Как делегировать задачи на рабочем месте: 7 советов
8 марта 2022 г.
Если вы менеджер или ответственный за команду, важно знать, когда и как делегировать задачи членам команды. В этой статье мы объясним, что значит делегировать задачи, и шаги, которые вы можете предпринять для делегирования задач, а также обсудим, как делегирование задач может повысить производительность вашей команды.
Подробнее: Как стать лучшим менеджером за 8 шагов
Что означает делегирование задач?
Когда менеджеры делегируют задачи, это означает, что они назначают или распределяют рабочую нагрузку между соответствующими членами команды. Менеджер, который делегирует задачи, должен решить, какие сотрудники наиболее квалифицированы для выполнения обязанностей, которые должны быть назначены. Когда менеджер эффективно делегирует задачи, производительность и моральный дух сотрудников могут возрасти.
Подробнее: Советы по совещанию, которые помогут вам работать более эффективно
Преимущества делегирования задач
Помимо повышения производительности и морального духа сотрудников, делегирование задач имеет много преимуществ. Вот некоторые из наиболее распространенных преимуществ:
1. Помогает снизить нагрузку на менеджера
Когда менеджер может эффективно делегировать обязанности квалифицированным сотрудникам, это гарантирует, что каждый, включая менеджера, будет иметь реальную рабочую нагрузку. Когда менеджер не делегирует задачи другим членам команды, увеличивается вероятность того, что они перегрузятся и не уложатся в сроки.
2. Позволяет творчески решать проблемы
Делегирование задач позволяет большему количеству людей внести больше творческого вклада в конкретный проект. Когда люди работают вместе над проектом, у вас больше шансов найти творческие и уникальные решения проблем. Делегирование задач также поощряет сотрудников вносить свой вклад и высказывать любые опасения, которые могут у них возникнуть по поводу проекта. Это, в свою очередь, дает простор для более творческих решений.
3. Улучшает лидерские качества
Для менеджеров делегирование задач является лидерским навыком, который требует постоянного развития. Частью хорошего менеджера является способность слушать, общаться, поощрять и расширять возможности сотрудников. Делегируя задачи, вы сможете укрепить этот набор навыков, а также достичь важных целей проекта.
Как эффективно делегировать задачи на рабочем месте
Важно делегировать задачи надлежащим образом и тем сотрудникам, которые лучше всего способны выполнять задачи. Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно делегировать задачи:
1. Назначайте задачи в зависимости от способностей
Когда сотрудник получает задание в области, в которой он преуспевает, он более склонен получать удовольствие от работы. Итак, как лидер, важно понимать сильные стороны, предпочтения и слабости своих сотрудников. Например, делегируйте групповое задание тем сотрудникам, которые хорошо работают вместе, и делегируйте исследовательские задачи тем сотрудникам, которые предпочитают работать самостоятельно.
В качестве альтернативы рассмотрите возможность предоставления сотрудникам возможности самим выбирать задачи. Предоставление сотрудникам возможности выбирать, какие задачи они получают, не только укрепляет доверие в команде, но и вдохновляет участников на более активное участие и более частое изложение своего мнения.
Подробнее: 11 онлайн-вакансий для гибкости работы
2. Уведомляйте сотрудников должным образом
Получение другого набора задач или другой долгосрочной обязанности может вызвать стресс у сотрудника, особенно если от него ожидают выполнения как своих текущих, так и новых обязанностей. Дайте им время подготовиться, чтобы помочь им почувствовать себя готовыми к работе, которую они собираются взять на себя.
Кроме того, объясните, почему вы делегируете им эту работу. Вы можете не только обратиться к потенциальным сильным сторонам, но и установить тот факт, что доверяете им эту задачу. Сотрудники могут чувствовать себя более мотивированными для выполнения задачи, если они понимают ее важность и почему они были выбраны для выполнения задания.
3. Предоставляйте четкие инструкции
При делегировании задачи убедитесь, что вы даете сотруднику четкие и краткие инструкции, чтобы избежать путаницы и ненужного стресса. Когда сотрудники чувствуют себя готовыми взяться за задачу, вы можете избежать микроуправления ими на протяжении всего процесса.
Четкие инструкции должны включать следующее:
Продолжительность периода задачи
Детали задачи
Ожидания относительно задачи
Сроки выполнения или сроки проекта
Подробнее: 30 лучших советов по карьере, о которых вам никто не говорил
4. Предложите обучение и поставку ресурсов
Предложите любое обучение и ресурсы, которые могут понадобиться вашим сотрудникам для выполнения их задач. Когда сотрудники чувствуют себя квалифицированными благодаря правильному обучению и информации, они чувствуют себя более мотивированными для выполнения задачи. Рассмотрите возможность планирования обучения сотрудников задолго до истечения сроков выполнения задач.
5. Делегируйте полномочия, где это уместно
Если у вас есть сотрудники, которые постоянно демонстрируют превосходство в определенных областях проекта, рассмотрите возможность предоставления им полных полномочий при делегировании соответствующих задач. Сотрудники, наделенные полномочиями, с большей вероятностью будут выполнять задачи эффективно и тщательно.
6. Предлагайте обратную связь
Вместо микроуправления давайте сотрудникам обратную связь после того, как они выполнили делегированную задачу. Конструктивная обратная связь честна и предназначена для поощрения сотрудника, поэтому убедитесь, что ваши слова позитивны и сосредоточены на вознаграждении и улучшении.
7. Покажите свою признательность
Наконец, убедитесь, что вы нашли время, чтобы сказать «спасибо» своим сотрудникам и дать им понять, что вы действительно цените вклад, который каждый из них внес в проект. Поздравление всех за хорошо выполненную работу может помочь сохранить моральный дух в офисе на высоком уровне.