Как эффективно планировать численность персонала: полное руководство
Организации часто пересматривают различные части своего бизнеса при планировании своего будущего, включая свои финансы, стратегии и численность персонала. Обеспечение необходимого количества людей и наборов навыков в рамках их бюджета является важным шагом в планировании будущего успеха в бизнесе. Изучение планирования в этой области может помочь вам определить, может ли ваша организация извлечь выгоду из этой деятельности. В этой статье мы обсудим, что означает планирование численности персонала, как это сделать и что вам нужно для его успешного выполнения.
Что такое планирование численности?
Планирование численности персонала — это процесс, в ходе которого организация пересматривает своих членов и структуру, чтобы обеспечить соответствие своим целям. В этом процессе руководство определяет каждого сотрудника вместе с его ролями и навыками, чтобы увидеть, есть ли у них организация, подходящая для реализации его стратегий в рамках бюджета. В этом процессе часто участвуют специалисты из разных групп, таких как финансы, кадры и руководители отделов, чтобы убедиться, что у них есть вся необходимая информация. После планирования команда руководителей может решить, есть ли у них нужные люди, можно ли провести реструктуризацию или следует нанимать или увольнять сотрудников, чтобы приспособиться к их потребностям.
Как планировать численность персонала
Планирование численности персонала включает в себя несколько этапов, каждый из которых имеет решающее значение для его общего успеха. Некоторые шаги, которые вы можете рассмотреть при планировании численности персонала, включают:
1. Определите области для улучшения
Планирование численности персонала часто начинается, когда вы определяете возможность для изменений в организации. Например, может быть ясно, что компании нужны дополнительные торговые представители для удовлетворения спроса на новый продукт. Вы можете использовать инструменты прогнозирования, чтобы спланировать, что вы можете использовать в будущем, на основе прогнозируемой эффективности бизнеса и изменений на рынке. С помощью этой информации вы можете определить, какие данные вам могут понадобиться о навыках сотрудников, обязанностях и общей структуре команды.
2. Организуйте данные
В компании есть много точек данных, которые могут сообщить, корректируете ли вы численность персонала. Некоторые данные, которые могут помочь, включают:
Цели дохода
Прогнозируемые расходы
Бюджет
Количество работников
Требования к должности
Навыки сотрудников
Рейтинги производительности
Иерархия
Зарплата сотрудника
Каждый из них может повлиять на изменения, которые вы можете внести. Например, если вы ожидаете меньшего бюджета на следующий год, вы можете собрать данные о заработной плате сотрудников, количестве сотрудников и прогнозируемых расходах, чтобы сначала определить, сможете ли вы работать в той же структуре в рамках бюджета.
3. Анализируйте данные и команды
После того, как вы собрали данные, их анализ и структура отдельных команд могут помочь вам решить, какие изменения вы можете внести. Здесь вы можете определить, достаточно ли у вас денег, заложенных в бюджете, для поддержки вашей рабочей силы, выявить пробелы в навыках для решения будущих задач и определить любые приоритеты найма или потенциальные увольнения в определенных отделах. Вы также можете убедиться, что менеджеры имеют равное распределение в своей команде, чтобы обеспечить поддержку, необходимую им для выполнения своих обязанностей, или если у высококвалифицированных сотрудников есть путь к лидерству.
4. Определите план
С помощью данных вы можете определить области, в которых организация нуждается в корректировках. Проведите сеанс мозгового штурма, на котором вы сможете оценить варианты при планировании будущего. Например, чтобы справиться с ожидаемым увеличением объема, вы можете пересмотреть бюджет, чтобы нанять больше штатных, неполных или временных сотрудников. Другими возможностями, которые вы могли бы рассмотреть, являются обучение и перекрестное обучение сотрудников, предложение продвижения по службе, корректировка заработной платы или реструктуризация. В зависимости от того, что показывают данные, все они могут помочь вам скорректировать численность персонала компании в соответствии с вашими потребностями.
5. Управляйте изменениями
При выполнении плана управление изменениями может обеспечить плавный переход для нынешних сотрудников и любых новых сотрудников, нанятых вашей организацией. Подумайте о том, как управленческие команды могут эффективно общаться со своими командами, чтобы убедиться, что они понимают, что такое стратегия, как она согласуется с бизнес-целями и каковы их обязанности, особенно если некоторые роли меняются. Это также может помочь обеспечить встречу финансовых, кадровых и руководящих групп перед запуском каких-либо изменений, чтобы HR мог справиться с любыми кадровыми потребностями, а финансовый отдел мог предоставить информацию о бюджете, чтобы обеспечить согласование каждой области компании.
6. Запланируйте время для пересмотра планов
Планы численности персонала могут быть наиболее эффективными, если команды часто пересматривают их. Поскольку рынки и технологии часто меняются, рабочая сила, которая отражает последние потребности, может помочь компании адаптироваться к этим изменениям. Это может помочь периодически просматривать данные и организационную структуру, чтобы увидеть, эффективно ли они работают для достижения бизнес-целей. Например, в розничной организации менеджеры магазинов могут планировать праздничный сезон каждый год, чтобы убедиться, что у них есть соответствующий персонал для обработки дополнительного объема.
Что нужно для планирования численности персонала?
Есть несколько ключевых компонентов, которые могут способствовать успешному процессу планирования:
Менеджер проекта: Менеджер проекта может помочь организовать этот проект планирования, собрав соответствующих членов команды, организовав встречи, определив требования и обязанности и собрав данные. В некоторых организациях могут быть специальные планировщики численности персонала, которые специализируются на обеспечении того, чтобы рабочая сила не выходила за рамки бюджета компании.
Данные: данные имеют решающее значение при планировании численности персонала, поскольку они могут сообщить, какие изменения необходимо внести в организацию для повышения эффективности бизнеса. Это может помочь собрать данные, когда вы начинаете планировать и отслеживать изменения с течением времени, чтобы определить любые тенденции, которые вы можете использовать при прогнозировании будущих потребностей.
Человеческие ресурсы: отделы кадров часто занимаются набором, наймом, адаптацией и вознаграждением сотрудников. При любых изменениях, которые решает руководство, представительство отдела кадров может гарантировать, что организация имеет необходимую документацию и соответствует всем юридическим требованиям, подробно изложенным в трудовых договорах.
Финансовый отдел: Финансовые отделы создают бюджеты для организаций, поэтому они предоставляют эту информацию группе планирования и руководителю проекта для проверки при рассмотрении организационных изменений. У них также могут быть финансовые прогнозы, которые могут показать, может ли компания ожидать каких-либо изменений бюджета или доходов, которые могут повлиять на их решения.
Высшее руководство: поскольку планирование численности персонала часто следует за анализом стратегического планирования и целей компании, высшее руководство часто может согласиться на любые изменения. Они часто просматривают данные и рекомендации и подтверждают, что их руководство может приступить к выполнению любых планов на основе данных.
Преимущества планирования численности персонала
Планирование численности персонала имеет несколько ключевых преимуществ:
Адаптивность: планирование численности персонала позволяет организации адаптироваться к меняющимся рынкам, технологиям и корпоративной культуре. Благодаря частым пересмотрам планов численности персонала предприятия могут оставаться гибкими при управлении численностью своего персонала.
Эффективность. Поскольку частыми точками данных часто являются наборы навыков и должностные обязанности сотрудников, любые изменения, которые вы вносите в эту область, могут повысить эффективность. Это позволяет гарантировать, что наиболее квалифицированный персонал будет выполнять обязанности, соответствующие их навыкам.
Управление талантами. Руководящие группы, работающие с человеческими ресурсами, позволяют организациям согласовывать свои бизнес-цели с расходами на таланты, такими как диапазоны заработной платы и бонусы. Это может стимулировать сотрудников работать лучше и способствовать созданию позитивной рабочей среды.