Как использовать анализ пробелов для повышения производительности

18 марта 2021 г.

Если вы работодатель, вы постоянно стремитесь к достижению поставленных бизнес-целей. Чтобы достичь их, вам нужно иметь четкое представление о том, где вы сейчас находитесь, и выделять возможности для улучшения. Одним из эффективных способов добиться успеха вашей компании является проведение анализа пробелов.

В этой статье мы рассмотрим, что такое гэп-анализ и как им пользоваться.

Что такое гэп-анализ?

Gap-анализ относится к стратегическому инструменту для оценки разрыва между текущими и идеальными результатами. Другими словами, вы должны сравнить свои текущие результаты с целями, которых вы хотите достичь.

Когда вы проводите анализ пробелов, вам нужно знать, как вы должны распределять и интегрировать свои ресурсы для достижения своих целей. Для этого определите и проанализируйте сильные и слабые стороны, имеющиеся возможности и факторы, которые могут помешать продвижению к желаемым результатам.

Вот некоторые области, в которых может применяться гэп-анализ:

• Продажи

• Производительность

• Финансовые показатели

• Контроль за уровнем издержек

• Гарантия качества

• Управление человеческими ресурсами

• Удовлетворенности сотрудников

• Конкурентоспособность рынка

Как применять гэп-анализ

1. Просмотрите свое текущее состояние

Во-первых, вам нужно определить, в какой области следует применять анализ пробелов. Вам также необходимо выяснить, где вы и ваша организация находитесь, прежде чем составлять план достижения вашей будущей цели. Общая цель вашей организации может заключаться в том, чтобы стать ведущим обувным брендом в социальных сетях. Однако вы получили сообщение от отдела продаж о том, что продажи вашей обуви снизились за последний квартал и что у конкурентов больше подписчиков в аккаунтах.

Поэтому подумайте над тем, чтобы спросить себя, есть ли проблема с продуктом, который вы продаете, или вам нужно выделить больше ресурсов команде по продажам и маркетингу для увеличения продаж или подписчиков. Вы узнаете ответы на эти вопросы, только поговорив с лучшими людьми в каждом отделе и критически оценив свою работу. ключевые показатели эффективности (KPI) чтобы точно определить, где ваш бренд находится на рынке.

Для начала используйте инструменты анализа пробелов, которые помогут вам собрать необходимую информацию. Вот примеры инструментов гэп-анализа:

• Анализ SWOT: SWOT это аббревиатура, которая расшифровывается как Сила, Слабость, Возможности и Угрозы. Это метод анализа пробелов, специально разработанный для определения внутренних и внешних факторов, влияющих на эффективность и успех компании. Определив все четыре фактора, вы сможете определить наилучшее решение, используя свои сильные стороны и соответствующим образом распределяя ресурсы, сводя к минимуму потенциальные угрозы.

• Диаграмма «рыбья кость»: на этой диаграмме исследуются основные причины проблемы, с которой вы сталкиваетесь, и ее следует использовать при оценке текущей ситуации. Измерения, материалы, люди, машины, методы и окружающая среда — это обычно используемые понятия, которые измеряют состояние вашего бизнеса.

• Структура McKinsey 7S: эта структура основана на семи ориентированных на людей группах для изучения характеристик бизнеса, включая структуру, стратегию, системы, персонал, навыки, стиль и общие ценности. При использовании этой модели вам придется заполнить текущее состояние и будущее состояние для каждой категории, чтобы определить, где существует пробел. Затем вы можете разработать целевое решение для преодоления разрыва.

• Модель Надлера-Тушмана. Метод Надлера-Тушмана — это модель организационной конгруэнтности, которая изучает, как различные процессы в бизнес-организации работают вместе, и влияние пробелов на ее операционную эффективность в целом. Он исследует эти пробелы, оценивая операционную систему компании и классифицируя бизнес-процессы по трем типам: ввод, преобразование и вывод. Факторы, рассматриваемые как входы, включают используемые ресурсы, операционную среду и корпоративную культуру, тогда как трансформация включает в себя людей, системы и действия, которые в настоящее время используются для превращения входов в результаты. Выходы – это результаты процессов, установленных бизнесом. Эти три категории должны совпадать, чтобы обеспечивать и поддерживать продуктивность вашего персонала.

• PEST-анализ: этот инструмент похож на SWOT-анализ тем, что обеспечивает необходимую структуру для изучения угроз и возможностей для вашего бизнеса. Однако PEST позволяет выявить возможности для изменений и свести к минимуму угрозы, распространенные на вашем рынке. Рассмотрите возможность проведения PEST-анализа после SWOT-анализа, чтобы увидеть, есть ли у вас дополнительные возможности и угрозы, а затем определите, как вы собираетесь действовать на основе информации, представленной с помощью этих инструментов.

2. Осознайте свое будущее состояние

Как только вы полностью поймете функции своей организации, определите идеальное состояние для вашей организации. На этом шаге вы не описываете, как вы туда доберетесь. Вам понадобится идеалистическое мышление, чтобы понять, как выглядит вершина для вас. Не забудьте включить отзывы ваших сотрудников с точки зрения того, что они хотели бы видеть в компании и как они хотели бы участвовать в масштабировании вашей организации.

Ваше идеальное будущее может заключаться в том, чтобы взять под контроль процесс генерации потенциальных клиентов, чтобы дать вашей команде по продажам больше времени для звонков в рабочее время. В этом случае производительность вашего отдела продаж не соответствует стандартам, которые вы для них установили, но определение идеальной ситуации для ваших сотрудников показывает, что вы прилагаете целенаправленные усилия для увеличения их продаж и увеличения количества клиентов. клиентов, имеющих с вами дело.

3. Определите пробел и возможные решения

Объединив первые два шага, вы обнаружите, что вам еще нужно для достижения ваших целей. На этом этапе вы и ваша команда руководителей выбираете, какие решения могут устранить отставание в производительности вашей организации. Таким образом, ваше решение о том, как навести мосты, может зависеть от того, ищете ли вы гарантированный контроль над успехом или затраты на достижение ваших целей. Чтобы вернуться к примеру с продажами, посмотрите, как ваша команда прошла путь от отдела продаж, который не достиг своих целей по продажам, до команды, которая превосходит цели и обеспечивает отличное обслуживание клиентов.

Некоторые варианты, которые следует учитывать в этом сценарии:

• Нанимайте стажеров, чтобы они помогали вводить потенциальных клиентов в CRM-систему.

• Переоцените рабочую нагрузку вашего торгового персонала и посмотрите, нужны ли новые продавцы для преодоления разрыва.

• Сконцентрируйте усилия вашего торгового персонала на высококлассных клиентах, которые могут принести компании больше дохода.

4. Выполнение окончательных планов

Работайте вместе со своей командой руководителей над общением с вашей командой относительно планов по масштабированию организации. Таким образом, их обратная связь будет важна и может дать представление о намеченной стратегии, которая, возможно, не обсуждалась ранее. В целом окончательное решение будет за вами, и ваши изменения по-разному повлияют на определенные команды. Очень важно сохранить УМНЫЕ цели иметь в виду при формулировании стратегии с четкими и реальными целями, подготовленными для ваших сотрудников.