Как адрес электронной почты

21 мая 2021 г.

Приветствие в электронном письме может показаться незначительным, но это первое впечатление, которое вы производите на получателя, и оно помогает задать тон остальной части вашего сообщения. В этой статье мы объясним, почему приветствие по электронной почте важно, и перечислим шаги и советы о том, как адресовать электронное письмо, с примерами.

Почему важно обращаться к электронной почте?

Хотя вы, безусловно, можете отправить электронное письмо, не обращаясь к получателю, лучше включить какое-либо приветствие. Вот основные причины, по которым вам следует лично обращаться к своим электронным письмам:

• Личный контакт: всем нравится видеть свое имя в верхней части электронного письма. Это означает, что электронное письмо было отправлено нужному человеку (и да, здесь важна орфография). Это также дает получателю ощущение, что электронное письмо не было частью обезличенной массовой рассылки. При отправке профессионального электронного письма особенно важно, чтобы получатель чувствовал уважение.

• Следует правильному этикету: так же, как вы не отправите электронное письмо без строки темы, вы не должны отправлять электронное письмо без приветствия. Это соответствует правилам этикета и сигнализирует получателю, что вы потратили время на тщательное составление электронного письма.

• Задает тон: есть большая разница между «Для кого это может касаться» и «Привет, Сьюзен!» То, как вы обращаетесь к электронному письму, задает тон остальной части вашего сообщения. Ваше приветствие позволяет читателю узнать, является ли ваше письмо случайным, информативным или серьезным.

Как адрес электронной почты

Независимо от того, отправляете ли вы электронное письмо по деловым или личным причинам, выполните следующие действия, чтобы выбрать правильный адрес:

1. Определяем получателя

В большинстве случаев вы уже можете знать своего получателя. Однако в случае, если вам нужно отправить профессиональное электронное письмо или запрос, в котором у вас нет имени получателя, а есть только отдел, вам следует сначала проверить веб-сайт компании, чтобы попытаться найти конкретное имя для адреса вашей электронной почты. Если вы все еще не можете отследить имя, выберите приветствие, например «Здравствуйте», а не «Для кого это может касаться».

2. Задайте тон

Если вы не уверены в тоне своего электронного письма, просто подумайте о своем получателе. Если вы отправляете электронное письмо близкому другу, вы должны использовать непринужденное и неформальное приветствие. Если вы отправляете электронное письмо менеджеру, клиенту или руководителю, лучше использовать более официальное и профессиональное приветствие.

3. Выберите приветствие

Как только вы узнаете, кому вы пишете, и тон письма, которое вы отправляете, выберите подходящее приветствие. Если вы пишете официальное электронное письмо, начните его с приветствия, за которым следует название, фамилия и запятая или двоеточие. Например, вы можете сказать «Уважаемый мистер Смит», однако, если вы не знаете их предпочтительного пола, вы можете обращаться к ним по их полному имени, например «Здравствуйте, Марк Джонсон». Если вы пишете неформальное электронное письмо, выберите более непринужденное приветствие, например «Привет, Джанет».

Советы по работе с электронной почтой

Прежде чем отправить письмо, тщательно подумайте, правильно ли вы выбрали способ обращения к получателю. Используйте эти советы, чтобы правильно адресовать электронное письмо:

• Используйте правильное написание их имени. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя. Если вы не знаете, как пишется их имя, найдите его на веб-сайте их компании. Если вы не можете найти правильное написание, рассмотрите возможность использования общего приветствия, такого как «Привет», а не «Привет, мисс Джонс».

• Быть конкретной. Вместо того, чтобы использовать «сэр», «мадам» или «к кому это может относиться», найдите контактное имя вашего получателя, чтобы обратиться к нему конкретно. Это показывает, что вы нашли время, чтобы получить правильное имя. Использование их конкретного имени также не позволит вашему электронному письму выглядеть слишком жестким или формальным.

• Сохраните неформальные поздравления для своих близких друзей. Избегайте слишком большого количества восклицательных знаков, которые могут показаться вам чрезмерно взволнованными. Это может показаться непрофессиональным. Избегайте таких приветствий, как «Счастливой пятницы!» или что-нибудь слишком непринужденное, если только вы не пишете неофициальную переписку с близким другом.

• Отражайте стиль получателя. Подумайте о предыдущих электронных письмах, которые ваш получатель мог отправить вам. Когда вы используете стиль, аналогичный тому, который они использовали в своих электронных письмах, вы, скорее всего, получите положительный ответ. Например, если они предпочитают формальные приветствия, приветствуйте их аналогичным образом.

Способы адресации электронной почты с примерами

Если вам нужна помощь в выборе подходящего приветствия для электронного письма, рассмотрите следующие примеры:

Привет, или Привет, [name],

Вы можете найти это приветствие в различных электронных письмах в рабочей силе. Хотя это не самое формальное «Привет», оно одновременно прямое и дружелюбное. Хотя технически вы должны ставить запятую после «Привет», когда за ней следует чье-то имя, многие люди этого не делают. Поскольку опускание запятой стало стандартной практикой, можно использовать как «Привет, [name],” и “Привет [name].” Вот несколько примеров:

• Привет Джейн,

• Привет, мисс Митчелл,

• Привет,

дорогая [name],

Используйте «Уважаемый», когда пишете официальные электронные письма кому-то, кто пользуется уважением. После этого приветствия укажите титул человека и его фамилию или имя и фамилию. Вот некоторые примеры:

• Уважаемый мистер О’Коннелл,

• Дорогой Тимоти Паттинсон,

Привет или привет [name],

Если вы хотите, чтобы приветствие было немного более формальным, чем «Привет», используйте «Привет». Вы также можете использовать это приветствие с именем человека. Хотя оно используется реже, чем «Здравствуйте» или «Уважаемый», это приветствие не является ни слишком случайным, ни слишком формальным для письма по электронной почте. Как и в случае с «Привет», вы можете следовать за «Привет» с запятой, именем человека и второй запятой или вообще опустить первую запятую. Вот несколько примеров использования этого приветствия:

• Привет,

• Привет, Мэтью,

• Привет Роджер:

Всем привет,

Используйте «Привет», когда отправляете электронное письмо одному человеку или группе людей. Как правило, оно более неформальное по сравнению с другими поздравлениями по электронной почте. Вот как адресовать электронное письмо, используя это приветствие:

Привет,

Если вы не знаете имени получателя, выберите непрямое приветствие, например «Приветствую». Вы также можете использовать это приветствие, когда пишете в общий почтовый ящик, у которого нет только одного получателя. Вот несколько примеров использования этого приветствия:

Всем привет,

Обращаясь к группе людей, выберите «Привет всем». Это приветствие сообщает получателям, что они не единственные, кто получил ваше электронное письмо. Кроме того, «Привет всем» предпочтительнее приветствия, такого как «Все», за которым следует ваше сообщение электронной почты. Вот как использовать это приветствие по электронной почте: