Как быть хорошим коммуникатором

22 февраля 2021 г.

Сильные коммуникативные навыки являются преимуществом на рабочем месте и за его пределами. Точное и эффективное предоставление информации является ключевым навыком, на который обращают внимание работодатели при найме и продвижении сотрудников. Постоянное развитие ваших коммуникативных навыков может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице и наладить здоровый открытый диалог с руководителями и коллегами. В этой статье мы обсудим, почему важно быть хорошим коммуникатором и как стать хорошим коммуникатором.

Почему важно быть хорошим коммуникатором?

Важно быть хорошим коммуникатором, чтобы ваши коллеги и другая аудитория понимали информацию, которую вы представляете. Сильные коммуникативные навыки могут помочь предотвратить недопонимание, ошибки и разочарование.

Умение быть хорошим коммуникатором может улучшить ваши профессиональные и личные отношения. Работодатели и коллеги могут положиться на информацию, которую вы предоставляете, и быть уверенными в том, как вы представляете компанию клиентам, заказчикам и другим лицам. Использование стратегий прямого, честного и профессионального общения повышает ваш профессионализм и ценность на рабочем месте.

Кроме того, хороший коммуникатор улучшает ваши карьерные перспективы. Работодатели хотят, чтобы члены команды могли эффективно общаться с другими в письменной форме и лично. Это сокращает потери времени, что может повысить эффективность и производительность труда.

20 способов стать хорошим коммуникатором

Вот 20 способов стать хорошим коммуникатором:

Слушать

Во время разговора внимательно слушать говорящего — это первый шаг к тому, чтобы стать хорошим коммуникатором. Постарайтесь понять, что говорит человек, какие вопросы он задает и как он ожидает от вас ответа. Не думайте о своем ответе, пока говорит кто-то другой.

Перефразируйте то, что вы услышали

Прежде чем ответить, перефразируйте то, что, по вашему мнению, сказал другой человек, и повторите это ему. Например, можно сказать: «Вам нужно две недели, чтобы закончить отчет, верно?» Использование этого типа обратной связи гарантирует, что то, что вы услышали, является тем, что имел в виду другой человек, и помогает избежать недоразумений.

Задавать вопросы

Если вы не понимаете утверждение или аргумент, задавайте вопросы. Наличие всей правильной информации является ключом к формулированию ответов и созданию продуктивного диалога. Если вы не можете сразу задать вопросы, как в презентации, запишите свои вопросы и задайте их позже.

Например, рассмотрим разговор с руководителем, который просит вас изучить стратегии маркетинга в социальных сетях. Возможно, вам потребуется задать вопросы, чтобы уточнить, чего именно ожидает ваш менеджер, например:

• Какой маркетинговый бюджет?

• Какие товары или услуги вы продвигаете?

• Когда вам нужна эта информация?

• Это неофициальный обыск или официальный отчет?

Учитывайте свою аудиторию

При создании устного или письменного сообщения учитывайте, с кем вы разговариваете, и соответствующим образом корректируйте содержание. Убедитесь, что ваши темы актуальны и содержательны, а ваша аудитория понимает выбранную вами лексику и терминологию. Например, если вы разговариваете со своим отделом продаж, вы можете избегать узкоспециализированных терминов. При работе с ИТ-отделом старайтесь избегать слишком большого количества делового жаргона.

Будьте разговорчивы при общении с группами

Вместо того, чтобы пытаться произнести перформативную речь, рассмотрите обращение к группам в более разговорном тоне. Это может помочь слушателям чувствовать себя более связанными с вами, что может повысить вовлеченность аудитории.

Станьте удобным в общении

Практикуйте свои способы общения. Если вам нужно много писать на работе, рассмотрите письменные упражнения, которые помогут вам развить свои навыки. Вы также можете подумать о том, чтобы записаться на курсы публичных выступлений или добровольно выступить в общественных организациях, школах или церквях.

Будьте ясны и лаконичны

Постарайтесь изложить свою точку зрения, используя простой подход, используя наименьшее количество слов. Удалите ненужный наполнитель и выберите простые формулировки.

Установите эмоциональную связь

Обращайтесь к эмоциям вашей аудитории, чтобы сделать ваши слова более действенными и значимыми. Вы можете использовать юмор, шок или привязанность, чтобы привлечь внимание слушателей.

Оцените свою работу

Перед отправкой любого сообщения проверьте свои работы на правильность правописания, грамматики, стиля и тона. Эти типы ошибок могут отвлечь читателей от вашего сообщения.

Запросить отзыв

Если вы пишете или говорите что-то важное, попросите нескольких друзей или коллег оценить вашу работу. Помимо поиска общих орфографических и грамматических ошибок, они должны проверить, адекватно ли ваша статья передает ваше сообщение.

Пройдите курс письма

Запишитесь на курс творческого письма в местном колледже или библиотеке, чтобы улучшить свои навыки письма. Преподаватели предоставляют полезную обратную связь и указания, которые вы можете использовать в своем профессиональном и личном письме.

Поймите цель вашего сообщения

Перед тем, как подготовить сообщение, определите его основную цель. Вы можете написать по следующим причинам:

• Развлекательная программа

• Образование

• Найдите ответы

• Облегчить разговор

Как только вы узнаете, почему вы общаетесь, вы сможете на протяжении всего процесса убедиться, что ваш контент соответствует вашим целям.

Обратите внимание на язык тела

Отслеживайте невербальные сигналы, когда вы общаетесь с людьми. Ищите признаки того, что они заинтересованы в материале, такие как зрительный контакт или кивание. Признаки того, что кто-то может не понять или отвлечься, включают скрещивание рук или проверку телефона. Если кто-то не занят, подумайте о том, чтобы изменить свой подход, задать вопросы или сделать перерыв.

Кроме того, вы хотите показать, что вы заинтересованы во взаимодействии. Не скрещивайте руки и смотрите в глаза людям, с которыми разговариваете.

Избегайте клише и жаргона

Вы хотите, чтобы люди следили за вашим сообщением и относились к вашему контенту. Использование клише и деловой речи может отвлекать определенную аудиторию. Рассмотрите возможность использования лексики и формулировки, которые охватывают самый широкий круг читателей или слушателей.

Используйте глаголы действия

Усильте свое общение, используя активные глаголы, а не пассивные глаголы. Например, вместо того, чтобы говорить «Сотрудник получил награду», вы можете сказать: «Компания наградила сотрудника наградой». Активные глаголы улучшают ваше взаимодействие с людьми, с которыми вы разговариваете, и создают более динамичные элементы общения.

Сделайте паузу, когда вам нужно

Если вы изо всех сил пытаетесь эффективно донести идею, сделайте короткую паузу, чтобы собраться с мыслями. Вместо того, чтобы оговориться или предложить запутанное сообщение, сформулируйте то, что вы хотели бы сказать, прежде чем отвечать. Эта тактика полезна в эмоционально заряженных разговорах. Вы можете подумать о том, чтобы подготовить свой ответ еще дольше, если вам нужна дополнительная информация или контекст. Вы можете сказать: «Сейчас у меня нет этого ответа, но я посмотрю на него и вернусь к вам». Люди ценят вашу честность и стремление найти правильную информацию.

Сформулируйте свое сообщение, чтобы привлечь читателей или слушателей

Найдите способы представить свой материал, который читатели могут понять. Если вы проводите собрание для сотрудников, подумайте, почему им может быть интересна эта информация. Ищите способы обрамления того, что вы говорите или пишете, чтобы аудитория почувствовала, что содержание важно для них.

Например, если ваша компания внедряет новое программное обеспечение для планирования встреч, вы можете сформулировать это объявление, объяснив, как это программное обеспечение может решить текущие задачи сотрудников по планированию. Это помогает привлечь внимание вашей аудитории и дает им причины, почему они должны интересоваться информацией.

Будь готов

Перед важной беседой или презентацией изучите и изучите тему своей повестки дня. Вы должны быть готовы ответить на дополнительные вопросы, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо разбираетесь в предмете. Ваша аудитория должна быть уверена, что вы делитесь самой точной информацией.

Сделайте один важный вывод

Попытайтесь определить ключевую часть информации, которую вы хотите, чтобы кто-то запомнил из вашего взаимодействия. Повторяйте это содержание на протяжении всего вашего общения и подумайте о том, чтобы попросить слушателя повторить его вам в конце вашего обсуждения.

Будьте открытыми

Хорошие коммуникаторы открыты для новых идей. Они принимают обратную связь и могут быть гибкими, быстро меняя свой образ действий на основе новой информации.