Как долго вы должны хранить деловые записи?

11 сентября 2021 г.

Ведение точной деловой документации играет важную роль в ведении успешного бизнеса. Некоторые записи должны быть доступны в течение определенного времени по юридическим причинам. Например, Служба внутренних доходов (IRS) может запросить налоговые отчеты за последние семь лет. В этой статье мы обсудим, что такое деловые записи, их различные типы и как долго вы должны хранить определенные деловые записи.

Что такое деловые записи?

Деловые записи — это документы, которые используются для записи и хранения информации о различных деловых отношениях и операциях. Деловые записи могут быть физическими копиями документов, которые хранятся в картотеках или библиотеках документов, или они могут быть цифровыми и храниться на компьютерах, виртуальных облаках или базах данных. Деловые записи бывают двух типов: активные и неактивные. Эти записи имеют следующие характеристики:

Активный: к этим записям необходимо регулярно обращаться. Например, политики и процедуры вашей компании или табели учета рабочего времени сотрудников на предстоящий период оплаты считаются активными деловыми записями.
Неактивно: эти записи не нуждаются в регулярном доступе. Например, любые записи, которые вы храните для исторических целей, такие как финансовые или юридические записи, считаются неактивными. Вы можете получить к ним доступ только в случае необходимости.

Записи должны быть помещены в категории, определенные вашей конкретной организацией, когда они хранятся для обеспечения доступности.

Список деловых записей

В организации существует несколько типов деловых записей. Наиболее распространенными типами деловых документов являются:

Страховые документы

Документы по страховому полису содержат важную информацию о деталях вашего страхового покрытия и франшизах, которые могут защитить ваш бизнес или предоставить вам возмещение определенных убытков. У вас может быть страховка для различных аспектов вашей компании, например, общая страховка деловой ответственности, которая защищает ваш бизнес от убытков, страховка арендатора или даже автострахование. Если по какой-либо причине вам когда-нибудь понадобится подать заявление на получение страховки, вам потребуется предоставить доказательства того, что вы застрахованы. Например, вам может потребоваться доступ к страховым документам, чтобы доказать, что вы застрахованы, если ваш бизнес взломан.

Законные документы

Разные бизнес-структуры могут иметь разные виды юридических документов. Например, у индивидуального предпринимателя или ООО будут юридические документы, или, если вы владеете зарегистрированной компанией, у вас будут юридические документы, называемые уставом, которые вам нужно будет отслеживать. Хранение этих юридических документов в ваших деловых записях докажет, что вы владеете своей компанией.

Бухгалтерские записи

Эти записи являются документами ваших деловых операций. Бухгалтерские записи будут включать информацию о вашем капитале, доходах и расходах. Вам нужно будет вести эти деловые записи по нескольким причинам. Во-первых, правительство США требует от вас отслеживать доходы и расходы вашего бизнеса для целей подачи налоговой декларации. После того, как вы подадите налоговую отчетность, вы должны сохранить налоговые документы, чтобы доказать, что вы сообщили о своих доходах федеральному правительству. Вторая причина заключается в измерении и оценке прибыли вашей компании с течением времени. Это поможет вам разработать стратегию и определить, достаточно ли у вас капитала для покрытия определенных деловых расходов.

банковские выписки

Банковские выписки, также известные как «операционные записи», представляют собой записи о ваших счетах в банках, которые включают в себя проверки, сбережения, кредитные карты и инвестиции для вашего бизнеса. Вы захотите сохранить банковские выписки, чтобы сопоставить их с вашими бухгалтерскими записями, чтобы убедиться, что ваши доходы и расходы точны. Если они неточны, вы, вероятно, заметите ошибки, оценив оба типа записей. Банковские выписки также необходимы для подачи налоговой декларации.

Разрешения и лицензии

Некоторым предприятиям необходимо иметь разрешения и лицензии для ведения части или всего бизнеса. Например, вам может понадобиться разрешение на лифт в жилом доме, которым вы владеете и управляете, или вам может понадобиться разрешение на парковку, чтобы убедиться, что ваша парковка соответствует городским нормам и правилам. Некоторые из этих разрешений должны быть вывешены на видном месте, а некоторые должны быть спрятаны в папку. Проверьте требования к разрешению, чтобы убедиться, что вы соблюдаете применимое законодательство. Разрешения и лицензии должны обновляться, чтобы показать, что вы соблюдаете правила.

Корпоративные записи

Эти записи в основном встречаются на предприятиях или других подобных предприятиях. Эти записи относятся к повседневной деятельности бизнеса. Например, список клиентов будет считаться корпоративной записью.

Записи сотрудников

Эти записи должны содержать всю необходимую информацию о сотрудниках. Это включает в себя обзоры производительности сотрудников, дисциплинарные меры, переписку с отделом кадров и информацию о заработной плате.