Как экспортировать каталог файлов в Excel (с шагами и советами)

Когда вы работаете в отрасли, где требуется широкое использование компьютерных файлов, может быть сложно систематизировать цифровые документы и поддерживать их в рабочем состоянии. Один из способов упорядочить файлы для быстрого доступа — экспортировать их в Excel. Изучение того, как экспортировать каталоги файлов в Excel, позволит вам собрать все важные рабочие или личные файлы в одном месте. В этой статье мы объясняем, что такое каталог файлов, когда его экспортировать и как экспортировать каталог файлов в Excel, а также предлагаем несколько советов по экспорту файлов и организации каталога файлов.

Что такое каталог файлов в Excel?

Каталог файлов в Excel представляет собой организованный основной список папок и содержащихся в них файлов. В каталогах обычно указываются имена папок и список файлов, сохраненных в них. Например, отдел маркетинга компании может иметь цифровые папки для своих отчетов на конец квартала за последние три года. Команда может хранить эти папки в одной папке под названием «Ежеквартальные отчеты». В папке «Квартальные отчеты» у них могут быть подпапки за каждый год, а в этих папках — файлы, относящиеся к каждому отчету.

Эта организационная структура помогает сотрудникам отдела знать, где искать файлы, связанные с определенной темой, например, с отчетом за третий квартал 2018 года. Хорошо организованный каталог файлов показывает иерархию папок и файлов, что упрощает навигацию по системе. Это позволяет людям более эффективно находить нужную информацию или сохранять важные документы в центральном месте. Экспорт каталога файлов в электронную таблицу позволяет получить доступ ко всем нужным файлам из программного обеспечения для работы с электронными таблицами, создавая центральное место для доступа к важным документам.

Когда экспортировать каталог файлов в Excel

Вы можете экспортировать каталог файлов в Excel, чтобы улучшить свою систему управления файлами. Вот несколько причин для обновления вашей системы управления файлами:

Улучшенная организация

Хорошее управление файлами улучшает вашу цифровую организацию. Так же, как организация физических папок в картотеке, наличие структурированной системы для организации ваших цифровых файлов поможет вам отслеживать ваши документы. Эффективная организация файлов может уменьшить стресс, облегчить поиск нужной информации, свести к минимуму беспорядок и повысить вашу способность делиться информацией с другими.

Более легкий доступ

Хранение всех ваших файлов в одном месте упрощает доступ к ним. Организация их в электронной таблице означает, что вы можете получить доступ ко всей важной информации, которая вам нужна, в одном документе. Структура электронной таблицы также позволяет легко просматривать полный список ваших папок и файлов, перечисляя их в независимых ячейках. Использование централизованного расположения упрощает вашу систему управления файлами и может сэкономить время, которое вы могли бы потратить на поиск нужных файлов в разных местах.

Лучшее общение

Помимо облегчения доступа к вашим собственным документам, наличие централизованного каталога для ваших файлов упрощает обмен ими с другими. Предоставление общего доступа к электронной таблице другим членам вашей рабочей группы позволяет им получать доступ к важным рабочим документам в одном месте. Кроме того, они могут добавлять свои собственные документы в электронную таблицу, что дает возможность всем членам вашей команды составить основной список необходимых файлов.

Меньше ошибок

Создание структурированной и согласованной системы управления файлами снижает вероятность ошибок в файлах. Когда вы разрабатываете систему и придерживаетесь ее, вы и каждый член вашей команды, который использует каталог, знает процесс навигации и хранения файлов в нем. Это снижает вероятность потери файлов за счет предоставления четких указаний по использованию каталога.

Повышенная безопасность

Наконец, наличие эффективной системы управления файлами может повысить вашу цифровую безопасность. Экспортируя свои файлы в одну электронную таблицу, вы можете контролировать, кто имеет доступ к таблице, выбирая только определенных членов вашей команды, чтобы иметь ее. Также можно установить пароль для отдельных электронных таблиц в программном обеспечении, поэтому вы можете ограничить доступ к документу только теми, у кого есть пароль.

Как экспортировать каталог файлов в Excel

Вот шаги, как экспортировать каталог файлов в Excel:

1. Откройте проводник

Первый шаг к экспорту каталога файлов в вашу электронную таблицу — открыть проводник. Вы можете сделать это, щелкнув значок файла на панели задач вашего компьютера, выполнив поиск проводника или нажав кнопку «Пуск» и выбрав «Проводник». Когда вы открываете проводник, должно появиться диалоговое окно, содержащее все файлы, сохраненные на вашем компьютере. В этом диалоговом окне укажите папку, которую вы хотите экспортировать в электронную таблицу, и откройте ее.

2. Откройте командное окно

После того, как вы открыли папку, которую хотите экспортировать, следующим шагом будет открытие командного окна. Командное окно позволяет настроить данные, хранящиеся на вашем компьютере, с помощью кода. Вы можете открыть это окно, удерживая нажатой клавишу «Shift» на клавиатуре и щелкнув правой кнопкой мыши в открытой папке. Это должно открыть меню с опцией «Открыть окно PowerShell здесь». Выберите этот параметр, чтобы открыть командное окно.

3. Используйте команду для создания списка файлов

В командном окне введите команду «dir/b > dirlist.text» без кавычек. Эта команда создает список всех имен файлов, сохраненных в выбранной вами папке. После ввода команды нажмите клавишу «Ввод» на клавиатуре, чтобы запустить приглашение.

4. Откройте Excel и экспортируйте файлы

Теперь, когда вы создали список файлов из папок, которые хотите экспортировать, откройте электронную таблицу. Нажмите «Ctrl + 0», чтобы открыть диалоговое окно с доступными папками. Определите папку, содержащую файлы, которые вы хотите экспортировать, и выберите раскрывающееся меню типа файла. В меню выберите «Текстовые файлы (.prn,.txt,*.cvs)» и дважды щелкните «dirlist.text», чтобы открыть список файлов.

5. Завершите и проверьте свой каталог

Наконец, выберите «Готово», чтобы импортировать список файлов в ваш каталог. После завершения убедитесь, что все файлы успешно импортированы в электронную таблицу. Выделение времени на повторную проверку поможет вам выявить ошибки и быстро их устранить.

Советы по экспорту каталогов файлов Excel

Вот несколько советов по управлению вашими электронными файлами в каталоге электронных таблиц:

Следуйте стандартной системе именования

При использовании любого типа файловой системы наличие структурированного метода именования может помочь вам оставаться организованным. Использование одного и того же шаблона именования для всех файлов определенного типа в вашей файловой системе упрощает поиск файлов, когда они вам нужны. Вы можете управлять сотнями файлов на своем рабочем месте, поэтому может быть сложно запомнить имена конкретных файлов, когда вы пытаетесь их найти. Если у вас стандартизированная система именования, все файлы определенного типа следуют одним и тем же рекомендациям по именованию, что упрощает поиск и размещение определенных файлов.

Обновляйте свой каталог во время работы

Возьмите за привычку регулярно обновлять свой каталог. Если вы удаляете файл со своего компьютера, потому что он устарел или неактуален, обязательно удалите список из своего каталога. Выполнение этих регулярных обновлений во время работы предотвращает загромождение вашего каталога файлами, которых у вас больше нет. Кроме того, обновление каталога с каждым новым файлом, который вы создаете, гарантирует его учет в вашей системе.

Будьте гибкими и экспериментируйте

Различные организационные системы работают для разных типов сотрудников. Будьте гибкими при создании каталога файлов и позвольте себе экспериментировать с вариантами организации. Например, некоторым людям полезно использовать цветовую маркировку своего каталога, в то время как другие считают, что цвета отвлекают. Вы можете упорядочить файлы по дате, в алфавитном порядке или по типу, в зависимости от ваших конкретных потребностей и предпочтений. Когда вы разрабатываете организационную систему, оптимизированную для вас, это может сэкономить время, снизить стресс и помочь вам не отставать от своих электронных файлов.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.