ERP и бухгалтерское программное обеспечение: определения, различия и преимущества

29 апреля 2021 г.

Компании часто работают с большими объемами данных, связанных с их финансами, клиентами, процессами и многим другим, и они часто используют специализированное программное обеспечение для обработки всей информации. ERP и бухгалтерское программное обеспечение — это два типа программ, которые предприятия могут использовать для управления данными для эффективной работы. Оба предоставляют полезные приложения, которые упрощают и оптимизируют важные процессы, но между ними есть ключевые различия. В этой статье мы обсудим и определим ERP и программное обеспечение для бухгалтерского учета, рассмотрим их различия и рассмотрим преимущества каждого из них.

Что такое программное обеспечение ERP?

ERP, или планирование ресурсов предприятия, представляет собой пакет программного обеспечения для управления, который собирает и упорядочивает данные организации. Предприятия используют ERP для управления, интеграции и автоматизации ежедневных операций между отделами. Пакет ERP может предлагать несколько приложений для управления определенными функциями, в том числе:

• Бухгалтерский учет

• Финансы

• Продажи

• Маркетинг

• Человеческие ресурсы

• Управление проектом

• Управление рисками и соблюдение

• Работа цепочки поставок

• Приобретение

ERP также предоставляет общую базу данных, которая позволяет отдельным приложениям взаимодействовать друг с другом, облегчая беспрепятственный поток данных между отделами. Компании также могут использовать ERP для поддержания актуальной и точной информации, что может помочь им повысить эффективность операций.

Связанный**: [A Guide To Enterprise Resource Planning (ERP)**](career-advice/career-development/what-is-erp)

Что такое бухгалтерская программа?

Бухгалтерское программное обеспечение относится к компьютерной программе, предназначенной для управления бухгалтерской деятельностью. Бухгалтерское программное обеспечение, наиболее часто используемое в финансовых отделах, обычно бухгалтерами или бухгалтерами, удовлетворяет основные потребности организации в области бухгалтерского учета. К общим характеристикам программного обеспечения для бухгалтерского учета относятся:

• Главная книга: Книга представляет собой запись всей финансовой деятельности.

• Дебиторская задолженность: этот раздел включает деньги, которые организация ожидает получить.

• Кредиторская задолженность: это деньги, которые организация ожидает заплатить.

• Бухгалтерский учет: Бухгалтерский учет включает в себя запись всей выполненной дебиторской и кредиторской задолженности.

• Отслеживание расходов: это запись расходов организации.

• Инвентаризация: эта функция отслеживает инвентаризацию организации.

• Выставление счетов: эта функция помогает компаниям создавать счета и управлять ими.

Благодаря вышеперечисленным функциям вы можете создавать основные финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках и отчеты о прибылях и убытках. Бухгалтерское программное обеспечение также может упростить учетную деятельность, помогая вашей команде выполнять основные бухгалтерские задачи.

Различия между ERP и бухгалтерским ПО

Разница между ERP и бухгалтерским программным обеспечением заключается в их направленности. Бухгалтерское программное обеспечение ориентировано на финансовые операции как на отдельную систему, поэтому его функции ориентированы на организацию и осуществление денежных дел. ERP отличается тем, что связывает финансовый компонент организации с другими системами, рассматривая его как причину или следствие других факторов, таких как рабочее время, отношения с клиентами и производимые единицы.

ERP включает бухгалтерское программное обеспечение, но может не подходить для всех организаций. Предприятия малого и среднего бизнеса могут не нуждаться в интеграции, которую предлагает ERP, и могут предпочесть относительно легкую и оптимизированную функциональность программного обеспечения для бухгалтерского учета. Однако крупным организациям, состоящим из множества систем и операций, которые зависят друг от друга для обеспечения эффективности операций, может потребоваться консолидация процессов на единой платформе, которую может предоставить ERP.

Преимущества использования программного обеспечения ERP

Благодаря интеграции данных на единой платформе ERP может предоставить множество преимуществ организациям, которые ее используют. Эти преимущества включают в себя:

Снижение затрат на ИТ

Для работы с системой и лицензией на программное обеспечение ERP требуется только одна выделенная группа ИТ-персонала. Эта односистемная среда может сократить время обучения и требования к пользователям, поскольку сотрудникам необходимо научиться работать только с одной системой, а не с несколькими.

Информация в режиме реального времени и более быстрая реакция

Изменения, внесенные в данные в системе ERP, видны сразу. Это обновление в режиме реального времени позволяет пользователям иметь доступ к максимально точной информации. Сотрудники могут обращаться к этой актуальной информации при написании отчетов, а руководство может принимать более информированные и быстрые решения. Например, супервайзер отдела закупок может отслеживать запасы без предварительного отслеживания и подтверждения данных. С помощью этой информации они могут заранее определить оптимальное время для пополнения запасов.

Улучшенное сотрудничество

ERP может стимулировать сотрудничество между отделами за счет оптимизации бизнес-процессов. Это может сократить время, затрачиваемое на обмен и объяснение информации между сотрудниками, поскольку информация уже доступна им. Затем, по мере выполнения работы, менеджеры и специалисты по персоналу могут отслеживать прогресс каждого вовлеченного члена и отдела.

Связанный: 65 инструментов совместной работы для продвижения командной работы

Повышение производительности и эффективности

Благодаря своим функциям автоматизации ERP может помочь сократить время и усилия, необходимые для выполнения определенных действий. Например, для начисления заработной платы система ERP может автоматически рассчитывать заработную плату и управлять отчислениями на пособия. Поскольку это повторяющиеся задачи, которые часто выполняются несколько раз в месяц, автоматизация ERP может высвободить значительное время сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на других задачах.

Лучшее обслуживание клиентов

Сотрудник может использовать систему ERP для отслеживания заказов, чтобы обеспечить их своевременную доставку покупателям. Например, если система отображает предупреждение о возможной задержке доставки, сотрудник может получить доступ к деталям заказа, отследить причину задержки и уведомить об этом клиента. Подобные действия могут способствовать установлению доверительных деловых отношений.

Преимущества использования бухгалтерской программы

Хотя программное обеспечение для бухгалтерского учета может предложить меньше с точки зрения интеграции и функций, оно может быть предпочтительным вариантом для некоторых, особенно для малого и среднего бизнеса. Некоторые преимущества использования программного обеспечения для бухгалтерского учета включают в себя:

Низкая стоимость

По сравнению со стоимостью ERP бухгалтерское программное обеспечение может быть значительно более доступным. Внедрение системы ERP для всей организации может стоить более 100 000 долларов. Для сравнения, бухгалтерское программное обеспечение продвинутого уровня может стоить от 25 до 150 долларов в месяц за подписку, в зависимости от потребностей бизнеса.

Лучшая пригодность

ERP-системы — это комплексные платформы, которые предлагают множество полезных функций, но малым и средним организациям могут не понадобиться все дополнительные функции. Такие организации могут обнаружить, что меньший, более целенаправленный набор услуг программного обеспечения для бухгалтерского учета больше соответствует их потребностям и целям. Кроме того, им может понравиться адаптируемость бухгалтерского программного обеспечения на основе подписки, что позволит им перейти на более продвинутый вариант для большей функциональности.

Больше знакомства

Функции бухгалтерского учета часто используются в других распространенных программных приложениях, поэтому пользователи могут в некоторой степени быть знакомы с основными компьютерными функциями бухгалтерского учета. Однако ERP является более специализированным и может потребовать обширного обучения. Кроме того, многие малые и средние предприятия уже используют программное обеспечение для бухгалтерского учета. Для них может быть предпочтительнее остаться с привычной системой.

Более быстрая реализация

Внедрение новой системы бухгалтерского программного обеспечения может занять от нескольких недель до нескольких месяцев, хотя для некоторых период внедрения может быть больше. Однако внедрение ERP-системы может занять несколько лет. Некоторые предприятия могут предпочесть более быстрое внедрение бухгалтерского программного обеспечения.

Большая простота

Программное обеспечение для бухгалтерского учета легко освоить и использовать для повседневных операций. Часто процессы требуют только ввода данных, в то время как могут быть варианты автоматизации для таких действий, как загрузка выписок и счетов. Простота использования, которую может предложить бухгалтерское программное обеспечение, означает, что широкий круг сотрудников может работать с системой с минимальной подготовкой. Для сравнения, программное обеспечение ERP предлагает так много функций, что пользователям может показаться более сложным для понимания и освоения.