Как закончить письмо, чтобы произвести неизгладимое впечатление (с примерами)

Ханне Кейлинг

11 октября 2021 г.

Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.

Пишете ли вы Благодарственное письмо, деловое письмо или рекомендательное письмо, важно закончить профессиональным закрытием. Хорошее окончание вашего письма может оставить у читателя положительное впечатление и предоставить важную информацию о следующих шагах для дальнейших действий. В этой статье мы объясним, как успешно закончить письмо с советами и примерами.

Почему окончания букв важны

Четкое и профессиональное окончание письма важно, поскольку это последнее, что ваша аудитория прочтет. Он задает тон для будущей переписки, позволяет сделать следующие шаги или инструкции и помогает наладить взаимопонимание с вашим читателем.

В зависимости от того, как вы решите закончить свое письмо, оно также может содержать важную информацию, необходимую аудитории, например, ваше имя и фамилию, должность, номер телефона, компанию и многое другое. Элементы окончания письма включают заключительный абзац, расписку и вашу подпись.

Советы, как закончить письмо

Хорошее окончание письма должно быть профессиональным, уважительным и ясным. При рассмотрении вопроса о том, как закончить письмо, следует принять во внимание следующее:

1. Что вы хотите, чтобы читатель сделал дальше

Обычно письмо заканчивается следующими шагами, инструкциями или дополнительной информацией. Подумайте о своем идеальном результате с точки зрения того, какие действия вы хотели бы, чтобы читатель предпринял после прочтения вашего письма. Включите их в конце вашего письма. Даже если вы что-то подробно объяснили в основной части письма, может быть полезно быстро резюмировать основные идеи в конце.

Пример: «Подводя итог, пожалуйста, свяжитесь с финансовой командой в удобное для вас время, чтобы обсудить наш новый бюджет и начать планирование на следующий квартал».

2. Как вы хотите, чтобы читатель чувствовал себя

Если вы потратите время на то, чтобы подумать о том, как вы хотите, чтобы аудитория чувствовала себя после прочтения вашего письма, это поможет вам сформулировать окончание письма. Например, если вы хотите, чтобы у читателя было ощущение срочности, вы можете включить в окончание письма такие слова, как «немедленно» или «как можно быстрее». Если вы хотите, чтобы они чувствовали себя спокойно и поддерживали, вы можете закончить свое письмо примерно так:

Пример: «Спасибо, что нашли время, чтобы прочитать мою заметку — я знаю, что это много информации, поэтому, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы о новом процессе».

3. Какая информация нужна читателю

Вы должны обязательно указать всю контактную информацию, даты, время и другие инструкции, необходимые читателю в конце письма. Вы можете включить некоторые из них в свой заключительный абзац или в свою подпись, если им понадобится ваш адрес электронной почты, номер телефона или должность.

Пример:

Всего наилучшего,

Хуан Кортес
j.cortez@email.com
Менеджер по маркетингу продуктов, Cloud Clearwater

4. Надлежащие способы подписи

Вы должны выбрать заключительную фразу, подходящую для вашей аудитории. Например, если вы пишете клиенту или коллеге, вам следует выбрать профессиональную заключительную фразу, например «Искренне ваш» или «Спасибо».

20 примеров фраз для закрытия писем

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть свое следующее письмо. Рассмотрите свою аудиторию и выберите завершение, которое хорошо подходит в зависимости от их отношений с вами:

Самые популярные способы закрыть письмо

Перечисленные ниже заключительные фразы являются наиболее популярными и рекомендуемыми. Их можно использовать в любой ситуации, официальной или повседневной.

1. С уважением

Эта профессиональная подпись всегда уместна, особенно в официальном деловом письме или электронной почте. Он передает искренность, с которой вы надеетесь, что сообщение будет получено.

2. С уважением

Этот спектакль немного более представительный, но при этом остается профессиональным. Это заставляет читателя думать, что вы желаете ему добра. Эта заключительная фраза рекомендуется для проверки, обновления или последующих электронных писем или писем.

3. Спасибо за ваше время

Это еще одно популярное и поощряемое закрытие, поскольку оно выражает благодарность за то, что вы нашли время, чтобы прочитать ваше сообщение. Эта подпись рекомендуется для электронных писем или писем, в которых вы просите об услуге или надеетесь, что вас рассмотрят в чем-то, например, в письме о заинтересованности или сопроводительном письме.

4. Надеюсь скоро поговорить

Эта заключительная фраза подходит для всех ситуаций и призывает к последующему общению. Это отличная заключительная фраза, которую можно использовать, когда вы надеетесь получить ответ от читателя.

5. С благодарностью

Эту подпись можно использовать для выражения благодарности за то, что вы нашли время просмотреть вашу корреспонденцию. Рекомендуется использовать для сопроводительных писем и писем о заинтересованности.

Профессиональные закрытия

Эти закрытия подходят для новых контактов, менеджеров или других важных заинтересованных сторон, с которыми вы не часто разговариваете:

• Спасибо,

• С уважением,

• С уважением,

• С уважением,

• С благодарностью,

• С наилучшими пожеланиями,

• В сочувствии,

Случайные закрытия

Эти заключительные фразы подходят для друзей, близких коллег или заинтересованных лиц, с которыми вы регулярно общаетесь.

• Лучший,

• Всего наилучшего,

• Спасибо,

• Говори скорее,

• С наилучшими пожеланиями,

• Тепло,

• Хорошего дня/вечера/выходных,

• Большое спасибо

Заключения, которых следует избегать в профессиональных письмах

Ниже приведены примеры закрытия, которых следует избегать в профессиональной среде. Хотя вы можете использовать их в личных письмах, вам следует подумать о чем-то более профессиональном при написании делового письма.

• Ваш,

• Ваше здоровье,

• XOXO

• С любовью,

• С уважением,

• Любовь,

• Всегда,

Как оформить закрытие письма

После выбора заключительной фразы следует запятая, 2-4 строки пробела и ваша буква. подпись. Ваша подпись должна включать ваше имя и фамилию, а также некоторую информацию в зависимости от того, что нужно вашему читателю. Примерами информации, которую вы можете включить в свою подпись, являются адрес электронной почты, должность, название компании, номер телефона, рабочий адрес, логотип компании или короткая цитата, представляющая вас или вашу работу. Многие компании имеют готовые подписи, которые включают утвержденную информацию. Если это так, используйте это и измените его, если это необходимо.

Вот несколько примеров подписей:

Рукописное письмо

С уважением,
(Рукописная подпись)
Типизированная подпись
Адрес электронной почты
Телефонный номер

Электронное письмо или электронная почта

Спасибо,
Типизированная подпись
Адрес электронной почты
Вебсайт компании
Логотип компании