Как использовать S-образные графики в управлении проектами (плюс советы)

Специалисты по управлению проектами полагаются на различные инструменты для отслеживания своих проектов. Одним из инструментов является s-кривая, математический график, используемый для понимания прогресса проекта или диапазона возможностей для ситуации. Если управление проектами является частью вашей карьеры, вы можете научиться использовать различные S-образные графики для сбора данных для своих проектов. В этой статье мы обсудим, что такое s-образный график, объясним его кривую форму и рассмотрим общие способы использования графика в ситуациях управления проектами.

Что такое S-образный график?

S-кривая — это график на основе данных, который показывает информацию о проекте в зависимости от времени. В управлении проектами графики S-образной кривой показывают ход проекта на основе таких показателей, как завершенные задачи, отправленные задания, часы работы или расходы. Использование S-образных графиков поможет вам понять, соответствует ли проект ожиданиям по производительности, и отследить совокупные усилия вашей команды. Вы также можете интерпретировать графики S-образной кривой для сравнения текущих данных с исходными ожиданиями или первоначальными прогнозами завершения проекта.

Почему форма “s”?

График S-образной кривой назван в честь ее формы, которая медленно поднимается вверх, затем быстро растет, а затем продолжает расти с меньшей скоростью. Поскольку многие проекты начинаются медленно, пока команда занимается начальным исследованием и планированием, левая часть графика, как правило, находится ниже по оси Y. По мере того, как команда выполняет больше задач, значение s-кривой увеличивается как по оси y, так и по оси x. Средняя часть графика обычно крутая, потому что члены команды концентрируют свои усилия на развитии проекта и достижении целей. Ближе к концу проекта рост замедляется, поскольку у сотрудников остается меньше задач, которые нужно закончить.

Преимущества S-образного графика в управлении проектами

Есть много причин, по которым менеджеры проектов предпочитают использовать S-образную кривую при отслеживании и анализе успеха проекта. Вот несколько преимуществ использования s-образного графика в управлении проектами:

• Это позволяет руководителю проекта отслеживать ход выполнения проекта. Графики S-образной кривой позволяют менеджерам проектов добавлять текущие данные и визуализировать ход проекта в контексте временной шкалы проекта.

• Менеджер проекта может спрогнозировать возможные замедления. Анализ S-образной кривой, показывающей, как продвигается проект, может позволить руководителям проектов сопоставить замедление производства с конкретными событиями. Понимание того, какие события в системе приводят к общему падению производительности, позволяет руководителям проектов подготовиться к ним или вообще избежать их.

• График помогает менеджеру проекта в создании прогнозов. Понимание масштаба проекта важно для руководителей проектов, поскольку оно позволяет им правильно распределять ресурсы и время. S-образные графики могут помочь руководителям проектов прогнозировать, когда им может понадобиться увеличение средств или рабочей силы.

• Он устанавливает реалистичные ожидания для менеджера проекта и команды. Создание графика S-образной кривой может помочь вам установить реалистичные ожидания роста на каждом этапе жизненного цикла проекта.

Распространенное использование s-кривой в управлении проектами

График S-образной кривой всегда включает набор данных, построенных в зависимости от времени, но вы можете решить, какие конкретные переменные включить. Вы также можете разрабатывать различные приложения и интерпретации для созданных вами графиков. Вот некоторые распространенные варианты использования s-образной кривой в ситуациях управления проектами:

Базовые графики s-образной кривой

Перед началом проекта вы можете подготовить график, в котором показаны ожидаемые ресурсы, труд и обязанности, связанные с проектом на каждом этапе его разработки. Менеджер проекта может построить график своих прогнозов, чтобы показать средства и сроки проекта, создав базовый график S-образной кривой. Использование этого графика позволяет вам установить ожидания с учетом таких переменных, как задержки, ошибки и корректировки, чтобы определить реалистичные сроки завершения.

Прогнозы движения денежных средств

Многие менеджеры используют S-образные графики для построения кривых денежных потоков. Денежный поток — это то, как менеджер проекта составляет бюджет для проекта, и использование этого графика позволяет сопоставить расходы с важными событиями и вехами в ходе проекта. Используя s-образную кривую денежного потока, вы можете отслеживать расходы и финансовые операции, чтобы увидеть, где вы понесли затраты в течение всего проекта. Некоторые менеджеры используют s-графики денежных потоков для отслеживания платежных обязательств и наличия средств.

Управление освоенной стоимостью

Управление освоенным объемом (EVM) — это стратегия управления проектами, которая включает использование объективных данных для оценки общей производительности и успеха команды, проекта или отдельного человека. Вы можете использовать S-образные графики, чтобы определить, как взаимодействуют все переменные в проекте, и определить, как поведение вашей команды влияет на расходы и успех проекта. Вы можете использовать программное обеспечение EVM для автоматического создания S-образных графиков на основе данных проекта и определения областей для улучшения на основе совокупных усилий вашей команды.

S-образный график в процентах

Некоторые графики S-образной кривой используют проценты, чтобы показать долю завершения проекта в каждый момент времени. S-кривая в процентах может быть полезна для определения трудозатрат или затрат по отношению к общей временной шкале проекта. Вы можете использовать графики S-образной кривой в процентах, чтобы понять процентную долю выполненных задач проекта или потраченного бюджета по сравнению с базовыми ожиданиями.

Оценка производительности и прогресса

При создании графика s-кривой оценки прогресса вам потребуются три набора данных: ожидаемая стоимость всех задач проекта, фактическая стоимость выполненных задач и затраты, которые вы несете при выполнении задач. Нанесение этих данных на график позволяет быстро визуализировать, как ваши фактические затраты сравниваются с прогнозируемыми затратами и как эти затраты влияют на успех проекта. Вы можете использовать эту информацию, чтобы понять текущее состояние проекта и адаптировать прогноз для вашего проекта на основе разницы между каждой линией s-кривой.

Сравнение объемов производства

Руководители проектов в производственной и строительной отраслях часто используют s-кривые сравнения объемов производства. Вы можете использовать эти графики для отслеживания количества товаров, произведенных или построенных каждый день. На этом графике вы включаете как прогнозируемое, так и фактическое количество товаров, чтобы вы могли визуализировать, сколько товара вам нужно для выполнения заказов. Этот график позволяет вам определить, производит ли ваша производственная группа достаточно продукции, чтобы удовлетворить прогноз и спрос, помогая вам решить, когда запланировать больше сотрудников или ускорить производственные процессы.

Диапазон возможностей расписания

S-образная диаграмма диапазона возможностей расписания, также известная как банановая диаграмма, состоит из двух отдельных линий, которые показывают минимальное и максимальное значения, которые вы можете ожидать по мере развития проекта. Это связано с тем, что на графике показаны две отдельные линии, которые примерно имеют форму банана. Вы можете использовать этот график, чтобы получить общее представление о том, сколько может стоить проект, сколько времени он может занять или сколько вы могли бы произвести как в лучшем, так и в худшем случае.

Советы по использованию S-образных графиков в управлении проектами

Многие менеджеры проектов считают, что S-образные графики очень полезны при попытке визуализировать ход проекта или спрогнозировать его завершение. Чтобы использовать S-образные графики для улучшения своих методов управления проектами, используйте эти полезные советы, чтобы применить их на рабочем месте:

• Выберите графическую программу. Прежде чем создавать графики S-образной кривой, изучите различные программные системы и решите, какое решение может быть лучшим для вас. Существует множество вариантов, от обычных офисных программ до специального программного обеспечения для управления проектами, которые применимы к разным сферам деятельности.

• Отслеживайте прошлые и текущие данные проекта. Собирайте информацию о прошлых проектах, чтобы разрабатывать реалистичные прогнозы, которые можно сравнивать с поступающей информацией. По мере продвижения проекта регулярно измеряйте информацию, чтобы получить детальное представление об успехе проекта.

• Определите свои цели. Понимание того, зачем вам нужен S-образный график управления проектом, гарантирует, что вы измеряете правильные данные и применяете их надлежащим образом. Независимо от того, нужно ли вам отслеживать денежные потоки или прогнозировать потребность в персонале, знание цели, стоящей за графиком S-образной кривой, позволит вам оставаться сосредоточенным и эффективным.

• Обучайте членов вашей команды. Каждый человек в вашей команде, который интерпретирует графики s-кривой, должен понимать данные в s-кривой и то, что они означают. Люди, которые собирают данные для ваших графиков, также могут улучшить свои процессы ведения записей, если они понимают цель своих данных. Выделите время, чтобы обучить их тому, как создавать и применять s-графики.