Ежеквартальная оплата: как это работает и в чем ее преимущества

19 августа 2021 г.

Когда организации принимают решение о циклах расчета заработной платы, им доступно множество вариантов. Квартальные платежные циклы могут повысить финансовую гибкость компании, поскольку они проводят четыре платежных цикла в год. Понимание преимуществ ежеквартальных циклов оплаты может помочь вам определить, подходит ли этот цикл оплаты для вашей организации. В этой статье мы обсудим ежеквартальную заработную плату вместе с ее преимуществами, некоторыми препятствиями и несколькими методами преодоления квартальных проблем с начислением заработной платы.

Что такое ежеквартальная оплата?

Компании, внедряющие в своей организации ежеквартальную оплату, проводят цикл оплаты раз в три месяца. Квартальная заработная плата является одним из многих вариантов оплаты, доступных для компаний, наряду с вариантами еженедельной, двухнедельной, полумесячной и ежемесячной заработной платы. Многие компании, внедряющие систему ежеквартального начисления заработной платы, проводят расчетные периоды в соответствии с ежеквартальными налоговыми декларациями.

Прежде чем рассматривать ежеквартальную оплату, важно определить, разрешает ли ваш штат компаниям использовать этот метод расчета заработной платы. В некоторых штатах требуется использование более частых периодов оплаты для компаний, таких как двухнедельные или ежемесячные платежные ведомости.

Кто использует ежеквартальную оплату?

В организациях, использующих ежеквартальные циклы оплаты, обычно есть сотрудники, которые в финансовом отношении могут позволить себе начисление заработной платы каждые три месяца. Профессионалы, которые могут использовать квартальный цикл оплаты, включают:

• Самозанятые лица: это профессионалы, которые владеют бизнесом и управляют им самостоятельно или в рамках установленного партнерства.

• Акционеры корпорации S: эти лица владеют долей в корпорации S, особом типе корпорации, которая не платит подоходный налог отдельно от подоходного налога своих владельцев.

• Руководители компании. Высшее руководство компании осуществляет надзор за всей деятельностью компании.

• Акционеры корпорации C: эти лица владеют акциями корпорации C. В отличие от корпорации S, корпорация C платит подоходный налог.

• Деловое партнерство: партнерство — это когда два или более человека наблюдают за бизнес-операциями и разделяют прибыль и обязательства компании.

Каковы преимущества использования ежеквартальной оплаты?

Есть несколько преимуществ использования ежеквартальной оплаты, которые делают этот вариант расчета заработной платы идеальным для определенных компаний. Эти преимущества включают в себя:

• Расчет заработной платы четыре раза в год. Реже начисление заработной платы может позволить компаниям посвятить свое время другим задачам или проектам.

• Экономия времени при ежеквартальных налоговых отчетах. Ежеквартальное заполнение платежной ведомости может упростить и ускорить ежеквартальные налоговые отчеты. Это связано с тем, что вам не нужно отдельно рассчитывать квартальную заработную плату и налоговую информацию, что вам пришлось бы делать, если бы вы использовали другой тип графика оплаты.

• Предоставление гибкости финансовых ресурсов: увеличение времени между периодами оплаты позволяет компаниям использовать эти финансовые ресурсы для поддержки бизнес-операций, когда они не занимаются активным расчетом заработной платы. В более частых периодах оплаты, таких как ежемесячные или двухнедельные методы, компании не имеют доступа к этим средствам, потому что они выделяют их сотрудникам.

Какие существуют препятствия для использования ежеквартальной оплаты?

Компаниям важно учитывать препятствия, с которыми они могут столкнуться при использовании системы ежеквартального начисления заработной платы. Некоторые из этих препятствий включают в себя:

• Уменьшение денежного потока в течение платежного цикла: поскольку компания выплачивает доход своим сотрудникам один раз в квартал, а налоги на заработную плату также взимаются в течение этого квартала, компании могут испытывать меньший денежный поток в течение платежных периодов.

• Трудности с привлечением новых сотрудников: многие сотрудники планируют более частые периоды начисления заработной платы в своем личном бюджете, что может затруднить найм для некоторых работодателей, использующих ежеквартальную оплату.

• Сложные расчеты: расширенный цикл оплаты может увеличить вероятность ошибок при расчете заработной платы, поскольку люди могут неточно отслеживать свое отработанное время в течение квартала. Это также может усложнить расчет отчислений и налогов.

Советы по преодолению квартальных препятствий начисления заработной платы

Знание препятствий, связанных с ежеквартальной оплатой, до внедрения этого типа расчета заработной платы может помочь вам избежать любых проблем. Вот несколько советов, которые помогут вам или вашей компании преодолеть трудности с ежеквартальной оплатой:

Раздельная зарплата сотрудников и руководителей

Назначение сотрудникам и руководителям компаний разных циклов расчета заработной платы может уменьшить нагрузку на неисполнительных сотрудников с финансовыми ресурсами. Это позволяет организациям получать выгоду от ежеквартального цикла расчета заработной платы руководителей, но при этом чаще платить большинству сотрудников. Кроме того, этот метод может уменьшить финансовую нагрузку, с которой организации могут столкнуться в периоды оплаты, если они используют исключительно квартальные циклы оплаты.

Запросить изменение частоты оплаты

В некоторых случаях компании могут обратиться к государству с просьбой изменить частоту оплаты труда в своей организации. Компании, желающие внедрить систему ежеквартального начисления заработной платы, могут обратиться к государству, если они соответствуют следующим требованиям:

• У них есть законная деловая причина

• Изменение является постоянным для выбранных должностей

• Они не избегают оплаты сверхурочных или федеральных требований к минимальной заработной плате.

• Они не несправедливо задерживают зарплату сотрудников

Создайте комплексный план ведения записей

Создание тщательного плана ведения учета может помочь повысить точность квартального цикла расчета заработной платы в вашей компании. Хорошо составленный план может помочь отслеживать отработанное время, налоговые обязательства и расходы отдельных компаний. Это также может гарантировать, что ваша организация точно распределяет свои финансовые ресурсы для расчета заработной платы и налоговых деклараций.

Будьте в курсе налогового законодательства

Компании несут ответственность за отслеживание и уплату налогов на заработную плату. Регулярное изучение налогового законодательства может помочь вам выявить любые изменения в законодательстве и помочь вам оставаться в курсе налоговых обязательств. Некоторое полезное налоговое законодательство для изучения включает местные, государственные и федеральные налоговые ставки, а также федеральные или государственные требования к заработной плате. Кроме того, это может помочь вам соблюдать все установленные сроки подачи налоговых деклараций.

Рассмотрим автоматизированную систему расчета заработной платы.

Внедрение автоматизированной системы расчета заработной платы имеет ряд преимуществ. Это может повысить точность ваших отчетов о заработной плате и налогах для ежеквартальных деклараций, а также может помочь вам определить и проанализировать тенденции производительности, если у вас есть несколько сотрудников в системе квартального расчета заработной платы. Наконец, автоматизированная система начисления заработной платы может помочь уменьшить стресс для лиц, занимающихся расчетом заработной платы, поскольку им не нужно вручную заполнять формы начисления заработной платы.