Использование Интернета в личных целях на работе: определение, советы и образец политики в отношении Интернета

22 апреля 2021 г.

Как руководитель, вы обязаны следить за деятельностью своих сотрудников, в том числе за использованием ими Интернета на работе. Хотя использование Интернета необходимо для некоторых работ, злоупотребление доступом в Интернет может повлиять на репутацию компании. Понимание важности политик использования Интернета может помочь вам создать справедливые правила, отвечающие потребностям вашей компании. В этой статье мы рассмотрим, что означает личное использование Интернета на работе, и как вы можете внедрить интернет-политику в своей организации.

Что означает личное использование интернета на работе?

Личное использование Интернета на работе означает доступ к Интернету для проведения досуга в рабочее время. В ситуациях, когда происходит личное использование Интернета, онлайн-контент, потребляемый сотрудниками, не связан с вашими профессиональными обязанностями, и они используют свои рабочие компьютеры для просмотра контента. Примеры личного использования Интернета включают:

• Онлайн покупки

• Глядя на рецепты

• Публикация и обмен контентом в личных аккаунтах в социальных сетях

• Просмотр фильмов и телепередач

• Чтение электронных книг и журналов

Опасения по поводу личного использования Интернета на работе

Использование Интернета на работе в личных целях может привести к таким последствиям, как:

• Ограничение производительности сотрудников: чем больше времени сотрудники тратят на поиск личных вещей в Интернете, тем меньше времени они могут тратить на выполнение своей работы, что ограничивает производительность на рабочем месте.

• Риск безопасности данных компании: веб-сайты, которые сотрудники используют для отдыха, могут подвергать рабочий компьютер потенциальным вирусам, угрожая безопасности конфиденциальной информации, которая может быть на компьютере. Как менеджер, вы также можете беспокоиться о том, что сотрудник поделится данными в социальных сетях.

• Злоупотребление интеллектуальной собственностью: если сотрудники загружают изображения и текст с веб-сайтов на рабочие компьютеры, они могут нарушать законы об авторском праве или лицензировании, что может привести к судебному преследованию работодателя.

• Создание враждебной рабочей среды: сотрудники могут использовать Интернет на работе для доступа к графическим материалам, таким как непристойные или жестокие видеоролики, что вызывает дискомфорт у других сотрудников и создает негативную профессиональную атмосферу.

Как справиться с личным использованием Интернета на работе

В следующем списке показаны способы управления личным использованием Интернета вашими сотрудниками:

1. Пересмотрите свои организационные стандарты

Первым шагом к мониторингу личного использования Интернета является рассмотрение его влияния на вашу компанию. Ответы на следующие вопросы могут помочь вам разработать стратегию процесса мониторинга:

• Какие политики уже действуют в отношении использования рабочих компьютеров? Проанализируйте существующие правила доступа в Интернет в рабочее время. Спросите себя, эффективны ли они уже и как вы можете улучшить их, чтобы они отражали ваши новые стандарты.

• Какая технология мне нужна для мониторинга личного использования Интернета? Для мониторинга личного использования Интернета вашими сотрудниками может потребоваться специальное оборудование внутри рабочих компьютеров. Изучите способы отслеживания активности в Интернете. Вы также можете просмотреть свои ресурсы, чтобы определить, можете ли вы купить необходимые технологии или нанять экспертов для установки программного обеспечения или других приложений.

• Как структура моей организации влияет на правила использования Интернета в личных целях? Подумайте о роли ваших сотрудников и типе компании, в которой вы работаете, что может повлиять на вашу способность справляться с использованием Интернета в личных целях. Например, ваши политики могут выглядеть иначе для удаленных сотрудников, чем для сотрудников, которые физически работают в офисе.

2. Внедрите четкую политику

Важно, чтобы ваша политика соответствовала вашим организационным стандартам и устанавливала четкие ожидания для сотрудников. Вы можете включить такую ​​информацию, как:

• Определение личного использования Интернета на работе: Сотрудники должны знать, что такое личное использование Интернета и как его избежать. Перечислите примеры использования Интернета в политике.

• Последствия использования Интернета в личных целях. Обсудите, как использование Интернета в личных целях может повлиять на профессиональную обстановку, что может побудить сотрудников ограничить свой досуг. Например, опишите гипотетический сценарий того, как личное использование Интернета может привести к нарушению безопасности в медицинских картах пациентов в больнице.

• Альтернативы личному использованию Интернета: вы можете перечислить разрешенные действия в Интернете, которыми сотрудники могут заниматься в рабочее время, например, проводить маркетинговые исследования или искать разъяснения по концепции, связанной с их работой. Вы также можете разрешить сотрудникам доступ в Интернет только на их личных устройствах, таких как мобильные телефоны или планшеты.

• Процесс мониторинга использования Интернета на работе: проинформируйте сотрудников о том, как руководители организации будут контролировать использование Интернета на рабочих компьютерах. Например, вы можете отметить, что вы будете периодически проверять историю поиска и недавно посещенные страницы, а технический отдел будет просматривать жесткие диски для просмотра материалов, загруженных сотрудниками из Интернета.

• Дисциплинарные меры за нарушение политики компании. Опишите, что может произойти, если сотрудник нарушит политику компании, например, увольнение или увольнение. Также можно указать серьезность нарушений. Например, использование рабочего компьютера для просмотра графических видеороликов может быть более серьезным, чем покупка товаров в Интернете.

3. Распространите политику среди сотрудников

После того, как у вас есть политика, вы можете повысить осведомленность о новых ожиданиях членов вашей организации. Рассмотрите возможность добавления политики в руководство для сотрудников, где вы можете попросить сотрудников расписаться, подтверждая, что они понимают политику. Вы также можете распространять политику по электронной почте и в информационных бюллетенях или прикреплять копии к рабочим местам ваших сотрудников.

4. Обеспечьте соблюдение правил использования социальных сетей

Для публикации в социальных сетях может потребоваться отдельная политика. Необходимо информировать сотрудников о том, как их личная активность в социальных сетях может повлиять на общественную репутацию компании. Вот детали, которые вы можете изложить в своей политике в отношении социальных сетей:

• Приемлемое общение: перечислите примеры контента, которым ваши сотрудники могут поделиться в своих учетных записях в социальных сетях, например фотографии своих семей или еды.

• Неприемлемое общение. Примерами неприемлемого общения являются непристойные фотографии или посты, которые плохо отзываются о работодателе, а также ненормативная лексика.

• Допустимое время для публикации в социальных сетях. В вашей политике может быть указано, что сотрудники могут публиковать сообщения в социальных сетях во время назначенных перерывов или в нерабочее время.

5. Проведите собрание всей компании

Проведение презентации о политике личного пользования интернетом может проинформировать ваших сотрудников об изменениях. Вы можете уточнить его назначение и подчеркнуть необходимость обеспечения безопасности и конфиденциальности компании в вашей организации. Может быть полезно пригласить спикеров из вашего технологического отдела, которые могут объяснить последствия злоупотребления доступом в Интернет на работе. Вы также можете поощрять своих сотрудников задавать вопросы о политике, что позволит вам решить их проблемы, и при необходимости вы можете применить отзывы аудитории к своей политике.

Советы по управлению временем в Интернете на работе

Следуйте этим советам, чтобы узнать, как управлять временем в Интернете на работе:

Политика исследований других компаний

Изучение политики личного использования Интернета может помочь вам при разработке собственных правил. Ознакомьтесь с политиками организаций с аналогичным штатом сотрудников или миссией. Например, если вы работаете в фирме по связям с общественностью, вы можете изучить интернет-правила других фирм, чтобы узнать, как отличить личное использование социальных сетей от использования компанией. Кроме того, вы можете связаться со своими коллегами в других компаниях и узнать, как они используют Интернет. Спросите, насколько они были успешными и повлияли ли они на моральный дух сотрудников.

Рассмотрим юридические и этические последствия:

Создавая свою личную политику в отношении Интернета, важно убедиться, что вы защищаете права своих сотрудников, такие как их свобода слова и самовыражения, а также неприкосновенность частной жизни. Попросите представителя отдела кадров пересмотреть политику, чтобы избежать нарушений закона. Также может быть полезно обратиться за консультацией к адвокату или консультанту, чтобы получить второе мнение, прежде чем применять политику.

Обучите своих менеджеров выявлять злоупотребления в Интернете

Обучение менеджеров тому, как выявлять неправомерное использование Интернета на работе, может помочь обеспечить соблюдение ваших интернет-политик. Поручите своим менеджерам реагировать на сотрудников, которые неправильно пользуются интернетом. Может оказаться необходимым разработать последовательную стратегию реагирования, обеспечивающую равное обращение с работниками. Например, первым шагом может быть вынесение устного предупреждения, за которым следует письменное предупреждение, если сотрудник нарушает политику во второй раз.

Пример политики использования Интернета

Ниже приведен пример политики регулирования личного использования Интернета на рабочем месте:

Политика использования Интернета сотрудниками

Цель: Объяснить наши рекомендации по использованию предоставленного компанией доступа в Интернет и оборудования в рабочее время и избегать ненадлежащего использования Интернета для защиты репутации нашей организации.

Сфера применения: Политика относится ко всем сотрудникам, работающим неполный и полный рабочий день, волонтерам и подрядчикам, которые имеют доступ к нашей интернет-сети и используют технологии компании.

Допустимые действия в Интернете. Допустимые действия в Интернете — это действия, которые позволяют сотруднику выполнять свои профессиональные обязанности и получать дополнительную информацию. Примеры включают:

• Сбор данных о целевых аудиториях

• Проведение исследований по вопросам, связанным с работой

• Добавление контента в систему управления контентом

• Проведение техобслуживания на сайте компании

• Отслеживание аналитики продаж, покупок и участия в социальных сетях

• Просмотр разговоров о компании в социальных сетях на онлайн-платформах

• Ответы на вопросы клиентов через официальный аккаунт компании в социальных сетях

Недопустимая деятельность в Интернете. Недопустимая деятельность — это деятельность, которая отвлекает сотрудника от его профессиональных обязанностей и не имеет отношения к его роли. Примеры включают:

• Просмотр или просмотр непристойных изображений или видео

• Скачивание или загрузка материалов, защищенных авторским правом, таких как изображения и документы

• Передача конфиденциальной информации получателям за пределами организации

• Посещение опасных веб-сайтов

• Размещение нежелательного контента в социальных сетях

• Совершение незаконных действий, таких как взлом или покупка и продажа незаконных материалов

Дисциплинарные меры: Ниже перечислены дисциплинарные меры за нарушение интернет-политики:

• Шаг 1: Устное предупреждение

• Шаг 2: Письменное цитирование

• Шаг 3: Приостановление работы на три дня

• Шаг 4: Приостановление работы на семь дней

• Шаг 5: Прекращение трудовых отношений

**Сотрудники, которые занимаются незаконными действиями в Интернете через рабочие компьютеры, будут немедленно уволены**

Часто задаваемые вопросы

• Зачем нужна политика? Ненадлежащее использование Интернета может поставить под угрозу защиту баз данных нашей компании и подвергнуть наши компьютеры большему риску заражения вирусами и вредоносными программами. Политика гарантирует, что сотрудники имеют доступ к Интернету для необходимого использования.

• К кому я могу обратиться по вопросам политики? С вопросами обращайтесь к своему непосредственному руководителю или пишите в отдел кадров по адресу humanresourcesdept@email.com.

• Когда начнется эта политика? Эта политика вступает в силу немедленно.