Как добавить пароль к документу Word, используя 2 метода

8 апреля 2022 г.

Если вы занимаетесь созданием и редактированием документов с конфиденциальной или личной информацией, вы можете рассмотреть возможность добавления пароля к своим документам. Пароль может обеспечить дополнительные меры безопасности в отношении того, кто может получить доступ к вашим документам, и зашифровать содержимое файла, чтобы другие не могли получить к нему доступ, что также делает его нечитаемым другими программами. Если вы используете Microsoft Word для создания документов, может быть полезно узнать, как добавить пароль к своим документам.

В этой статье мы рассмотрим, как добавить пароль в документ Word, в том числе почему это важно, когда следует подумать о добавлении пароля, а также советы, которые следует учитывать при создании пароля.

Почему важно добавить пароль к документу Word

Добавление пароля к вашему документу Word важно, потому что это может добавить дополнительный уровень безопасности для доступа к вашим документам. Это дополнительная мера безопасности, которая может обеспечить безопасность, если кто-то взломал или получил доступ к вашему компьютеру. Например, если вы используете личное устройство, к которому у других может быть доступ, вы можете добавить пароли к документам, чтобы они не могли получить доступ к вашим документам.

Когда следует подумать о добавлении пароля в документ Word

Для добавления пароля в документ Word может быть множество причин, в том числе:

• Другие люди регулярно получают доступ к вашему компьютеру

• Документы, содержащие конфиденциальную или личную информацию

• Компьютер является общедоступным для использования в офисе, а не для персонального компьютера.

• Бизнес-требования к защищенным паролем документам

• Чтобы другие не могли редактировать ваш документ

• Ваши личные предпочтения

Как добавить пароль к документу Word

Вот два метода, которые вы можете использовать для добавления пароля к документу Word, в зависимости от используемого компьютера или программного обеспечения:

Окна

Рассмотрим следующие пять шагов для создания пароля на устройстве Windows:

1. Откройте документ

Во-первых, вы хотите открыть документ. Вы можете сделать это, дважды щелкнув документ из его местоположения на вашем компьютере. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Открыть». Если у вас уже открыт Microsoft Word, вы можете щелкнуть вкладку «Файл», «Открыть», а затем щелкнуть файл.

2. Перейдите к пункту «Зашифровать с помощью пароля».

Когда у вас открыт документ, вы хотите найти «Зашифровать с помощью пароля» на верхней панели инструментов. Для этого сначала нажмите «Файл» в меню и выберите «Информация». Затем нажмите «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем».

3. Введите свой пароль

Появится окно, в котором вы можете создать свой пароль. Введите свой пароль в первое предоставленное поле. При создании пароля рассмотрите возможность использования нового пароля, который вы не использовали для других учетных записей или документов.

4. Подтвердите свой пароль

В поле ниже, где вы ввели свой пароль, вы можете подтвердить свой пароль, введя его еще раз. Эта функция подтверждает, что ваш пароль в обоих полях одинаков. Это также дает вам больше практики при вводе пароля и его запоминании. Затем нажмите «ОК».

5. Сохраните файл

После создания пароля рассмотрите возможность сохранения файла. Это гарантирует, что вы сохранили свой пароль в файле. Вы можете сделать это, щелкнув значок дискеты на верхней панели инструментов или нажав «Файл» и выбрав «Сохранить». Если вы хотите переименовать документ после добавления пароля, выберите «Сохранить как» вместо «Сохранить» и обновите имя файла. Сочетание клавиш для сохранения вашего документа — «Ctrl + S», что означает одновременное нажатие кнопки «Control» с буквой «S».

Другие системы

Если вы используете устройство, отличное от Windows, и шаги, описанные выше, не применимы к вашему программному обеспечению, вы можете попробовать выполнить следующие четыре шага в качестве альтернативы:

1. Откройте документ

Откройте документ, к которому вы хотите добавить пароль, открыв Word и выбрав файл из списка, представленного в приложении. В качестве альтернативы, если файл находится на вашем рабочем столе или в доступной для поиска папке, вы можете дважды щелкнуть файл, чтобы открыть его.

2. Найдите «Защитить документ».

Открыв файл, вы хотите найти «Защитить документ» на верхней панели инструментов. Перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите «Защитить», после чего откроется раскрывающийся список. Затем вы можете выбрать «Защитить документ».

3. Введите свой пароль

В появившемся окне «Защита паролем» перейдите в раздел «Безопасность». Есть два варианта, в том числе «Установить пароль для открытия этого документа» и «Установить пароль для изменения этого документа». Вы можете ввести пароль для предпочтительного варианта или добавить пароль к обоим вариантам. Если вы решите создать пароль для обоих вариантов, рассмотрите возможность использования разных паролей для каждого или аналогичного пароля, в котором смешаны разные символы, чтобы различать их, а не один и тот же пароль для обоих. Затем повторно введите пароль для подтверждения.

Под полем «Безопасность» находятся дополнительные параметры для вашего пароля, в том числе функции защиты документа с дополнительным параметром пароля и возможностью удаления личной информации из вашего документа после сохранения. Эти параметры могут настроить дополнительные функции защиты вашего документа и являются необязательными. После выбора параметров нажмите кнопку «ОК» в нижнем углу окна.

4. Сохраните файл

После добавления пароля рассмотрите возможность сохранения файла, чтобы он обновлялся с добавленным паролем. Вы можете сделать это, щелкнув значок дискеты на верхней панели инструментов или нажав «Command + S» для сочетания клавиш, что означает одновременное нажатие кнопки «Command» с буквой «S». Если вы хотите переименовать свой документ после добавления пароля, вы можете щелкнуть значок с дискетой и письменными принадлежностями.

Советы по паролям для вашего документа Word

Вот несколько советов, которые следует учитывать при добавлении пароля в документ Word:

Создавайте более длинные пароли

Подумайте о том, чтобы создать пароль длиннее, чем вы обычно придумываете, используя не менее 16–25 символов. Более длинные пароли могут обеспечить большую безопасность, поскольку их часто сложнее взломать другим людям и ботам. Подумайте о том, чтобы создать в качестве пароля фразу из нескольких слов, которая сделает ваш пароль длиннее и его будет легче запомнить.

Смешайте персонажей

При создании пароля рассмотрите возможность смешивания ваших символов, чтобы сделать ваш пароль более безопасным и непредсказуемым для других людей и ботов. Рассмотрите как минимум три разных типа символов для вашего пароля. Типы персонажей могут включать:

• Строчные буквы

• Заглавные буквы

• Числа

• Символы

Не используйте личную информацию в паролях

При создании паролей учитывайте слова, фразы и цифры, которые не связаны с вашей личной информацией. Это может обеспечить безопасность других ваших учетных записей, которым требуется эта информация для доступа. Личная информация, которую следует избегать, включает:

• День рождения

• Номер социального страхования

• Адрес

• Твое имя

• Имена членов семьи

• Имена домашних животных

• Телефонный номер

• Адрес электронной почты

• Возраст

• Дата брака

• Дата выпуска

• Места работы

Делитесь своим паролем только с несколькими людьми

Хотя пароли могут быть безопаснее, когда они конфиденциальны, могут возникнуть ситуации, когда вы делитесь своим паролем с другими. Например, если в ваш документ добавляют информацию несколько коллег, возможно, будет лучше сообщить пароль любому из вас для редактирования документа. Подумайте о том, чтобы хранить пароль в безопасном месте, к которому у вас есть доступ, а не в нескольких местах, так как это может облегчить обнаружение вашего пароля другими людьми.

Вы также можете поделиться своим паролем с кем-то еще в случае неотложных ситуаций, таких как срочный доступ к документу. Здесь вы можете сообщить свой пароль своему руководителю или коллеге, который работает над аналогичными документами. Прежде чем делать это, тщательно обдумайте, есть ли законная причина поделиться своим паролем с другими, так как чем больше людей владеет паролем, тем больше шансов, что другие получат к нему доступ.

Безопасно храните свой пароль

Если вы создаете более длинные пароли, содержащие смесь символов, это может сделать ваши пароли менее запоминающимися. Хотя, возможно, лучше всего хранить пароли в памяти, вы можете предпочесть хранить их в другом месте на случай, если вы их забудете. Подумайте о месте для хранения ваших паролей, которому вы доверяете и уверены в его безопасности. Доступны различные варианты, в том числе:

• Ваш личный блокнот или журнал

• Хранение паролей браузера

• Зашифрованные приложения для хранения паролей

• Отдельный документ

• Внешнее устройство

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.