Как использовать проверку орфографии в Excel

8 апреля 2022 г.

Орфографические и грамматические ошибки в отчете могут отвлекать клиентов или свидетельствовать о недостаточном внимании к деталям. Вычитка и исправление больших объемов информации часто занимает много времени. Знание того, как использовать инструмент проверки орфографии при работе в Excel, может сэкономить время и уменьшить количество ошибок в ваших документах. В этой статье мы обсудим проверку орфографии в Excel, включая определение, примеры использования, шаги по применению и советы.

Что такое проверка орфографии?

Проверка орфографии — это инструмент, который выявляет, предлагает и исправляет орфографические или грамматические ошибки в онлайн-документе. Программное обеспечение для проверки орфографии работает в различных онлайн-программах обработки текста. Он может помечать и искать слова и фразы с ошибками в документе и предлагать исправления.

Когда вы используете проверку орфографии в Excel?

Вот несколько распространенных способов проверки орфографии на листе Excel:

• Общее редактирование: Предоставление подробного, профессионального и правильного отчета для клиентов и внутреннего руководства свидетельствует об усилиях и компетентности. Использование проверки орфографии для поиска незначительных ошибок и проверки правильности орфографии и грамматики повышает вашу способность выполнять точную работу.

• Исправление формул: в Excel вы можете использовать проверку орфографии для редактирования и исправления формул. Использование проверки орфографии в строке формул поддерживает правильное написание во всей функции и гарантирует, что формула работает должным образом, исправляя ошибки.

Как использовать проверку орфографии в Excel

Вот четыре шага, которые вы можете выполнить, чтобы применить проверку орфографии в документе Excel:

1. Выберите ячейки

Проверка орфографии позволяет редактировать документ по частям или целиком. Выбор только одной ячейки побуждает программу проверить весь документ. Вы можете выбрать несколько ячеек, используя клавишу управления при нажатии на ячейки в разных областях. Выбор нескольких ячеек означает, что проверка орфографии оценивает правописание только в выделенных областях.

2. Нажмите «Правописание».

На вкладке «Рецензирование» в верхней части листа Excel найдите группу «Проверка». В этой группе выберите функцию «Правописание». На кнопке отображается значок с буквами «abc» и зеленой галочкой.

3. Пройдите через диалоговое окно проверки орфографии.

При выборе инструмента проверки орфографии открывается диалоговое окно. Всплывающее окно отображает неправильные слова или фразы и предлагает варианты замены и действия. Вот предусмотренные действия и их цель:

• «Игнорировать один раз»: если предложенное исправление неприменимо, вы можете проигнорировать это предложение и сохранить исходный контент. Это действие удаляет красную метку со страницы, но не меняет написание этого фрагмента текста.

• «Игнорировать все»: если такое слово, как имя, аббревиатура или название компании, встречается неоднократно, но помечается как неправильное, вы можете выбрать «Игнорировать все», чтобы удалить маркировку со всех вхождений слова без изменения или замены текста.

• «Добавить в словарь»: вы можете использовать инструмент «Добавить в словарь», чтобы добавить слова, имена и заголовки, которые используются повторно и помечены как неправильные, в словарь вашего документа. Это снимает флаг со всех вхождений слова и не позволяет проверке орфографии помечать его как неправильное при написании в будущем.

• «Изменить»: диалоговое окно проверки орфографии предоставляет список предлагаемых замен для неправильного слова. Вы можете выделить правильное слово или написание из предоставленного списка и выбрать «Изменить» из действий, чтобы автоматически заменить неправильное слово правильной формой.

• «Изменить все»: действие «Изменить все» при проверке орфографии находит и заменяет несколько вхождений одной и той же орфографической ошибки. Если ошибка возникает более чем в одной ячейке или области, вы можете выбрать правильное написание из списка вариантов и заменить все ошибки одновременно.

• «Автозамена»: инструмент «Автозамена» из диалогового окна проверки орфографии работает для автоматического исправления орфографической ошибки при написании в будущем. Инструмент изменяет неправильное написание на выбранное предложение без необходимости открывать и запускать функцию проверки орфографии вручную.

4. Нажмите «ОК» и подтвердите все изменения.

После выбора действия для каждого предложения в диалоговом окне нажмите «ОК». Это применяет ваше действие к тексту и переходит к следующему исправлению. После очистки всех предложений появится еще одно всплывающее окно с уведомлением о том, что вы внесли все изменения. Нажмите «ОК» в этом сообщении, чтобы вернуться к исходному документу и просмотреть исправления.

Советы по использованию проверки орфографии в Excel

Используйте сочетание клавиш для проверки орфографии

Вы можете использовать сочетание клавиш, чтобы открыть диалоговое окно проверки орфографии и отсканировать документ, не перемещаясь по инструментам и вкладкам на панели инструментов. Чтобы открыть проверку орфографии в Excel, просто нажмите F7. Эта команда открывает проверку орфографии для всего документа.

Используйте инструмент тезауруса

Вы можете использовать инструмент тезауруса, чтобы найти синонимы для слов и отчетов, которые становятся излишними. Выделите слово, которое хотите заменить, и во вкладке «Файл» появится значок книги с надписью «Тезаурус». Этот инструмент предоставляет список синонимов, которые вы можете выбрать, и автоматически заменяет выбранное слово выбранной вами заменой.

Настройка расширенных параметров проверки орфографии

Получив доступ к меню настроек проверки орфографии, вы можете настроить и улучшить исправления и предлагаемые изменения. На вкладке Excel «Файл» нажмите «Параметры». В появившемся меню выберите метку «Правописание». На этой странице отображается список флажков и настроек проверки орфографии. Некоторые из этих инструментов и настроек включают в себя:

• Игнорировать слова в верхнем регистре

• Игнорировать слова, содержащие цифры

• Игнорировать интернет-адреса и адреса файлов

• Отметить повторяющиеся слова

• Предлагать только из основного словаря

• Параметры автозамены

По умолчанию проверка орфографии игнорирует текст в верхнем регистре, слова с цифрами и повторяющиеся слова. Установка и снятие этих флажков позволяет вам настраивать элементы, которые вы хотите исправить или игнорировать, и может выявить больше ошибок, чем по умолчанию.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.