Как использовать списки задач в управлении проектами

22 апреля 2021 г.

Подобно спискам дел, списки задач организуют отдельные обязанности и этапы проекта. Эти списки, часто создаваемые руководителем проекта, помогают сотрудникам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Если вы являетесь руководителем или менеджером группы, использование этого организационного инструмента может помочь повысить качество и скорость работы вашей команды. В этой статье мы определяем списки задач в управлении проектами, обсуждаем их использование и преимущества, а также делимся шагами и советами о том, как использовать список задач в управлении проектами.

Что такое список задач в управлении проектами?

Список задач — это инструмент управления проектами, который помогает профессионалам отслеживать задачи своей команды. Списки задач часто включают такую ​​информацию, как основное контактное лицо по проекту, работающие над ним специалисты, крайний срок и обновление статуса.

Менеджеры и руководители групп обычно составляют эти списки в начале проекта и дважды проверяют всех, кто участвует в задаче, чтобы убедиться, что в них включены правильные детали. Формат списка задач может зависеть от размера проекта. Для более крупного проекта список задач может включать дополнительные сведения и конкретную временную шкалу, но список задач для небольшого проекта может напоминать список дел.

Когда следует использовать список задач?

Списки задач могут помочь профессионалам, работающим над любым многоэтапным проектом. Эти списки особенно полезны при работе в команде профессионалов, поскольку они помогают организовать и прояснить обязанности каждого сотрудника в отношении проекта.

Этот инструмент управления проектами также делает цели и сроки более достижимыми, когда он разделяет каждый этап проекта на более простые задачи. Списки задач позволяют профессионалам сосредоточиться на мелких деталях проекта, не рискуя срывом сроков, что может привести к повышению качества работы.

Разделение проекта на отдельные задачи также позволяет профессионалам размышлять над каждым этапом проекта, чтобы лучше понимать свой процесс и создавать идеи для повышения эффективности. Например, если кейтеринговая компания составляет список задач по подаче еды, они могут заметить, что их сотрудники тратят большую часть времени проекта на приготовление ингредиентов для еды. Знание этого может привести к принятию определенных решений о найме или внедрению более эффективных методов.

Преимущества использования списка задач

Список задач — это организационный инструмент, который помогает командам профессионалов уменьшить количество ошибок в своей работе и повысить эффективность проекта. Вот список некоторых преимуществ, которые может предложить список задач:

• Повышает производительность: при использовании списка задач профессионалы часто точно знают, чего от них ожидают их менеджеры. Обладание этими знаниями может помочь профессионалам сосредоточиться на своей работе, что позволит повысить производительность.

• Позволяет делегировать: многие списки задач позволяют профессионалам работать над одним и тем же проектом одновременно. Для этого менеджеры делегируют каждому специалисту конкретную задачу, что может повысить скорость производства команды.

• Повышает эффективность: использование списка задач позволяет командам максимально эффективно использовать свое время и ресурсы. Поскольку менеджеры могут делегировать задачи, а специалисты часто могут работать над разными частями одного и того же проекта одновременно, команды часто выполняют проекты более эффективно.

• Приоритизация задач. Общий доступ к списку задач помогает командам профессионалов учитывать приоритет отдельных задач по отношению к другим задачам в списке. Это гарантирует, что профессионалы выполнят отдельные задачи в установленные сроки, а проект будет продвигаться гладко.

• Отслеживание хода выполнения: поскольку списки задач часто содержат информацию о статусе завершения задания, специалисты могут обращаться к списку задач своей группы, чтобы следить за ходом выполнения проекта. Менеджеры и руководители групп также могут делиться этой информацией с заказчиками или клиентами, участвующими в проекте.

Как составить список задач проекта

Чтобы составить список задач для вашей команды, выполните следующие действия:

1. Учитывайте размер проекта

Размер вашего проекта может повлиять на структуру вашего списка задач. Для более интенсивных проектов вам может понадобиться более подробный список задач. Подумайте, сколько задач может быть у проекта и сколько специалистов назначено руководителем проекта для выполнения этих задач.

2. Определите сроки проекта

Определите график проекта, чтобы помочь вам решить, когда профессионалы должны выполнить каждую задачу в списке. Это также может помочь вам выбрать уровень детализации вашего списка. Например, если на выполнение проекта требуется два дня, вам может не понадобиться подробно описывать каждый шаг процесса.

3. Разделите проект на разделы

Подумайте, как разделить ваш проект на отдельные задачи. Для этого постарайтесь решить, может ли какой-либо аспект проекта нуждаться в решении раньше, чем другие. Например, если вы работаете над проектом, который требует исследования, написания и редактирования, важно сначала завершить исследование для проекта, поскольку профессионалы не могут писать без него.

4. Делегируйте задачи

Назначайте задачи конкретным специалистам, чтобы помочь всем участникам проекта оставаться сосредоточенными. Это также может повысить ответственность каждого специалиста, поскольку он знает возложенные на него задачи.

Подробнее: Как делегировать работу сотрудникам: часто задаваемые вопросы и советы

5. Документируйте задачи и сроки

После того, как вы определитесь со спецификой проекта, создайте физический или виртуальный список задач. Задокументируйте название проекта, задачи, все сроки, связанные с проектом, и какие специалисты должны выполнить каждую задачу.

Подумайте о том, чтобы поделиться списком задач со всей командой и разрешить каждому специалисту редактировать список с обновлениями статуса. Это гарантирует, что все члены вашей команды понимают, что им нужно делать, и информирует их об общих результатах и ​​этапах проекта.

Советы по использованию списка задач проекта

Чтобы эффективно использовать список задач проекта, примите во внимание следующие советы:

Используйте электронную таблицу

Если вы знакомы с приложением, рассмотрите возможность использования электронной таблицы для документирования списка задач. Этот инструмент может отформатировать ваш список задач более организованным и четким образом. Поскольку вы можете легко обновлять электронные таблицы и делиться ими, они помогают вашей команде оставаться на связи и получать информацию. Те, кому выгодно иметь физическую копию списка, также могут распечатать электронную таблицу для личного использования.

Предлагайте поощрения

Поскольку списки задач позволяют разбивать проекты на отдельные задачи, профессионалы имеют возможность решать небольшие задачи, продолжая работу над проектом. Чтобы поощрить этот прогресс и поднять командный дух, подумайте о том, чтобы предлагать небольшие поощрения сотрудникам, которые достигают своих целей и соблюдают сроки проекта.

Поразмышляйте над методами работы

Проанализируйте список задач прошлого проекта, чтобы понять, в каких областях вы и ваша команда преуспеваете. план будущих проектов.

Общайтесь часто

Поддерживайте постоянную связь во время работы над проектом. Это может включать групповые встречи, обновление и точность списка задач, а также проведение виртуального группового форума для решения любых проблем, которые могут возникнуть. Общение часто помогает вашей команде оставаться в курсе и продуктивнее и делает ваш список задач более эффективным.