Файлы CSV: определение и способы их использования

22 апреля 2021 г.

Большинство людей знакомы с определенными форматами файлов на своем компьютере, но не все эти форматы одинаковы, поскольку разные типы файлов лучше работают с определенными типами информации. Одним из таких форматов является файл CSV, который используется в основном для электронных таблиц и списков данных. Знание того, как использовать CSV-файлы, может быть полезным, если вы работаете в областях, связанных с вводом данных или списками, таких как программирование и офисное делопроизводство. В этой статье мы подробно рассмотрим определение файла CSV, в том числе преимущества использования CSV, как создать электронную таблицу CSV и как импортировать ее в другую программу.

CSV вариант №

Файл CSV или значения, разделенные запятыми, относится к типу обычного текстового файла, содержащего данные, в которых запятая разделяет каждое значение. Вы также можете увидеть его в виде файла .csv. Программы, которые создают или открывают электронные таблицы, часто используют этот тип расширения файла. Программы принимают каждое значение через запятую и помещают эти отдельные значения в ячейки, таблицы или столбцы. Файлы CSV могут выводить многие типы данных, например, результаты отчета компании или список деловых контактов.

Преимущества использования файла CSV

Использование файла CSV для ваших данных выгодно по целому ряду причин. Вот несколько причин, по которым файлы CSV полезны для создания, обмена и получения данных электронных таблиц:

Стандарт для многих предприятий и приложений

Широкое распространение файлов CSV означает, что пользователям проще импортировать информацию в онлайн-систему или обмениваться данными с компанией. Например, если вы создаете электронную таблицу в формате CSV для работы и вам нужно загрузить ее в файловое хранилище вашей компании, ваши коллеги должны иметь возможность легко получить доступ к файлу, если файлы CSV являются стандартом вашей компании. Многие онлайн-приложения также принимают файлы CSV для данных, чтобы они могли использовать отдельные значения в электронной таблице или даже помещать данные в разные таблицы и графики.

Удобное программное обеспечение

Поскольку файлы CSV очень популярны, большинство программ для работы с электронными таблицами также их принимают. Это означает, что вы, вероятно, можете использовать программу, уже установленную на вашем компьютере, для создания CSV вместо того, чтобы загружать программу специально для этого типа файла. Пользователи обычно легко ориентируются в более известных программах, поэтому создание и редактирование CSV-файлов обычно не представляет сложности. Даже если вам пришлось открыть файл в другой программе, простота файла CSV упрощает редактирование.

Легко поделиться с другими

Еще одним преимуществом файлов CSV является то, что ими легко поделиться с другими. Отчасти это связано с широким использованием этого типа файлов, а также с простотой их импорта и отправки. Эффективным способом поделиться ими является электронная почта, где получатель может загрузить и открыть файл на своем компьютере. Когда общий доступ прост, у пользователей CSV-файлов есть больше времени, чтобы сосредоточиться на данных в электронной таблице. Как правило, это приводит к меньшему количеству ошибок и более быстрому времени обработки.

Как создать CSV-файл

Самый простой способ создать файл CSV — использовать приложение для работы с электронными таблицами, например Microsoft Excel или Google Sheets. Следующие шаги для создания CSV-файла применимы к большинству основных программ для работы с электронными таблицами:

1. Откройте программу электронных таблиц

Начните с поиска и открытия программы для работы с электронными таблицами на вашем устройстве. Когда он запустится, вы можете выбрать, хотите ли вы открыть существующий файл или создать новый.

2. Выберите «Новый файл».

Выберите опцию, чтобы открыть новый файл. Должна появиться пустая таблица.

3. Назовите файл и выберите «.csv» в качестве типа файла.

Найдите опцию «Сохранить как» и щелкните по ней. Назовите файл как-то легко узнаваемым. Затем выберите вариант «.csv» или «CSV» в раскрывающемся меню типа файла.

4. Сохраните файл

Дважды проверьте имя и тип файла, затем нажмите «Сохранить». Электронная таблица теперь представляет собой файл CSV.

После того, как вы успешно сохраните файл в формате CSV, вы можете открыть его в приложении для работы с электронными таблицами или в папке, в которой вы сохранили его во время создания. Вы можете заполнить свои данные, отредактировать их и настроить так, чтобы электронная таблица работала лучше всего для вас. Запишите расположение файла, чтобы при необходимости легко поделиться им с другими или импортировать его в другую программу.

Как импортировать CSV-файл

Если у вас есть существующая электронная таблица CSV или список значений, разделенных запятыми, сохраненный в текстовом редакторе, вам может потребоваться импортировать ваши данные в другую программу. Чтобы узнать, как импортировать файл CSV в большинство программ, выполните следующие действия:

1. Откройте программу, в которую вы импортируете

Перейдите к программе на своем компьютере и откройте ее. Это может быть другая программа для работы с электронными таблицами или система компании.

2. Найдите параметр «Импорт».

Обычно вы можете найти параметр «Импорт» в разделе «Файл» на панели инструментов программы для работы с электронными таблицами. Нажмите на нее, чтобы открыть диалоговое окно сохраненных файлов.

3. Выберите файл CSV для импорта.

В диалоговом окне выберите файл CSV, который вы хотите импортировать. Выберите файл и сохраните его текущее имя или дайте ему новое.

4. Выберите «Подтвердить импорт».

Когда вы назовете файл и убедитесь, что это именно тот тип файла, который вам нужен, выберите «Подтвердить импорт». Данные из файла должны заполнить электронную таблицу.

5. Двойная проверка на наличие ошибок

Поскольку исходный файл данных может не точно соответствовать новому формату электронной таблицы, еще раз проверьте, чтобы все столбцы или таблицы имели правильные метки и чтобы никакая информация не была неуместной.

6. Сохраните файл

Найдите опцию «Сохранить» или «Сохранить как» и сохраните новую таблицу.

Советы по использованию CSV-файлов

Хотя файлы CSV легко создавать, редактировать и публиковать, вот несколько способов, которые помогут вам воспользоваться преимуществами этих файлов:

• **Выделение заголовков и меток жирным шрифтом.** Выделение заголовков и меток жирным шрифтом может улучшить читабельность документа, привлекая внимание читателя к важной информации. Это особенно полезно, если читателю нужно найти конкретную информацию.

• Рассмотрите возможность цветового кодирования для различения информации. Цветовое кодирование разделов — еще один способ улучшить читаемость. Используя разные цвета, вы можете разделить содержимое на длинные строки или столбцы, чтобы их было легче различать.

• Дважды проверяйте данные перед отправкой или отправкой. Файлы CSV обычно содержат много информации. Важно не забывать дважды проверять свои данные на наличие ошибок, прежде чем отправлять их кому-либо еще.

• Найдите полезные ресурсы в Интернете. Поскольку файлы CSV очень популярны, в Интернете есть много ресурсов, если вам нужна помощь в создании файла. Ищите учебные пособия, руководства или видео, которые помогут вам.

• Подготовьте данные перед началом работы. Чтобы сэкономить время при создании CSV, подготовьте все свои данные, прежде чем вводить их в файл. Это поможет вам отслеживать, какие данные вы уже ввели, чтобы убедиться, что вы включили все важное.

• Сосредоточьтесь на ясности, а не на стиле. Хотя некоторые элементы дизайна могут улучшить читабельность, рекомендуется сосредоточиться на общей ясности документа, а не на художественном стиле. Это помогает читателям легко получить доступ к нужным им данным, не отвлекаясь.

• Выбирайте читаемые шрифты. Файлы CSV обычно имеют небольшие ячейки с мелким текстом. При создании документа важно выбрать шрифты, читаемые при таком размере.

• **Следуйте шаблону.** Когда вы впервые начинаете создавать файлы CSV, полезно использовать шаблоны, чтобы вы могли понять основные части файла. У вашей компании может быть собственный стандартный шаблон CSV, или вы можете найти базовые шаблоны в Интернете.

Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.