Главная книга и Общий журнал: в чем разница?

Бухгалтеры используют структурированные системы для представления финансовых данных компании. Хотя многие различные структуры отчетности помогают организовать денежные операции в бизнесе, две из наиболее часто используемых систем — это главные бухгалтерские книги и общие журналы. Знание того, как функционируют эти две структуры, может помочь вам понять и применять основные принципы бухгалтерского учета для бизнеса. В этой статье мы делимся подробностями о методах бухгалтерского учета в общих журналах и главных бухгалтерских книгах и объясняем сходства и различия между ними с помощью шаблонов и примеров обоих.

Что такое главная книга?

Главная книга — это официальная бухгалтерская запись, которая отслеживает каждую бизнес-транзакцию компании. Главные бухгалтерские книги используются для отслеживания всех соответствующих счетов. К ним относятся балансовые счета и отчеты о прибылях и убытках. Главная книга также предоставляет историю транзакций и текущие балансы для бизнес-счетов.

Главная бухгалтерская книга используется для подготовки финансовой отчетности компании. Цифры, рассчитанные в главной книге, переносятся в пробный баланс, прежде чем они будут окончательно обработаны для создания баланса счета. Главные бухгалтерские книги обычно отслеживают пять ключевых элементов, включая:

• Расходы

• Обязательства

• Ресурсы

• Доходы

• Столица

Что такое общий журнал?

Общий журнал — это документ, который записывает бизнес-операции в последовательном порядке. Это первое место для записи записей данных для уникальных транзакций, не указанных в других бухгалтерских журналах, таких как выставленные чеки или счета-фактуры. В общих журналах записываются кредитуемые и дебетуемые счета, сумма кредита и краткое описание транзакции. Цифры, введенные в общий журнал, являются необработанными или несбалансированными, пока вы не переместите их в бухгалтерскую книгу для настоящих финансовых расчетов.

Общие журналы составляют один тип бухгалтерского журнала, в то время как другие журналы обычно специализированы для удовлетворения потребностей бизнеса, например, журналы продаж или покупок. Общие записи в журнале могут включать даты, серийные номера и записи о кредитных или дебетовых картах. После завершения вы можете переместить эти элементы из журнала в соответствующую книгу. Примеры записей в общем журнале включают:

• Амортизация

• Продажа активов компании

• Долг считается отрицательным

Главная книга против главного журнала

Как главные бухгалтерские книги, так и общие журналы предоставляют бухгалтерам возможность записывать и управлять бизнес-транзакциями. Технологические достижения в бухгалтерском программном обеспечении позволяют специалистам по бухгалтерскому учету создавать электронные версии как бухгалтерских книг, так и журналов и вводить транзакции одновременно, используя единое раскрывающееся меню.

Бухгалтерские книги и журналы выполняют разные функции в финансовом учете, а также поддерживают одну и ту же информацию о транзакциях. Вот некоторые из основных способов функционирования главных бухгалтерских книг и журналов:

Записи

Записи в общем журнале включают такие детали, как даты, серийные номера и информацию о транзакциях. Обычно они происходят из уникальных и менее частых типов транзакций, которые не вписываются в более конкретные бухгалтерские журналы. Как и другие записи в журнале, элементы из общего журнала публикуются или переносятся в бухгалтерскую книгу после их записи.

В главной книге записи обобщаются без особых подробностей. Цифры из главных бухгалтерских книг затем добавляются к другим основным счетам. Записи как в журнале, так и в бухгалтерских книгах могут быть созданы вручную или автоматически с помощью программного обеспечения, такого как система точек продаж.

Цель

Цель журнала — предоставить первое место для записей транзакций. После того, как элемент записан, он переходит из журнала в бухгалтерскую книгу. Главные книги действуют как место для хранения общих данных транзакций, которые затем можно разбить на более мелкие книги.

Общий журнал обычно используется для расследования. Бухгалтеры могут заглянуть в общий журнал, чтобы узнать больше подробностей о бизнес-транзакциях, чтобы понять баланс в бухгалтерской книге. Главная книга используется для составления финансовой отчетности для определения баланса счета компании. Бухгалтеры используют главную книгу для подготовки пробного баланса, который дорабатывается для финансовой отчетности предприятия.

Организация

Общие журналы вводятся в хронологическом порядке и упорядочены по дате операции. Они структурированы в виде упорядоченного списка в зависимости от того, когда произошла бизнес-транзакция. Бухгалтеры обычно помещают все данные в одну строку в общем журнале.

Записи для главной книги, однако, вводятся по типу счета в определенную структуру. Элементы бухгалтерской книги записываются в двойной столбец или букву «Т», где сумма обычно находится слева, а название – справа. При необходимости вы можете добавить дополнительные столбцы, чтобы перечислить другие важные сведения, такие как дата транзакции или описание транзакции.

Согласие

Хотя общие журналы предоставляют необходимую информацию для балансировки бухгалтерских книг, сами журналы не сбалансированы. Однако бухгалтерские книги должны быть сбалансированы для согласования финансовых счетов. Цифры в главной книге используются для регулируемой финансовой отчетности, в то время как журнал может использоваться для предоставления дополнительной информации в целях аудита, но не для нормативных отчетов.

Почему бухгалтерские книги и журналы важны

Как бухгалтерские книги, так и журналы содержат бухгалтерские записи, необходимые для поддержания финансового состояния бизнеса. В то время как бухгалтерские книги предоставляют точные отчеты о ежедневных транзакциях, которые можно сбалансировать для формирования бюджета или расчета общих активов, журналы предоставляют подробную информацию и перечисляют каждую транзакцию в отдельном документе. Использование журнала и бухгалтерской книги гарантирует, что предприятия будут вести учет каждой финансовой операции, связанной с деятельностью компании.

Бухгалтерские книги и журналы упрощают доступ и поиск финансовых документов. Их также можно использовать для анализа финансовых данных компании, чтобы найти тенденции в расходах и статьях, приносящих доход. Использование этой двойной системы проводки транзакций из журнала в бухгалтерскую книгу также помогает специалистам по бухгалтерскому учету находить ошибки на ранней стадии, прежде чем они станут проблемой для балансировки цифр для создания пробных бюджетов.

Шаблон главной книги и пример

Следуйте этому шаблону и примеру, чтобы сделать записи в главной книге:

Шаблон главной книги

Главная бухгалтерская книга [Company]

[Date]
[Transaction title]
[Debit or credit amount]
[Balance after transaction]
[Notes as needed]

Пример главной книги

Генерал Леджер Смит Автомотив

4 июня 2021 г.
Покупка поставки
Дебет: 450 долларов США
Баланс: 250 624 долларов США
Отдел маркетинга, программное обеспечение

Общий шаблон журнала и пример

Вы можете использовать следующий шаблон и пример для размещения записей в общем журнале:

Общий шаблон журнала

Общий журнал [Company]

[Entry number]
[Date]
[Account]
[Transaction title]
[Debit/Credit]
[Details]

Общий пример журнала

Общий журнал Smith Automotive

Запись 1
8 июня 2021 г.
Утилиты
Задолженность на счетах
Дебет: 800 долларов США
Оплачен счет за электроэнергию за май 2021 г.

Запись 2
6 июня 2021 г.
Денежные средства
Кредиторская задолженность
Кредит: 5000 долларов США
Получен оплаченный счет за услуги по ремонту автопарка, страховая компания DP