Как автоматически обновить один лист Excel из другого

25 марта 2022 г.

Если у вас есть несколько электронных таблиц, содержащих связанную информацию, вы можете найти простой способ поместить данные из одной электронной таблицы в другую. Связывание электронных таблиц вместе особенно полезно, когда вы часто обновляете исходные данные в одной электронной таблице, что может повлиять на другие документы. Изучение того, как выполнять автоматические обновления между электронными таблицами, — отличный способ сэкономить время и убедиться, что у вас есть самое точное и актуальное содержимое во всех ваших книгах.

В этой статье мы объясним преимущества синхронизированных электронных таблиц, как автоматически обновить один лист Excel с другого листа и поделимся советами по беспрепятственному обновлению электронных таблиц.

Связанный: [How To Include Excel Skills on Your Resume](career-advice/resumes-cover-letters/excel-skills-on-your-resume)

Преимущества автоматического связывания электронных таблиц

К преимуществам автоматического связывания электронных таблиц относятся:

Стать более эффективным

Связывая электронные таблицы, вы можете сэкономить время, автоматически включив важную информацию в свои проекты. Вместо того, чтобы вручную вводить данные в рабочие листы, вы можете просто открыть проект и просмотреть правильную информацию. Это может повысить вашу общую эффективность на рабочем месте.

Повышение точности

Включение автоматических обновлений в ваши электронные таблицы может повысить точность ваших проектов. Когда вы переносите данные между электронными таблицами вручную, у вас есть шанс сделать ошибку или ввести числа неправильно. Автоматическое обновление книг может гарантировать, что числа в обеих таблицах будут одинаковыми.

Улучшение коммуникации

Когда вы связываете электронные таблицы автоматически, часто проще обмениваться информацией с коллегами. Когда вы вводите данные в одну электронную таблицу, члены вашей команды могут автоматически получать обновления в своих связанных книгах. Это улучшает общение в вашей команде.

Связанный: [How To Use Excel Real-Time Data (With Definition and Tips) ](career-advice/career-development/excel-данные в реальном времени)

Как автоматически обновить один лист Excel с другого листа

Используйте этот метод для автоматического обновления листа Excel:

1. Откройте рабочие листы

Сначала откройте обе электронные таблицы, которые вы хотите соединить. Вы можете выбрать электронные таблицы в одной книге или в разных книгах. Если вы используете отдельные книги, важно убедиться, что у вас есть доступ к обоим файлам. Определите, какой рабочий лист вы хотите использовать в источнике, а какой вы хотите обновить данными исходного листа. Например, вы можете захотеть автоматически обновить электронную таблицу бюджета данными из отчета о расходах отдела. Это делает отчет о расходах исходным файлом.

2. Выберите данные из исходного листа

Выберите ячейки на исходном листе, которые вы хотите связать с другим листом. Вы можете связать одну ячейку или группу ячеек, например таблицу. Щелкните и перетащите мышь, чтобы выделить раздел, который вы планируете обновить в новой книге. Вы даже можете выбрать всю электронную таблицу, если вся информация связана с другим документом.

3. Скопируйте формулу

После выбора ячейки или диапазона ячеек следующим шагом будет копирование формулы, представляющей ячейки. Вы можете сделать это, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Копировать» или нажав «Ctrl + C». Это собирает информацию о данных в электронной таблице для вашего буфера обмена.

4. Щелкните соответствующую область нового листа.

Перейдите к новой электронной таблице и найдите область, в которую вы хотите включить свои данные. При выборе отдельной ячейки, которую вы хотите автоматически обновить, щелкните ячейку, чтобы выделить ее. Если вы хотите связать всю таблицу с новым листом, щелкните ячейку в верхнем левом углу того места, где вы хотите разместить таблицу. Например, если вы хотите обновить данные в полях с A1 по C5, щелкните только ячейку A1.

5. Введите ссылку

В группе «Буфер обмена» на панели инструментов нажмите «Вставить». В нижней части выпадающего меню выберите «Вставить ссылку». Затем данные из исходной электронной таблицы появятся в новой электронной таблице. Когда вы нажимаете на каждую ячейку, вы можете увидеть ссылку на исходный лист в строке формул.

Формат ссылки — название электронной таблицы, восклицательный знак и расположение исходной ячейки. Например, чтобы включить данные из ячейки A5 в электронную таблицу под названием «Отчеты», используйте ссылку для этой ячейки «Отчеты! A5». При ссылке на группу данных местоположение соответствует каждой отдельной ячейке, даже если вы вставляете ссылку только в верхний левый угол группы.

6. Добавьте критерии

У вас есть возможность обновлять данные из другой электронной таблицы только при выполнении определенных условий. Чтобы добавить критерии к условиям вашей электронной таблицы, вы можете использовать формулу «ЕСЛИ». Нажмите на одну из ячеек, которая ссылается на исходную электронную таблицу, затем нажмите на строку формул. После знака равенства, но перед ссылкой введите ЕСЛИ и добавьте открывающие скобки. В скобках укажите ваше условие. В конце ссылки добавьте закрывающие скобки.

Например, если вы хотите создать ссылку на электронную таблицу только в том случае, если она содержит значение выше 50, вы можете написать ЕСЛИ(Финансы!B4>50,Финансы!B4) в строке формул. Это означает, что если число в ячейке B4 в электронной таблице «Финансы» превышает 50, другая таблица автоматически обновляется этим числом. Включив “Финансы!” перед “B4>50” вы указываете, что условие применяется к исходной электронной таблице.

Связанный: [25 Best Excel Tips To Optimize Your Use](career-advice/career-development/excel-tips)

7. Установите интервалы обновления

У вас есть возможность автоматически обновлять данные электронной таблицы в определенное время. Когда вы связываете электронные таблицы в одной и той же книге, данные обновляются сразу же после внесения изменений в исходную электронную таблицу. Если вы используете электронную таблицу из отдельного файла, обновление данных может занять некоторое время. Существует несколько стратегий, которые вы можете использовать для обеспечения частого обновления ваших данных.

Вы можете запрограммировать свою книгу на автоматическое обновление ссылки всякий раз, когда вы ее открываете, щелкнув «Данные», перейдя в раздел «Подключения» и выбрав «Свойства подключения». Найдите раздел «Использование», нажмите «Обновить данные при открытии файла» и нажмите «ОК». Другой вариант — нажать «Обновлять каждые» и выбрать определенное количество минут для обновления в качестве определенного интервала для автоматических обновлений.

Связанный: [The Top 11 Advanced Excel Skills To Have on Your Resume](career-advice/resumes-cover-letters/advanced-skills-in-excel)

8. Сохраните книгу

Подтвердите свои изменения, сохранив книгу, которая ссылается на исходные данные. Как только вы нажмете «Сохранить», у вас будет автоматическая связь между двумя электронными таблицами. Всякий раз, когда вы обновляете исходный файл, эти данные появляются в другой книге.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с Indeed**.