Как делать заметки |

Ханне Кейлинг

11 октября 2021 г.

Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.

Делать заметки — это навык, который вы можете использовать и продолжать совершенствовать на протяжении всей своей карьеры. Делая хорошие заметки, вы сможете запоминать важную информацию, расставлять приоритеты в задачах и создавать записи для ключевых идей, которые можно будет просмотреть по мере необходимости.

В этой статье мы обсудим, почему важны навыки ведения заметок, как делать заметки и когда их избегать.

Почему важно делать заметки

Делать заметки может быть полезным инструментом для записи, запоминания и ссылки на важную информацию. Записывать идеи, инструкции или другую информацию, которая поможет вам лучше выполнять свою работу, — это важный навык, который можно использовать и развивать в своей карьере.

Вот несколько преимуществ систематизированных заметок:

• Организуйте свои мысли. Делая заметки, вы можете редактировать, уточнять и обновлять информацию о важных задачах, проектах и ​​отношениях. Делая заметки, вы можете упорядочить свои мысли.

• Запомните важную информацию. Запись информации может помочь вам запомнить и вспомнить ее позже. Когда вы делаете заметки на собрании или во время презентации, информация, которую вы хотите запомнить, с большей вероятностью останется в памяти.

• Вернитесь к предыдущей информации. Делать заметки также может быть полезно, когда вам нужно вернуться к определенным точкам данных или другим частям информации. Это особенно полезно, когда вы делаете заметки при подготовке к встрече или интервью.

• Подготовьте идеи. Записывая свои мысли и идеи перед встречей, вы будете чувствовать себя более уверенно и подготовленными. Даже если вы не вернетесь к своим заметкам, может быть полезно просто записать их, чтобы вы могли их увидеть и запомнить.

• Оставайся сфокусированным. Поскольку работа обычно очень занята, вы можете думать о других проектах или задачах во время встречи или презентации. Делая заметки, вы сможете оставаться сосредоточенным.

• Создайте общую запись разговора. Если вы встречаетесь с другим человеком или группой, может быть полезно, чтобы один человек делал заметки, чтобы вы все могли согласиться с тем, что было сказано. Предоставление этих заметок всем присутствующим может повысить вероятность того, что работа будет продвигаться вперед в результате беседы.

Когда следует делать заметки

Хотя ведение заметок подходит не для всех условий, есть несколько параметров, в которых ведение заметок может быть полезным, включая, помимо прочего:

• Перед интервью: может быть полезно делать заметки для общих вопросов интервью и вопросов, которые вы хотели бы задать своему интервьюеру, особенно для телефонных интервью.

• Во время собеседований: обязательно записывайте ключевую информацию, которую вы получаете от интервьюеров, включая то, что они ищут в кандидате, что нужно для успеха в компании и многое другое. Вспомните эти детали в своих последующих действиях и благодарственных письмах.

• Во время совещаний: запишите основные сроки выполнения, следующие шаги, людей, с которыми вам следует связаться, статистику и другую информацию, которая будет полезна для вашей работы. Часто отправка электронного письма с вашими заметками и ключевыми выводами участникам после встречи демонстрирует ваши навыки слушания и общения.

• Во время конференций или презентаций. Делать заметки во время презентаций и конференций полезно, когда вы хотите вернуться к мыслям или идеям, которые оказали на вас влияние.

• Когда на ум приходят идеи для проблем, проектов или встреч: в течение дня вам в голову будут приходить идеи по решению проблем, вопросы, которые нужно поднять на следующей встрече, или другие мысли. Запишите их, чтобы помнить о них, когда это важно.

• Во время разговора: если вы разговариваете с клиентом или коллегой, вы считаете полезным записать информацию, которая строит с ними отношения. Например, вы можете записать их планы на выходные, хобби, день рождения, имена их домашних животных или детей или другие значимые вещи, которые вы хотите запомнить.

Когда не делать заметки

Если у вас важная или деликатная встреча, когда важно личное общение, вам следует избегать делать заметки. Например, если вас вызвали на совещание по поводу серьезного события, произошедшего в компании, просто сосредоточьтесь на активное слушание чтобы не отвлекать говорящего или других в комнате.

Вы также должны быть деликатны, делая заметки во время интервью. Хотя важно записывать ключевую информацию для собственного ознакомления и ссылаться на нее в благодарственных записках, гораздо важнее показать, что вы заинтересованы и внимательны, через зрительный контакт и язык тела. Найдите баланс между написанием заметок и активным слушанием во время интервью.

Кроме того, помните о культуре общения с компьютерами на собраниях. В то время как это принято и поощряется в некоторых компаниях, другие могут не одобрить открытие вашего ноутбука во время совещаний, поскольку это может считаться отвлечением. Если ноутбуки не принимаются, возьмите с собой блокнот и ручку.

Лучшие способы делать заметки

Делать заметки часто субъективно, поскольку разные люди найдут разные способы ведения заметок более полезными, чем другие. Чтобы найти то, что работает для вас, попробуйте делать заметки одним из способов в течение недели или двух. Затем измените методы на следующей неделе и посмотрите, какой из них наиболее эффективен. Существует несколько вариантов ведения заметок, и вы можете использовать один, два или все из них в зависимости от сценария:

• Блокнот и ручка

• Компьютер или онлайн-документ

• Программное обеспечение или приложение для создания заметок

• Календарь или органайзер

• Небольшой блокнот или стикеры

Делая заметки, следуйте этим шагам, чтобы ваши мысли были организованы и вы с легкостью возвращались к нужной информации:

• Назовите свою страницу или раздел страницы, указав дату и тему вашей встречи, конференции, беседы или презентации.

• Обеспечьте контекст для своих заметок, чтобы вы понимали цель того, что вы записали.

• Используйте маркеры и другие инструменты форматирования, такие как числа, отступы и тире, чтобы упорядочить страницу для удобства поиска.

• Вместо того, чтобы писать целые предложения, записывайте ровно столько информации, сколько вам понадобится, когда вы вернетесь к своим заметкам. Таким образом, вы можете получить больше информации.

• Выделите или пометьте ключевую информацию, такую ​​как сроки выполнения, контактную информацию или важные инструкции. Добавляйте ключевые даты в свой календарь с напоминаниями, если это необходимо.

• Если вы отправляете свои заметки о встрече участникам в последующем электронном письме, обязательно резюмируйте их с ключевыми выводами и следующими шагами.

• Если вы проводите презентацию или готовитесь к интервью, выделите ключевые разделы, чтобы вы могли быстро найти необходимую информацию.