быть длинные описания предметов, мест или отделов. Документы Excel, которые отслеживают эти места или элементы, или документы, которые вы создаете для учебных целей, могут включать описания, которые занимают одну ячейку. Поскольку ввод каждого по отдельности может занять некоторое время, перенос их через Блокнот может быть приемлемым вариантом. Перенос с помощью блокнота может быть предпочтительнее, поскольку методы копирования и вставки могут привести к появлению в тексте невидимых пробелов, символов или табуляций.

Перенос профиля

Если вы документируете профили сотрудников с помощью листа Excel, использование переноса в Блокноте может помочь вам правильно организовать и отформатировать элементы. Профили сотрудников могут содержать абзацы и разделы содержимого, поэтому перенос их с помощью программы «Блокнот» может сэкономить время и сохранить соответствующие поля форматирования. Это также может помочь обновлять документацию, поскольку менеджеры представляют новых сотрудников в разные отделы.

Сводка журнала изменений

Сводки журнала изменений — это обновления, которые описывают изменения в среде, политике, программе или другой структуре, связанной с работой. Журналы изменений можно использовать для различных контекстных ситуаций, например для документации команды, разработки программы или обновлений отдела. Журналы изменений со временем изменяются, поэтому перенос данных с помощью программы «Блокнот» может ускорить каждое обновление.

Как конвертировать блокнот в эксель

Если вы хотите узнать, как преобразовать документы Блокнота в листы Excel, рассмотрите некоторые из следующих шагов:

1. Используйте вкладку «Данные» для получения внешних данных.

Чтобы начать процесс переноса, откройте документ Excel, в который вы хотите перенести данные. Во вкладке «Данные» нажмите группу «Получить внешние данные». В этой группе нажмите «Из текста». Откроется вкладка «Проводник», где вы можете выбрать документы Блокнота, из которых хотите перенести.

2. Выберите документы

На вкладке «Проводник» выберите папку, содержащую сохраненные документы Блокнота. Там выберите один документ Блокнота, который вы хотите перенести в ячейку, где в данный момент находится ваш курсор выбора. После выбора документа Excel открывает «Мастер импорта текста», который может помочь вам в процессе передачи.

3. Настройте импорт с помощью мастера импорта текста.

При переносе документа вы можете перенести либо документ TXT, либо документ CSV из Блокнота. На первом этапе настройки передачи «Мастер импорта текста» у вас есть возможность либо разграничить ваши данные, либо представить их с фиксированной шириной. Выберите «С разделителями», чтобы представить данные в формате, позволяющем правильно отображать пробелы и запятые. После того, как вы выбрали «С разделителями», нажмите кнопку «Далее».

После выбора опции «С разделителями» вы можете просмотреть свой текст в поле «Предварительный просмотр данных». Здесь вы можете настроить свои данные вручную, чтобы исправить любые проблемы с интервалами или другие ошибки, которые вы заметили в тексте. Проверив перевод, нажмите «Далее».

4. Завершите импорт текста в Excel

На последнем шаге «Мастер импорта текста» вы можете выбрать, как Excel форматирует каждый столбец. Если вы используете последнюю версию Excel, у вас есть четыре варианта: «Общие», «Текст», «Дата» и «Не импортировать столбец». Параметр «Общие» преобразует числовые значения в числа, даты, даты и любые другие оставшиеся значения в текст. Это может быть эффективно, если вы передаете фрагмент текста, который включает несколько форматов данных, например, краткое описание, включающее числа, даты и другие числовые значения.

Другие параметры форматирования включают «Текст», «Дата» и «Не импортировать столбцы». Опция «Текст» изменяет все числовые форматы на слова. Это может быть эффективно для форматирования сообщений, в которых допустим только текст. «Дата» изменяет все числовые форматы на даты, что может быть эффективным, если вы знаете, что ваши числа содержат только даты. Последняя опция «Не импортировать столбец» позволяет вам передавать текст без импорта каждой части информации в формате столбца. Это может быть полезно, если вы хотите перенести всю свою информацию в одну ячейку.

Советы по преобразованию Блокнота в Excel

Если вы хотите узнать больше о том, что вы можете сделать, чтобы повысить эффективность преобразования Блокнота в Excel, примите во внимание некоторые из следующих советов:

Подготовьте документы Блокнота заранее

При преобразовании документов Блокнота в ячейки Excel рассмотрите возможность их предварительной подготовки. Наличие нескольких готовых документов Блокнота с вашими сводками может упростить преобразование их в тандеме. Вместо того, чтобы создавать их при создании ячеек, подготовка документов Блокнота с каждой сводкой по отдельности может сделать процесс более эффективным.

Используйте отдельные документы

При создании документов Блокнота для передачи рассмотрите возможность создания нескольких документов Блокнота для каждой ячейки, а не включения всего содержимого ячеек в один документ. Хотя размещение всего содержимого ячеек в одном документе значительно ускоряет первоначальный процесс переноса, важно скопировать каждое текстовое поле в другую ячейку после первоначального переноса, что может оказаться более длительным процессом, чем перенос документов Блокнота по отдельности.

Сохраняйте документы Блокнота в одной папке

При подготовке документов «Блокнота» для переноса ячеек рассмотрите возможность организации их при этом. Размещение каждого документа в одной папке может помочь вам более эффективно находить их при передаче. Это также позволяет вам открывать одну и ту же папку несколько раз, чтобы Excel автоматически открывал папку, что немного ускоряет процесс, если вы последовательно переносите несколько ячеек.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.