Как использовать функцию IFS в Excel (с шагами и советами)

Одной из самых популярных формул Excel для анализа логических операторов является функция IFS. Эта функция может оценивать несколько условий и возвращать указанное значение, когда определяет истинное условие. Функции IFS более практичны, чем обычные функции IF, для выполнения нескольких логических тестов и помощи пользователям в упорядочении данных по определенным критериям. В этой статье мы научим вас использовать функцию ЕСЛИ в Excel и дадим экспертные советы по созданию формул.

Что такое функция ЕСЛИ в Excel?

Функция IFS в Excel — это формула, которая оценивает одно или несколько условий и возвращает значение при оценке истинного условия. Пользователи могут определить, какие значения возвращает функция при каждом условии. Если первое условие ложно, функция оценивает второе условие. Если второе условие ложно, он продолжает оценивать условия в последовательном порядке. Как только функция находит истинное условие, она возвращает значение, соответствующее этому истинному условию. Вы можете ввести до 127 условий, также известных как логические тесты, для оценки функции.

Excel представил функцию IFS в 2016 году. До этой функции люди использовали функцию IF для оценки условия и возврата указанного значения. Хотя функция ЕСЛИ также может оценивать несколько условий, функция ЕСЛИ более удобна при выполнении нескольких логических тестов. Функцию ЕСЛИ легче читать, так как все, что вам нужно сделать, это ввести условия, за которыми следуют их истинные значения, вместо того, чтобы использовать несколько функций ЕСЛИ в рамках одной функции ЕСЛИ.

Когда использовать функцию IFS в Excel

Вы можете использовать функцию IFS в Excel для возврата значений на основе нескольких логических тестов. Вот пара примеров практического использования:

Пример 1

Вы учитель, который хочет систематизировать оценки учащихся, чтобы внести их в свой журнал оценок. Ваша шкала оценок:

• Равно или больше 90 = А

• Равно или больше 80 = B

• Равно или больше 70 = C

• Равно или больше 60 = D

• Меньше 59 = F

Вы решаете использовать функцию IFS на основе этой шкалы оценок. Когда вы вводите логические тесты и соответствующие им значения, функция оценивает числовые баллы ваших учащихся и возвращает соответствующую буквенную оценку. Например, числовой балл учащегося, равный 75, соответствует букве C. При числовом балле 50 функция возвращает буквенную оценку F, потому что считает первые четыре условия ложными, а последнее — истинным.

Пример 2

Менеджер хочет оценить часы своих сотрудников, чтобы увидеть, выполнили ли они свои 40 часов в неделю. Если сотрудник выполняет свои 40 часов, менеджеру не нужно предпринимать никаких дальнейших действий. Сотрудники, проработавшие более 40 часов, имеют право на сверхурочную работу, а сотрудники, проработавшие менее 40 часов, должны пройти оценку, чтобы определить, почему они не выполнили норму почасовой оплаты. Менеджер создает функцию IFS в Excel, которая проверяет следующие условия:

• Больше 40 = оплата сверхурочной работы

• Равно 40 = хорошо

• До 40 лет = запланировать оценку

Как использовать функцию ЕСЛИ в Excel

Вот как использовать функцию IFS в Excel:

1. Войдите в функцию ЕСЛИ

Щелкните ячейку, в которую вы хотите, чтобы функция возвращала значение. Введите =IFS и выберите IFS в раскрывающемся меню. Или нажмите кнопку «Функция» на панели инструментов. Найдите функцию IFS, прокручивая меню или используя строку поиска.

2. Создайте первый логический тест

Когда вы вводите функцию IFS, в выбранной ячейке появляется =IFS(. Введите первый логический тест, который вы хотите, чтобы функция выполняла после открывающей скобки. Допустимые операторы для ваших логических тестов включают:

• Меньше чем (<)

• Больше, чем (>)

• Равно (=)

• Не равно (<>)

• Меньше или равно (<=)

• Больше или равно (>=)

Многие люди используют функцию IFS для определения отношения значения к числу. Например, чтобы определить, больше ли значение A1 пяти, первой логической проверкой будет A1>5. Вы также можете использовать функцию IFS, чтобы определить отношение значения к значению в другой ячейке. Например, если вы хотите определить, больше ли значение A1, чем значение A2, первым логическим тестом будет A1>A2. Если вы планируете копировать формулу в другие ячейки, но хотите продолжать сравнивать значения других ячеек с A2, исправьте A2, введя A1>$A$2 вместо A1>A2.

3. Введите первое значение, если оно верно

Поставьте запятую после первого логического теста и введите значение, которое должно отображаться, если условие истинно. Если вы хотите, чтобы значение было числом, введите число с запятой. Например, если вы хотите, чтобы Excel возвращал значение 10, если A1 больше пяти, начало вашей функции IFS будет выглядеть так:

=ЕСЛИ(А1>5, 10, )

Если вы хотите, чтобы значение было словом или фразой, поместите слово или фразу в кавычки и поставьте запятую после последней цитаты. Например, если вы хотите, чтобы Excel возвращал значение «Да», если A1 больше пяти, начало вашей функции IFS будет выглядеть так:

=ЕСЛИ(A1>5, “Да”, )

4. Введите больше логических тестов

Функция IFS требует только одного логического теста и значения, если оно истинно, но вы можете ввести больше, повторив шаги два и три. Убедитесь, что вы ставите запятую после каждого логического теста и значения, если оно истинно. Когда вы закончите, поставьте закрывающую скобку в конце конечного значения, если оно истинно.

Вот пример функции IFS с несколькими логическими тестами:

IFS=(A1>100, «Исключительно», A1>90, «Хорошо», A1>80, «Удовлетворительно», A1<=80, «Требуется улучшение»)

Первое условие указывает функции генерировать значение «Исключительно», если A1 больше 100. Если A1 не равно 100, функция выполняет другие тесты, пока не найдет истинное условие. Например, если A1 содержит значение 82, функция вернет значение «Удовлетворительно».

Советы по использованию функции ЕСЛИ в Excel

Вот несколько советов по использованию функции ЕСЛИ в Excel:

Скопируйте формулу в другие ячейки

Вы можете скопировать функцию IFS в другие ячейки так же, как и с другими формулами Excel. Щелкните ячейку, в которой отображается исходная функция IFS, выберите маркер заполнения в правом нижнем углу и перетащите его в другие ячейки. Вы также можете дважды щелкнуть маленькое зеленое поле в правом нижнем углу ячейки, чтобы отправить формулу в соседние ячейки.

Обратите внимание, что это действие позволяет функции IFS выполнять логические проверки относительно своего нового положения. Например, представьте, что исходная функция IFS находилась в ячейке B1 и содержала следующую формулу:

=ЕСЛИ(A1>10, 5, A1<=10, 0)

Когда вы копируете формулу в ячейку B2, она становится следующей:

=ЕСЛИ(A2>10, 5, A2<=10, 0)

Убедитесь, что хотя бы одно условие может быть истинным

Если функция определяет, что ни одно из условий не выполняется, она выдает ошибку “#Н/Д”. Вы можете предотвратить эти ошибки, убедившись, что ваши условия учитывают все сценарии. Например, представьте, что у вас есть эта функция:

=ЕСЛИ(A1>100, “Да”, A1<100, "Нет")

Функция возвращает ошибку “#Н/Д”, если A1 равно 100, потому что 100 не больше и не меньше 100. Добавление дополнительного условия для учета числа 100 может предотвратить эту ошибку. Новая формула выглядит так:

=ЕСЛИ(A1>100, “Да”, A1<100, "Нет", A1=100, "Возможно")

Добавьте ИСТИНА в качестве окончательного логического теста

Вы также можете предотвратить ошибки, добавив TRUE в качестве конечной логической проверки. Это действие позволяет функции вернуть значение, если ни одно из предыдущих условий не соответствует действительности. Например, рассмотрим эту функцию:

=ЕСЛИ(A1>150, “Высокий”, A1<100, "Низкий", ИСТИНА, "ОК")

Функция возвращает «Высокий», если A1 больше 150, и «Низкий», если A1 меньше 100. Если A1 не больше 150 и не меньше 100, функция возвращает «ОК». Эти значения «ОК» возможны, если A1 является числом от 100 до 150 или равным 100 или 150.

*Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.**