Как избежать слишком большого количества встреч? (с советами)

14 октября 2021 г.

Независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно, вы, вероятно, встретитесь со встречами в течение обычного рабочего дня. Иногда количество совещаний в день или неделю может показаться ошеломляющим в сочетании с вашими рабочими обязанностями. Узнав, как ограничить количество совещаний, которые вы организуете или посещаете, вы сможете более эффективно управлять своим временем. В этой статье мы обсудим, что значит иметь слишком много совещаний, шаги, которые вы можете использовать, чтобы сократить количество совещаний в своем расписании, и советы, которым нужно следовать для более продуктивных совещаний.

Что значит иметь слишком много встреч?

Значение слишком большого количества совещаний может варьироваться в зависимости от индивидуальных предпочтений и расписаний или продолжительности совещаний. Например, у некоторых людей может быть три или четыре встречи в день или даже больше. Эти встречи могут различаться по продолжительности, часто 30-60 минут. Если в вашем расписании слишком много совещаний, это может означать, что у вас не останется достаточно времени в течение дня или недели для работы или выполнения ваших задач и обязанностей. Поскольку некоторые встречи могут мешать вашему дню или концентрации, определение способов их ограничения может помочь повысить вашу продуктивность.

Как сократить количество совещаний

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить количество совещаний, которые вы организуете или посещаете в течение рабочей недели:

1. Оцените встречи вашей команды

Если вы хотите сократить количество собраний в своем расписании или для своей команды, начните с оценки собраний, в которых вы в настоящее время участвуете или проводите. Этот шаг может помочь вам определить, эффективно ли вы используете свое время и можете ли вы ограничить количество совещаний в текущем распорядке команды. При анализе совещаний рассмотрите следующие вопросы:

• Какова цель этой встречи?

• Есть ли несколько встреч с одной и той же целью? Можем ли мы совместить эти встречи или заменить их другими способами общения?

• Приносит ли эта встреча пользу всем ее участникам?

• Добровольно ли люди идут на эту встречу?

Когда вы ответите на эти вопросы, вы можете определить встречи, которые не приносят пользы вам или членам вашей команды. Это могут быть простые решения о том, что убрать из календаря. Вы также можете попытаться разработать способы улучшить расписание совещаний, например, заменяя совещания короткими телефонными звонками или объединяя их в одно собрание, а не в несколько в течение недели.

2. Отклоняйте приглашения, когда это возможно

Один из способов сократить количество встреч в течение дня или недели — чаще отказываться от них, когда это возможно. Когда вы получите приглашение, внимательно изучите повестку собрания, чтобы понять, что участники будут обсуждать или какие цели они хотят достичь. Если повестка дня встречи недоступна, рассмотрите возможность спросить организатора об этих планах, чтобы вы могли оценить, необходимо ли ваше присутствие. Например, они могут захотеть услышать обновление статуса проекта, информацию, которую вы, скорее всего, можете предоставить им по электронной почте.

Иногда вас могут приглашать на встречи из любезности, но если вам нечем поделиться, возможно, будет более продуктивно отказаться. Вы можете проявить вежливость, сказав организатору, что вы не можете присутствовать на собрании, но были бы рады просмотреть заметки о собрании и высказать свое мнение или идеи по мере необходимости. Или вы можете предоставить объяснение, заявив, что у вас нет важной информации для предоставления, и вместо этого вы можете ответить по электронной почте, через приложения для обмена сообщениями или сделать короткий звонок.

3. Запланируйте личное время в своем календаре

У всех может быть разное время дня, когда они чувствуют себя более продуктивными, например, утро или день. Если ваша команда использует общий календарь, вы можете заблокировать время «без встреч» в самые продуктивные часы. Запланировав эти «фокусные» минуты или часы, вы гарантируете, что коллеги знают, что вы заняты и не можете присутствовать на собраниях, если это не срочно.

Вместо посещения совещаний вы можете сосредоточить свою энергию и внимание на выполнении задач из своего списка дел или более сложных обязанностей без перерыва. Выделение этого времени может помочь сократить количество получаемых вами приглашений, а ваши коллеги могут искать более эффективные способы сотрудничества или общения с вами. Например, если они знают, что не могут назначить 30-минутную встречу с вами в 11 часов утра, они могут вместо этого отправить вам электронное письмо или мгновенное сообщение, на которое вы можете ответить.

4. Установите правила планирования встреч

Что-то похожее на планирование времени фокуса, вы можете установить правила планирования со своей командой. Каждый может обсудить свои предпочтения в отношении встреч, например, проводить их утром, днем ​​или в определенные дни. Вы также можете договориться о днях без совещаний, гарантируя, что у каждого будет хотя бы один день в неделю, когда он может сосредоточиться на своих обязанностях, не беспокоясь о посещении собрания, если только оно не срочное или не требуется по другой причине. По мере того, как вы обсуждаете все предпочтения в отношении встреч, это может помочь всем понять, сколько встреч в день или неделю является слишком большим для каждого участника.

Установление последовательного графика совещаний также может помочь команде сохранить распорядок дня и чувствовать себя более подготовленным в течение недели. Например, если ваша команда планирует собрание по обновлению проекта во вторник утром, все знают, что в понедельник им может понадобиться время на подготовку обновлений о ходе выполнения. Расписание встреч также может помочь некоторым участникам сохранить баланс между работой и личной жизнью, заставляя их чувствовать себя более комфортно. Например, если кто-то заявляет, что им нужно отвозить своих детей каждое утро, команда может назначить утренние встречи, которые могут не сработать.

5. Делайте встречи короче

Вы можете уделять себе больше времени, чтобы сосредоточиться в течение дня или недели, планируя более короткие встречи. Например, рассмотрите возможность назначения встреч на 10, 20 или 30 минут, а не на целый час. Более короткие временные рамки также могут помочь всем сосредоточиться на теме или быть более сосредоточенными, потому что они не хотят тратить слишком много времени на не относящиеся к делу детали. Люди часто ценят более короткие встречи, потому что они не так сильно портят их день.

Даже если команда запланировала долгое совещание, организатор может завершить совещание, когда все сочтут, что оно достигло поставленных целей и обсуждать больше нечего. Завершение совещаний на 15 или 20 минут раньше позволяет всем использовать свое время более продуктивно. Установление стандарта проведения коротких совещаний также может помочь повысить эффективность вашей команды. Если люди понимают, что другим нравится проводить меньше времени на собраниях, это может побудить их не планировать слишком много времени и искать другие способы общения или предоставления обновлений.

6. Используйте приложения для обмена сообщениями или звонки

Собрания представляют собой форму синхронного общения, то есть все общаются в режиме реального времени. Асинхронная связь представляет собой связь, которая происходит в течение определенного периода времени, что означает, что между сообщениями могут быть минуты, часы или больше. Поощрение инструментов обмена сообщениями может помочь командам сократить количество запланированных личных или виртуальных встреч.

Вы можете обсуждать или устанавливать стандарты для собраний с командой, например типы проблем, обновления или другую информацию, для которой требуются встречи, а не электронные письма или прямые сообщения. Например, вы можете призвать участников сначала связаться с вами через прямое сообщение с проблемой. Оттуда они могут определить, можно ли справиться с этим через приложение или необходимо провести личную встречу, виртуально или лично. Установление этих правил может помочь подчеркнуть уважение к чужому времени и сделать встречи, которые вы планируете, более содержательными и продуктивными.

7. Используйте инструменты для совместной работы

Инструменты для совместной работы также могут помочь вашей команде общаться, не посещая многочисленные встречи. Например, вы часто можете найти облачные приложения, которые позволяют людям просматривать и редактировать один и тот же документ с разных устройств. Онлайн-инструменты могут даже предлагать окна чата, позволяющие людям общаться, находясь в документе.

Когда у вас есть доступ к инструментам для совместной работы, вы можете проводить еженедельные встречи для разделения задач и обсуждения проблем и возможных решений. Поскольку каждый может видеть документ по мере его обновления, это позволяет проводить меньше совещаний. Вместо того, чтобы планировать встречи для обсуждения каждой задачи или изменения, вы можете сосредоточиться на планировании встреч только для важных вопросов, изменений или обновлений проекта.

8. Дайте членам команды возможность руководить

Если вы выступаете в качестве лидера в команде, вы можете найти возможность сократить расписание встреч, заставив участников вести без вашего присутствия. Этот метод позволяет исключить встречи из вашего расписания, предоставляя возможности для роста другим. Определите людей с сильными лидерскими качествами, такими как публичные выступления, активное слушание, мотивация других и постановка целей. Когда вы посещаете встречи с этими людьми, возложите на них обязанности, чтобы помочь всем сосредоточиться и сосредоточиться на теме. Вы также можете попросить их делать заметки или подводить итоги собрания, чтобы отправить их участникам, чтобы убедиться, что они вовлечены.

Наблюдая за их выполнением этих задач, вы можете оценить, готовы ли они вести совещание без вас. Подумайте о том, чтобы спросить, чувствуют ли они себя комфортно или есть ли у них определенные навыки, которые они хотели бы попрактиковать в первую очередь. Предоставление членам команды руководящих обязанностей может помочь повысить их уверенность и заставить их чувствовать себя ценными на работе. Это показывает им, что вы доверяете их навыкам и способности руководить другими или управлять проектами и командами.

Советы для эффективных совещаний

Вы можете использовать следующие советы, чтобы сделать ваши встречи более эффективными:

Создавайте повестки встреч

Повестка собрания – это документ, в котором кратко излагаются цель и задачи собрания. Организатор может создать повестку дня или сотрудничать с коллегами, а затем отправить ее участникам как минимум за день или два до мероприятия. Этот документ подготавливает всех к обсуждаемым темам и устанавливает ожидания. Повестка дня является важным инструментом, потому что она также может помочь сфокусировать собрание, предоставляя план, которому все должны следовать.

Установите пункты действия

По окончании встречи обсудите следующие шаги, если это возможно. Например, это могут быть задачи, которые необходимо выполнить до следующей встречи. Обсуждение действий в конце встречи может помочь убедиться, что все понимают ожидания, облегчая привлечение людей к ответственности. Вы также можете убедиться, что все понимают пункты действий, отправив краткий отчет о встрече в качестве напоминания.

Дайте время для обсуждения

После обсуждения тем, указанных в повестке дня, оставьте время для вопросов или опасений. Вы можете призвать к участию, напрямую спрашивая людей, не хотят ли они что-то сказать, или побуждая их делать заметки во время встречи и озвучивать их в это время. Предоставление каждому времени для выступления полезно, потому что это помогает убедиться, что все понимают обсуждаемые темы и следующие шаги. Выразите признательность, поблагодарив участников за их внимание и вопросы, помогая им чувствовать себя более комфортно, участвуя в будущих беседах.

Обеспечить перерывы или прохладительные напитки для длительных встреч

Если вы проводите долгое совещание, подумайте о том, чтобы угостить участников или сделать перерыв, чтобы помочь группе сохранить энергию. Например, вы можете предложить всем сделать перерыв в середине личного или виртуального разговора, чтобы подышать свежим воздухом или размять ноги. Прохладительные напитки, такие как напитки или закуски, могут помочь поднять моральный дух. Эти предметы также могут стать топливом во время утренней встречи.