Электронная почта и памятка: в чем разница?

8 апреля 2022 г.

Есть много типов методов общения, которые профессионалы используют и читают ежедневно. Электронные письма и заметки имеют множество применений на рабочем месте и могут помочь отправителям передать важную информацию или задать вопросы. Изучение различий между этими двумя способами общения может помочь вам определить, когда вы можете использовать каждый из них. В этой статье мы рассмотрим, что такое электронная почта и что такое записка, поделимся их различиями, объясним, как вы можете выбрать между этими двумя методами связи, и перечислим несколько советов, которые помогут вам составить свое электронное письмо или записку.

Что такое электронная почта?

Электронная почта — это виртуальный метод общения, который позволяет профессионалам передавать важную информацию для профессиональных или личных целей. Это может помочь профессионалам быстро отправлять и получать информацию, что может повысить производительность и производительность. Электронные письма обычно представляют собой короткие сообщения, которые кто-то может просматривать на одном экране. К основным элементам электронного письма относятся:

• Сюжетная линия

• Получатель

• Сообщение

• Содержание

• Подпись

• Вложения

Что такое памятка?

Памятка представляет собой формальный обмен информацией и часто имеет формальный формат и структуру. Профессионалы пишут заметки по разным причинам, например, чтобы информировать членов команды об изменениях политики, просить отдельных лиц начать проект или убеждать профессионалов предпринять определенные действия. Основные элементы памятки включают в себя:

• Дата

• Сюжетная линия

• Тезис

• Вводный абзац

• Абзацы тела

• Вывод

Электронная почта против памятки

Вот некоторые ключевые сходства и различия между электронными письмами и записками:

Компоненты

Электронные письма часто включают компоненты копии (cc) и скрытой копии (bcc). Это полезно для профессионалов, которые хотят добавить получателей в электронное письмо, не добавляя их информацию в заголовок полученного сообщения. Отправители добавляют получателей в часть «Копия» сообщения электронной почты, поскольку они могут быть осведомлены о содержании сообщения электронной почты, но не принимать непосредственного участия в его теме. Меморандумы обычно исключают компоненты cc и bcc. Это часто связано с формальным характером служебной записки и затрагивает всех лиц, включенных в список рассылки.

Характер письма

Характер письма в электронном письме менее формален и может показаться некоторым читателям более разговорным. Электронные письма часто начинаются с дружеского приветствия и заканчиваются теплым приветствием. Иногда отправители также передают информацию через несколько электронных писем, поскольку они собирают больше данных, задают больше вопросов и разрабатывают свои запросы. Письменные записки профессионалов часто содержат более формальный текст с более строгими руководствами по стилю и профессиональным языком. Это поможет избежать путаницы и эффективно передать важную информацию в одном сообщении.

Функции

Электронные письма имеют много дополнительных функций, которые могут улучшить читаемость и масштабируемость электронной почты. Это могут быть короткие абзацы, маркеры или изменяющиеся поля, чтобы читатели могли легко просматривать и запоминать информацию. В заметках часто используются столбцы и разные заголовки, чтобы подчеркнуть определенные моменты в документе. Это может помочь читателям понять важные части памятки и сохранить эту информацию на потом.

Подпись

Электронные письма часто заканчиваются подписью после дружеского подписания. Некоторые люди также используют эту возможность, чтобы добавить вдохновляющие цитаты или включить информацию о своей компании, чтобы помочь читателям понять, кто они такие. Записки обычно заканчиваются после последнего абзаца информации с использованием строки подписи. Иногда служебная записка может содержать подпись членов исполнительной группы высшего звена компании, что помогает усилить важность служебной записки.

Закрытие

Электронное письмо также часто включает заключительное заявление. Это может включать в себя краткое изложение информации электронной почты или напоминание читателям о том, что нужно сделать. Это может помочь читателям запомнить это электронное письмо и своевременно выполнять задачи. Записки часто исключают эту часть, но иногда включают заключительный абзац.

Типы

Оба метода общения имеют много типов, которые могут помочь профессионалам найти правильный метод общения, который им подходит. Некоторые распространенные типы электронной почты включают в себя:

• Информационные бюллетени

• Питательные письма для лидов

• Электронные письма с запросами информации

• Рекламные письма

• Электронные письма о вехах

• Опросы

Есть также несколько типов заметок, в том числе:

• Директивы

• Заметки о прогрессе

• Заметки о состоянии

• Отчеты о поездках

• Ответы

• Лабораторные отчеты

• Полевые отчеты

• Протокол заседаний

• Обновления политики

Как вы выбираете между письмом по электронной почте или запиской?

Есть много вещей, которые следует учитывать при выборе между написанием электронной почты или написанием заметки. Вот несколько примеров вопросов, которые вы можете задать себе, обсуждая эти два метода коммуникации:

• Это сообщение предназначено для большой или маленькой аудитории?

• Хочу ли я передавать важную информацию, влияющую на работу?

• Я использую это сообщение, чтобы задать вопросы или собрать информацию?

• Хочу ли я, чтобы это сообщение длилось долго?

• Моя команда собирается распечатать это письмо?

• Сообщение длинное или короткое?

• Является ли информация в сообщении сложной?

Профессионалы часто используют электронную почту для отправки коротких сообщений большой аудитории. Они также используют этот метод связи, чтобы задавать вопросы, собирать информацию или передавать информацию, которая важна, но не может напрямую повлиять на деятельность компании. Вы можете рассмотреть возможность использования памятки, если ваше сообщение длинное, предназначено для небольшой аудитории или содержит важную информацию о компании. Профессионалы часто выбирают этот метод связи, когда хотят напечатать информацию или хотят, чтобы сообщение длилось долго.

Советы по написанию электронных писем и заметок

Есть много моментов, над которыми нужно подумать при составлении письма или записки. Вот несколько советов, которые следует учитывать при создании электронного письма или заметки:

• Используйте четкий и лаконичный язык. Сохранение четкости и лаконичности вашего языка независимо от того, создаете ли вы электронное письмо или записку, это может помочь читателям понять ваше сообщение. Это также может предотвратить путаницу или ненужные дополнительные вопросы.

• Соблюдайте форматирование. Использование одного и того же формата, будь то размеры полей или стили упорядоченного списка, может помочь улучшить внешний вид сообщения. Это также может помочь читателям легко просмотреть ваш документ.

• Запросите ввод. Просмотр вашего сообщения коллегами или наставниками, которым вы доверяете, может помочь вам улучшить качество вашего сообщения. Это также может дать вам возможность спросить их мнение о том, следует ли форматировать сообщение как электронное письмо или заметку.

• Учитывайте свою аудиторию. Размышление о вашей целевой аудитории может помочь вам определить тон и структуру вашего сообщения. Например, если вы пишете руководству компании, вы можете использовать более структурированную записку, а не электронное письмо.