Как использовать план управления проектом (с советами)

Руководители проектов помогают командам создавать, разрабатывать и поставлять продукты для своей компании или клиентов. Как менеджер проекта, вы можете использовать различные типы планов, чтобы ваша команда была сосредоточена и понимала, что вам нужно сделать для выпуска готового продукта. Понимание того, как использовать эти планы, может улучшить ваши способности управления проектами и принести пользу вашей компании. В этой статье мы обсудим, как использовать план управления проектом для создания успешных продуктов, в том числе преимущества этого плана и советы, которые помогут вам использовать его более эффективно.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом — это набор документов, созданных менеджером проекта, в которых подробно описаны различные элементы, необходимые для завершения проекта. Эти элементы часто являются частями проекта, которые менеджер проекта должен контролировать, поэтому он использует предварительные знания, чтобы предсказать, как эти элементы могут повлиять на его проект. Этими элементами могут быть люди в команде, качество и стоимость производства, а также время для завершения проекта, и они определяют, сможет ли и когда команда доставить готовый продукт заинтересованным сторонам.

С помощью плана управления проектом вы можете использовать имеющиеся знания и текущую информацию, например показатели производительности, для подготовки к проекту и изучения способов эффективного управления проектом. Например, вы можете знать, что ваш менеджер составляет годовые бюджеты для отделов вашей компании, поэтому вы отмечаете в своем плане управления проектом, что бюджет вашего проекта может быть не очень высоким, и планируете меньшее значение. Когда вы узнаете, что фактический бюджет превышает вашу оценку, эта информация не задержит ваш проект, потому что вы запланировали меньшее число.

Преимущества использования плана управления проектом

Планы управления проектом очень полезны, если вы хотите планировать каждую деталь проекта и внимательно следить за ходом выполнения. Этот тип плана полезен для проектов, требующих особого внимания к деталям, но он также может быть полезен, когда вы начинаете проект, с которым раньше не сталкивались, например, планируете проект для нового отдела. Рассмотрим более подробно некоторые преимущества использования элемента управления проектами на рабочем месте:

• Быть более подготовленным: с тщательным планом управления проектом ваша команда может подготовиться ко многим ситуациям и проблемам, которые могут возникнуть, имея план, который поможет им пройти через каждый аспект проекта. Эта дополнительная готовность позволяет проектам работать более гладко и снимает стресс, связанный с созданием качественного продукта для заинтересованных сторон в установленные сроки.

• Соблюдение графика. Еще одним преимуществом подробного плана контроля является то, что он может повысить вашу способность соблюдать график проекта, поскольку вы знаете все элементы, которые могут вызвать задержку, и все задачи, которые должна выполнить ваша команда. Поскольку время часто является фактором успешной доставки продукта, важно понимать, что необходимо сделать, чтобы не отставать от графика.

• Предвидение проблем: вы также можете более эффективно предвидеть проблемы с помощью плана управления проектом, потому что часть процесса планирования включает прогнозирование и разработку способов управления различными ситуациями. Если во время вашего проекта возникает проблема, комплексный план контроля может помочь вашей команде принять более взвешенные решения и адаптироваться к происходящим изменениям.

• Повышение успеха: поскольку план управления настолько дотошный и учитывает различные ситуации, он может повысить шансы вашей команды на успешную поставку продукта и избежание ошибок во время проекта. Когда вы можете использовать свой план для прогнозирования и мониторинга многих ситуаций, часто легче вносить изменения и исправлять ошибки на ранних этапах производственного процесса.

Как использовать план управления проектом

Рассмотрите следующие шаги, которые помогут вам понять, как успешно использовать план управления проектом на рабочем месте:

1. Понять цель и объем проекта

Прежде чем вы сможете создать план проекта, вам сначала необходимо понять цель и объем проекта. Обсудите это со своим менеджером и клиентом или клиентом, запрашивающим продукт, чтобы вы могли рассмотреть параметры проекта, на которых вы можете основывать элементы своего плана контроля. Например, попробуйте выяснить, сколько времени у вашей команды есть на завершение проекта, сколько и какого типа ресурсов вам может понадобиться для завершения продукта, а также назначение продукта для заказчика.

2. Подумайте о том, что вы можете контролировать

Как только вы поймете цель и объем проекта, вы сможете подумать о том, какие элементы вы можете прогнозировать, отслеживать и контролировать в своем плане. Часто эти элементы подпадают под одну из четырех категорий, в том числе:

Есть аспекты этих категорий, которые вы можете контролировать или планировать, например, какие сотрудники входят в вашу команду и сколько времени вы можете потратить на каждую задачу в проекте. Для аспектов, которые вы не можете контролировать, таких как неожиданные изменения, вы можете попытаться предсказать и запланировать возможные результаты в плане вашего проекта. Примером может служить неисправность оборудования, которая вызывает ошибки качества и задержки производства. При создании плана вы можете заметить, что оборудование устарело и часто выходит из строя, поэтому вы можете создать резервный план для этой ситуации, чтобы поддерживать производство в соответствии с графиком.

3. Соберите информацию о различных элементах

Собирайте информацию об элементах проекта, чтобы контролировать результаты или прогнозировать проблемы, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Изучите каждый элемент и выясните, как они могут повлиять на цели вашего проекта, поговорив с руководителями соответствующих отделов, таких как финансовый и ИТ, и менеджером, который поручил вам проект. Благодаря тщательному исследованию вам будет легче понимать и прогнозировать проблемы, оценивать бюджеты и составлять графики полезного плана контроля.

4. Напишите свои планы

План управления проектом часто состоит из нескольких небольших планов, относящихся к проекту, которые вы компилируете в один большой документ, чтобы ваша команда могла ссылаться на него. Примеры конкретных планов включают смету расходов и бюджеты, сроки выполнения задач и сведения о том, как сообщать о ходе выполнения клиентам и другим менеджерам. Создайте эти различные планы, используя всю информацию, которую вы собрали из источников на своем рабочем месте, и объедините их в единый документ, который поможет вам понять весь проект и то, что ваша команда должна сделать для достижения успеха.

5. Решите, как отслеживать прогресс

Чтобы полностью использовать свой план управления проектом, решите, как вы хотите отслеживать прогресс своей команды и сообщать об этом заказчику или своему менеджеру. Рекомендуется добавить эту информацию в план контроля продукта, чтобы сделать ее доступной для всей вашей команды, и продумать, как отслеживать прогресс и изменения для каждого конкретного элемента. Регулярно отслеживая, как работает ваша команда и проект, вам будет легче выявлять ошибки или потенциальные задержки и сообщать о своем прогрессе клиентам и менеджерам, которые хотят знать подробности.

6. Соберите свою команду

Сбор совместной, знающей команды — один из наиболее важных способов повысить ваши шансы на успешное завершение проекта. В зависимости от проекта и его параметров, ваш менеджер может назначить вам команду или вы сами сможете выбрать членов команды из разных отделов. Постарайтесь выбрать сотрудников, которые хорошо работают вместе и обладают экспертными знаниями о продукте, который вы создаете, а затем делегируйте задачи каждому члену, которые лучше всего соответствуют его набору навыков.

7. Пересмотрите по мере необходимости

По мере продвижения вашей команды над проектом часто пересматривайте свой план и пересматривайте информацию, которая изменилась с момента его создания. Поскольку цель плана контроля состоит в том, чтобы помочь вам контролировать свой проект и прогнозировать проблемы, важно поддерживать актуальность информации в плане на случай возникновения новых проблем, чтобы точно отчитываться перед вашим менеджером и заказчиком и помогать вашей команде оставаться на плаву. сосредоточены на правильных задачах. Проверка также позволяет отслеживать новую информацию и улучшать планирование вашего следующего проекта.

Советы по использованию плана управления проектом

Следующие советы могут помочь вам более эффективно использовать план управления проектом:

• Познакомьтесь со своей командой. Знание своей команды — важный шаг к назначению задач, соответствующих их сильным сторонам и способностям на рабочем месте. Познакомьтесь со своей командой с помощью упражнений по формированию команды, случайных встреч и отчетов о ходе работы от их менеджеров, чтобы лучше понять, какие элементы плана вашего проекта они могут выполнить хорошо.

• Регулярно пересматривайте сметы расходов. Несмотря на то, что важно проверять все аспекты вашего плана контроля, рассмотрите возможность частого и тщательного пересмотра сметы расходов, чтобы убедиться, что вы не выходите из бюджета и достигаете целей, как вы прогнозировали. Вы можете сделать это, обновив свой план, указав, сколько денег ваша команда потратила на проект и сколько у вас осталось для его завершения.

• Используйте позитивное общение. Не забывайте использовать позитивный язык при общении с вашим клиентом, менеджером и членами команды, даже если проект идет не совсем по вашему плану. Позитивное общение воодушевляет ваших коллег и мотивирует их продолжать работу над трудностями, чтобы предоставить готовый продукт.

• Рассмотрите программное обеспечение для планирования проектов. Программное обеспечение для планирования проекта может помочь вам создать план проекта более эффективно и сэкономить время на изучение и знакомство с членами вашей команды. Существуют различные типы программного обеспечения для планирования проектов, в которые вы можете экспортировать свой план проекта или создать новый, поэтому подумайте о том, чтобы узнать в своей компании или сети, что используют другие менеджеры проектов.

• Поймите заинтересованные стороны. Заинтересованные стороны или клиенты вашего проекта могут иметь определенные запросы и ожидания в отношении готового продукта, поэтому полезно понять их желания и отметить их в плане проекта. Например, вы можете указать в своем плане цель и крайний срок проекта, которые часто определяются заинтересованными сторонами.