Формат делового письма и пример

Есть много различных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей профессиональной карьере. От сопроводительных писем до рекомендательных писем, составление четкого, удобочитаемого делового письма может помочь вам четко изложить идеи. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы сделать деловое письмо профессиональным и подходящим для аудитории вашего письма.

Деловые разделы делового письма

Правильно оформленное деловое письмо должно иметь следующие разделы:

1. Ваши Контактные Данные

2. Дата

3. Контактная информация получателя

4. Вступительное приветствие

5. Тело

6. Заключительное приветствие

7. Ваша подпись

1. Ваша контактная информация

В левой части вашего делового письма вы должны указать свою контактную информацию:
Имя Фамилия
Адрес
Город
: Штат

: Почтовый Индекс

Телефон

2. Дата

Добавьте пробел после вашей контактной информации, а затем добавьте дату вашего письма:

Месяц день год

3. Контактная информация получателя
Добавьте пробел после даты делового письма, а затем добавьте контактную информацию получателя:
Имя Фамилия
Адрес

Город

: Штат

• : Почтовый Индекс [First name Last name]Телефон

• 4. Вступительное приветствие [Ms., Mrs. or Mr. Last name]Добавьте пробел после контактной информации получателя, а затем выберите приветствие, чтобы открыть деловое письмо. Общие вступительные приветствия в деловом письме включают:

• дорогой [First name],

• дорогой

, дорогой

(используйте, только если вы знаете получателя)

Кого это может касаться (используйте, только если вы не можете найти имя конкретного контакта)

• Читать далее:

• Написание приветствия для писем: советы и примеры

• 5. Тело

Основная часть делового письма — это место, где вы выражаете цель своего общения, и обычно оно не превышает трех-четырех абзацев.

Параграф 1: Открытие

• Параграф 2: Аргумент

• Параграф 3: Закрытие

• 6. Заключительное приветствие

• Добавьте пробел после текста письма, а затем выберите приветствие, чтобы закрыть деловое письмо. Общие приветствия в заключительном деловом письме включают:

• С уважением,

• С уважением,

С уважением,

Искренне,

Искренне Ваш,
Спасибо,

7. Подпись

Добавьте две строки и подпишите свое полное имя. В следующей строке напечатайте свое имя и фамилию.

Подпись

Имя Фамилия

Как оформить деловое письмо

• При форматировании вашего делового письма читаемость должна быть вашим главным приоритетом. От выбора стиля шрифта до исправления полей, вы должны убедиться, что ваше письмо чистое, четкое и легко читаемое. При форматировании делового письма нужно учитывать несколько моментов:

• 1. Выберите профессиональный размер и стиль шрифта

• Решая, какой шрифт выбрать для делового письма, следует обратить внимание на чистоту и читабельность. Хотя выбор стилистического шрифта, персонализирующего письмо, может показаться заманчивым, вашей аудитории может быть трудно его читать. Они должны иметь возможность получить необходимую им информацию из вашего письма как можно быстрее.

• Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

• Ариал

• Авенир

• Калибри

• Корбель

• Гарамонд

• Грузия

• Джилл Санс

Гельветика

Открытый Санс

Робото

• Таймс Нью Роман

• При выборе размера шрифта вы должны учитывать наименьший размер, при котором ваш документ все еще будет легко читаться. Вы должны оставаться между 10 и 12 пунктами для вашего шрифта. Шрифты размером менее 10 пунктов будет трудно читать, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

• 2. Включите разделы для всей необходимой информации

При разработке макета делового письма помните обо всей необходимой информации, обычно включаемой в профессиональный документ. Как правило, деловое письмо включает в себя следующую информацию в верхней части:

Ваша контактная информация (имя, должность, компания, адрес, номер телефона, электронная почта) Дата

Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании)

За этой информацией следует приветствие, а затем тело, за которым следует ваше закрытие и подпись. При составлении делового письма обязательно укажите всю необходимую информацию.

Читать далее:

7 частей делового письма

3. Обратите внимание на интервалы и поля

Интервал играет важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело читабельным и профессиональным. Не забудьте поставить пробелы между элементами в верхней части вашего письма (ваша контактная информация, дата и их контактная информация), а затем еще один пробел, чтобы начать ваше письмо.

В основных абзацах ваше письмо должно быть через один интервал, чтобы создать чистый, но читаемый документ. Вы должны включать пробел между каждым абзацем, а также до и после закрытия. Лучше всего выравнивать всю букву по левому краю страницы, а не по центру или по правому краю. Это позволяет легко следить за аудиторией.

Как правило, профессиональный документ имеет однодюймовые поля. Допустимо, чтобы поля были немного больше, чем обычно (до одного с четвертью дюйма) для деловых писем.

4. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

Когда вы начинаете свое письмо, вы должны обращаться к получателю соответствующим образом. Если вы не знаете получателя, уместно включить общее приветствие, например «Для кого это может касаться», или обратиться к нему по должности, например «Уважаемый финансовый директор».

Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались лишь ненадолго, вы должны включить более подходящее приветствие, например «Уважаемый господин (фамилия)» или «Уважаемая госпожа (фамилия)». Если вы знаете получателя, не стесняйтесь приветствовать его по имени.
Выберите краткое, подходящее завершение, когда вы закончите письмо, например, «С уважением», «С уважением» или «Всего наилучшего», а затем укажите свое имя, фамилию и должность. Вы должны включить пробел между закрытием и вашим именем.
Пример формата делового письма
Вот пример формата делового письма, который вы можете использовать при составлении собственного делового письма:
Рошни Дуттаа Гомес
Старший менеджер проектов
Решения Асомтех

42/08, Бозе роуд

Калькутта, Западная Бенгалия, Индия
050 2948 2948
rdutta@email.com
1 июля 2021 г.
Рам Прасад

Старший аналитик данных

Технология Clouddatanow

улица Соланки 101

Канчан марг, Калькутта, Западная Бенгалия

Дорогой Рам Прасад,

Я с удовольствием настоятельно рекомендую Аашну Сингханию на роль младшего аналитика данных в Clouddatanow Tech. Я Рошни Дуттаа, руководитель проекта в Asomtech Solutions. У меня 12-летний опыт работы в технологической отрасли, и я видел много молодых специалистов, которые приходят и уходят. Г-жа Сингхания — один из тех людей, с которыми я работал, который однозначно выделяется.

За время, проведенное вместе, Ашна проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Аанна сразу же произвела на меня впечатление, но за время нашей совместной работы ее понимание того, как анализировать данные для достижения результатов для нашей компании, выросло гораздо больше, чем у ее коллег.
Меня впечатляют не только ее технические навыки. С Ааной было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее сосредоточенность и внимание к деталям также были необходимы и ценились не только мной, но и ее коллегами, которые часто полагались на нее в выполнении работы.
Я абсолютно уверен, что Аашна отлично подойдет для Clouddatanow Tech. Она не только привнесет те навыки и опыт, которые вы ищете в соискателе, но также быстро станет активом и поможет вашей компании расти всеми возможными способами.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 050 2948 2948. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает только краткое описание ее талантов и достижений, я был бы рад более подробно рассказать о времени, проведенном с ней.

Искренне,

[Your full name]
[Professional title]
[Company]
[Street address]
[City, State ZIP Code]
[Phone]
[Email address]

[Date]

[Recipient full name]
[Professional title]
[Company]
[Street address]
[City, State ZIP Code]
[Phone]
[Email address]

Рошни Датта [Recipient’s Last Name]Старший менеджер проектов

[Introductory paragraph]

[Explanatory paragraph]

[Closing paragraph]

Образец формата делового письма
[Signature]

[Full name Last name]

Вот шаблон формата делового письма, который вы можете использовать при форматировании делового письма: дорогой

,Искренне,Читать далее:Шаблоны деловых писем (с советами)